Vorgehen bei Einführung einer neuen Notes-Version

[iukhdh]

Hallo Forum,

aus gegebenem Anlass wende ich mich mal wieder an Euch mit der Bitte um Hilfe. Heut mal weniger in entwicklungstechnischer, sondern eher organisatorischer Art.

Wir haben beim letzten Update einer älteren Notes Version auf die Version 8.5.2 ziemlichen Ärger im Haus bekommen, weil einige (maßgebliche) Anwender mit der Farbgebung und manchen neuen/veränderten Funktionen nicht zurande kommen.

Nun haben wir von oberster Stelle die Vorgabe, künftig VOR jedem Einführen einer neuen Version die wichtigsten, offensichtlichsten Änderungen, die die ANWENDER betreffen, vorzulegen, damit entschieden wird, ob wir dieses Update mitmachen oder nicht.

Ich habe vorhin diesen Thread überflogen http://atnotes.de/index.php?PHPSESSID=rr2p8msr6k1th5bn3lqj9e320qke9gp4&topic=35307.0 und festgestellt, dass es etliche Möglichkeiten zur Information gibt, die allerdings (aus meiner Sicht) leider oft ziemlich unübersichtlich und für Otto-Normalanwender viel zu kompliziert dargestellt sind. Und zum Großteil wohl auf Englisch, womit wir hier noch zum Übersetzer mutieren müssten.

Daher meine Frage:

Wie gehen andere Verwaltungen oder Firmen dieses Problem an? Wo holt ihr Euch (leicht verständliche) Informationen zu neuen Versionen her? Wer beurteilt ob die Version eingeführt wird? Gibt es Firmen, die sowas aufbereiten?

Vielen Dank für Eure Hilfe

Thomas

[atbits]

Was haben die selben User beim Update auf Office 2007 gemacht?

In der Regel, lassen wir ausgewählte Pilotuser auf die neuen Datenbanken / Server los ...

Grüße David

[Gandalf98]

Hi Thomas

mir bleibt nichts weiter überig als die Domino Dokumentation (Release Notes / Update Guide / Wiki) zu lesen und dann eine "Testumgebung" mit einigen ausgewählten Usern aus den verschidenen Bereichen aufzusetzen bzw. einen Server dafür einzurichten auf dem diese User dann arbeiten. Idealerweise können die User dann einen Erfahrungsbericht abgeben, dazu wurde vor ewigen Zeiten ein Fragebogen erstellt.


Gruß
Michael

[MartinG]

Wir haben beim letzten Update einer älteren Notes Version auf die Version 8.5.2 ziemlichen Ärger im Haus bekommen, weil einige (maßgebliche) Anwender mit der Farbgebung und manchen neuen/veränderten Funktionen nicht zurande kommen.    

Das klingt eher nach fehlender Schulung....

Hier so meine persönliche Einschätzung:

1.)   Die IT benötigt -jetzt unabhängig von Lotus notes- eine gute Rückendeckung der Geschäftsführung und sollte zusammen mit dieser entscheiden ob man ein Update macht oder nicht. Die Anwender hier groß miteinzubeziehen ist IMHO nicht zielführend

2.)   Sollte die IT insgesamt viel kommunzieren und Dinge wie Updates im Vorfeld ankündigen und gleich Schulungen anbieten...

Bei uns lief das 8.5x Update insgesamt problemlos und die Anwender sind auch zufrieden damit...

[iukhdh]

@David

Wir haben Gottseidank seit 11 Jahren Office 2000 im Einsatz, bei dessen Einführung war die aktuelle Problematik noch nicht aufgekommen. Mit Grausen denk ich an eine Zukunft, in der wir gezwungen sind umzusteigen  :-)


@Michael

Verzeih meine Frage, aber ich bin zu dem Thema gekommen wie die Jungfrau zum Kind, und bin auch kein Admin:  Woher bekomme ich die von dir genannten Dokumentationen (Releas Notes, Update Guide, Wiki) ?

[iukhdh]

@MartinG

Natürlich klingt das nach fehlender Schulung, schlichtweg weil wir es nicht für nötig erachtet hatten, was wohl ein großer Fehler war. Daher soll ich nun ja erarbeiten, wie wir es besser machen können. Um die Geschäftsführung geht es ja letztlich ;-)

Aber mein Problem ist nun, wie komme ich an die benötigten Informationen ran,  und wie bereiten wir die auf. Ich kann ja schlecht einen englischsprachigen, technischen Text meinen obersten Chef vorlegen ... das wäre dann der letzte Text von meiner Seite gewesen ;-)

[koehlerbv]

Release Notes, Update Guide sind auf der PA-Seite separat verfügbar. Redbooks, Wikis etc. sind bei IBM / notes.net verfügbar und recht leicht auffindbar.

Alle genannten Punkte bringen aber nicht das, was Du erwartest: Was sich welcher Anwender denken könnte, kann man gar nicht alles formulieren.
Hilfreich ist vielmehr das z.B. in den Release-Notes "Hat's new?", um die Anwender anzufüttern und ihnen neue Möglichkeiten aufzuzeigen.

Ansonsten gilt aus meiner Sicht das, was Michael, David und Martin bereits geschrieben haben: Installieren und in einem ausgewählten Team den persönlichen Augenschein walten lassen.

Der "gemeine Anwender" hat über Update oder Nicht-Update nicht mit zu entscheiden - er ist aber bereits im Vorfeld und vor allem nach der Umstellung an die Hand zu nehmen.

Warum auf eine neue Version umzusteigen ist, liegt neben der betriebswirtschaftlichen Entscheidung (durch die Leitung der Organisation) in ordentlich funktionierenden Unternehmen ausschliesslich bei der IT-Abteilung. Da hat sich dann auch kein GF o.ä. mit seinen persönlichen Empfindungen mehr einzumischen.
Wenn das nicht funktioniert: Finger weg von Updates (es sei denn, die GF weist das selber an) und die gesparte Zeit in das Studium von Stellenanzeigen investieren.

Bernhard

[Mandalor]

Für die Benutzer haben sich diese Schriften immer ganz gut gemacht:

http://www.herdt.com/suche/?query=lotus+notes+8.5

Ich empfinde es aber min. genauso wichtig, dass die Admins mit der neuen Version sowohl auf Server als auch auf Clientebene gut auskennen.
Ich habe schon mehrere Migrationen mitgemacht bei denen die Admins zum Migrationszeitpunkt das erste mal den neuen Client gesehen haben :-(

[iukhdh]

@Bernhard

Der gemeine Anwender entscheidet auch nicht mit, aber der oberste Chef will (derzeit) das letzte Wörtchen mitreden und entscheiden was getan wird. Dazu verlangt er ein Übersicht der offensichtlichen Änderungen. Offensichtlich dahingehend, dass ihn Änderungen im Hintergrund nicht interessieren, sondern hauptsächlich das Frontend, also wie es sich für ihn darstellt, was für ihn einfacher, was komplizierter wird. Wir reden hier tatsächlich um einen Mausklick mehr oder weniger ... ich will es nicht weiter vertiefen.

Fakt ist, wir benötigen einfach irgendwoher eine Liste der Änderungen, die sich bei einer neuen Version ergeben (what's new) und müssen diese ggf. filtern, übersetzen und vorlegen. Natürlich im Vorfeld von unserer Seite sichten und bewerten. Und diese Liste am besten ohne dass ich sie mir von mehreren Quellen zusammensuchen muss.

Kannst du mir kurz noch erklären was du mit PA-Seite meinst, steh grad auf dem Schlauch.

@Mandalor
Die Herdt Unterlagen haben wir auch schon verwendet, allerdings hauptsächlich bei der Einführung von Notes vor 8 Jahren, bzw. beim Umstieg auf Office 2000. Alle anderen Updates haben wir bisher eigentlich immer mit Hinweisen auf die gröbsten Änderungen so gestemmt und von den Anwendern das verlangt was sie zuhause auch tun ... einfach mal in Ruhe anschauen. So gravierende Änderungen waren aus unserer Sicht nie dabei, aber das haben wir wohl unterschätzt. Aber die Herdt Unterlagen kommen erst NACHDEM wir uns für ein neues Update entschieden haben, und unser Problem ist davor !

[koehlerbv]

Thomas, wer soll denn bei solch einer umfangreichen Software wie Notes / Domino eine Beschreibung liefern für das, was Deinen Chef tatsächlich interessiert?
Gerade bei 8.x geht es ja schon damit los: Standard- oder Basic-Client? Bei letzterem gibt es ja kaum signifikante Unterschiede. Und den Standard-Client kann man mögen, muss man aber nicht. Vor allem: Du kannst pro Endanwender entscheiden, was eingesetzt wird.
Hinzu kommen eigene Anwendungen - und bei denen ändert sich ja de facto nichts.

Ein "what's new" wird sich immer auf bestimmte Aspekte beziehen. Die maßgeblichen Änderungen und Gründe für einen Umstieg liegen eh auf technischer Seite. Und mit denen müsste sich der Chef auch und gerade besonders beschäftigen.

Und - sorry - es ist ja nicht schwierig, sich eine neue Version (und hier geht es nur auf major releases!) anzuschauen und für die Organisation maßgebliche / bedeutende / augenscheinliche Änderungen passgenau aufzumalen. Wenn der Chef dabei mitspielen will, muss er sich auch die Zeit nehmen, die Software an sich selbst zu begutachten.
Hält der Chef sich allerdings für den Nabel der Welt ... tja, da kann man dann nichts machen (ausser mit dem Kopf schütteln).

Das nächste bedeutende Update wird erst Notes 9 sein, und das passiert nicht mehr dieses Jahr. Und wie all die mehr zwanzig Jahre bisher wird sich nichts ändern: Die für *Euch* brauchbare Auflistung von Änderungen wirst Du frei Haus nicht geliefert bekommen.

Bernhard

[Glombi]

Reden wir hier von Änderungen in Notes generell oder im Mailfile? Das ist mir nicht klar.

Und natürlich sollte es bei einem so gewaltigen Update von Notes < 8 auf Notes 8 Infomaterial für die User geben. Ansonsten heisst es wieder: Dieses schei.. Notes.

Andreas

[koehlerbv]

Andreas, ich verstehe das so, dass es Thomas weniger um die breite Masse der Anwender *hinterher* geht, sondern um den kleinen Kreis, der dienstgradmässig über der IUK-Abteilung steht und sauer war, weil plötzlich der eine oder andere Mausklick woanders erfolgen musste.

Bernhard

[m3]

Armer Thomas. Du hast mein vollstes Mitleid.

iVielleicht solltest Du vorab mit diesem Chef klären, ob er weiterhin eine von IBM unterstützte Version benutzen will oder den Support für nix und wieder nix zahlt.
Der Support für Notes 7 läuft im April ab, alle älteren Versionen werden von IBM bereits nicht mehr unterstützt.
Möcht er es verantworten, dass Euch die IBM im Fehlerfall nicht helfen kann/will? Wenn nein, hat sich die GUI-Diskussion bereits fast erledigt

[iukhdh]

@Bernhard

Natürlich sind noch andere Faktoren maßgeblich für die Situation, aber du triffst den Kern des Problems ziemlich genau. 

Nun gut, ich sehe es wird schwierig bei künftigen Updates. 

Natürlich ist es nicht schwierig, sich eine neue Version im Vorfeld anzuschauen und augenscheinliche Änderungen kundzutun. Aber es wäre doch sehr viel beruhigender da anhand einer Änderungsliste vorgehen zu können. Und das so eine Dokumentation anscheinend nicht so einfach zu erhalten ist, hät ich nun ehrlich gesagt nicht gedacht.

(In dem Zusammenhang nochmal meine Frage: was sind PA Seiten?)

@Glombi
Thema war das Notes-Update, letztlich betrifft es aber (derzeit) alle Änderungen im System, die die Anwender augenscheinlich bemerken.

@m3
Danke für dein Mitleid ... es ist nicht immer einfach 


Vielleicht noch ein ergänzender Punkt:  Ich bekam dann noch den Auftrag hochoffiziel eine Beschwerde bei IBM/Lotus Notes einzureichen ... eine schier unlösbare Aufgabe, denn sowas wie ein Beschwerdemanagement scheint es da nicht zu geben. Ich bin von Pontius zu Pilatus verwiesen worden,  hab mehr Unverständnis als Verständnis geerntet, bin von einem Call-Center zum nächsten gereicht worden ...  Letztlich hab ich meine spärlichen Englischkenntnisse zusammengekramt und die Kritikpunkte auf der Feedbackseite (Menüpunkt Hilfe) abgeladen. Nicht das, was sich mein Chef erhofft hat ...

[ascabg]

Hallo,

PA = Passport Advantage


Andreas

[Micha B]

Vielleicht noch ein ergänzender Punkt:  Ich bekam dann noch den Auftrag hochoffiziel eine Beschwerde bei IBM/Lotus Notes einzureichen ... eine schier unlösbare Aufgabe, denn sowas wie ein Beschwerdemanagement scheint es da nicht zu geben. Ich bin von Pontius zu Pilatus verwiesen worden,  hab mehr Unverständnis als Verständnis geerntet, bin von einem Call-Center zum nächsten gereicht worden ...   Letztlich hab ich meine spärlichen Englischkenntnisse zusammengekramt und die Kritikpunkte auf der Feedbackseite (Menüpunkt Hilfe) abgeladen. Nicht das, was sich mein Chef erhofft hat ...

1. Eine Beschwerde worüber?
2. Enhancement Requests, Probleme usw. meldet man eigentlich an den Helpdesk für Lotus Notes / Domino. Wer weiß, wo Du angerufen hast.

[iukhdh]

zu 1.:
Siehe allerersten Eintrag von mir 

zu 2.:
Welchen Helpdesk meinst du? Wir haben selbst von IBM keine Auskunft über den richtigen Ansprechpartner bekommen können, aber vielleicht bin ich es nur falsch angegangen.

[Micha B]

Farbgebung = Beschwerde? Wenn ihr das bei allen von euch eingesetzten Produkten macht, dann kommt ihr aus dem 'Beschweren' garnicht mehr heraus... Windows sieht auch nicht mehr aus wie vor 15 Jahren, Linux Desktops ebenfalls nicht, jeder passt seine Software doch irgendwie an - ob das den Kunden nun passt oder nicht.

Supportnummern findest Du z.B. hier: http://www.ibm.com/planetwide/de/ Der Software Support ist dafür der Ansprechpartner.

[m3]

Du machst einfach einen PMR auf und eskalierst den dann. Es gibt ein Beschwerdemanagement bei der IBM, haben wir bei meinem letzten Arbeitgeber 2x genutzt.

Wobei das bezgl. der von Dir beschriebenen Punkte ja eher hoffnungslos ist und eher für Erheiterung als sonst was sorgen wird. Was will der Hr. GF erreichen? Das sie Notes wieder auf die grüne 5er Schablone rückbauen?

Fährt der Hr. GF auch ein 10 Jahre altes Auto, weil die neuen zu modern sind & anders aussehen?

Ansonsten soll er sich doch mal an den SWG Lotus Manager der IBM DE wenden, ev. kann ihm der helfen (aber persönlich, nicht über Dich).

[Micha B]

Helfen wird der ihm wohl eher nicht. Das Aussehen ist 'works as designed' und auch mit Sicherheit nicht so schlimm, dass es eine Beschwerde wert wäre, die dann so oder so ohne Änderung verpufft. Mich würde wirklich mal interessieren, ob diese Firma in Richtung MS, Adobe und was weiß ich noch alles auch solch einen Wind macht, wenn sich dort was ändert. Office 2003 ist auch bläulich geworden, wenn man das Standard Windows Thema verwendet (wohl auch einer der Gründe, warum IBM diesen Farbton gewählt hat). Was soll's. Wem das Beschwerden wert ist - bitte. Wer sich dadurch Änderungen erhofft - naja...