Archivierung von empfangenen Mails

[Bamberg]

Hallo liebe Community,

ich bin ein völliger Frischling in Sachen Notes (8.5) und wage nun die ersten Schritte.
Meine Maildatenbank ist nun schon sehr groß und ich möchte archivieren. Was nicht archiviert werden soll, sind alle Einträge im Kalender (Aufgaben, Besprechungen, usw). Archivieren möchte ich also nur Empfangene Mails und gesendete Mails.
Die gesendeten Mails kann ich ja im ArchivierungsAssistenten über den Ordner klar definieren, bei den empfangenen habe ich jedoch keine Auswahl/Ordner.

Nun Suche ich nach Alternativen:
a) Gibt es eine Möglichkeit nach dem Typ zu selektieren/sortieren?
b) Gibt es eine Möglichkeit im Archivierungsassistenten selbst?
c) Kann ich einen Ordner erstellen, welcher nur empfangenen Mails beinhaltet?

Für Eure Antworten schon jetzt besten Dank

Liebe Grüße
Gerd

[Klafu]

Hallo

Du kannst leider nur Dokumente ansich archivieren.
Allerdings hast du ja die Möglichkeit als 'Quell' den Ordner 'Gesendete' auszuwählen

Chris

[Bamberg]

Hallo Chris,

danke für Deine Antwort.
Ja, genau. Es ist ja nur möglich, gesendete Dokumente zu archivieren.

Gibt es nicht auch eine Möglichkeit in einem Ordner nur empfangene Mails darzustellen?

Liebe Grüße
Gerd

[Klafu]

Achso, jetzt hab ich es irgendwie verdreht.
Reicht dir die inbox dann nicht für Empfangene Mails ?

Du kannst mal versuchen über die STRG - Taste mehrere Ordner bei der Auswahl zu markieren.

Ansonsten kann du über eine Mailregel die neuen Mails in einen Ordner kopieren.


Chris

[Bamberg]

Hallo Chris,

der Eingangsordner reicht hier nicht. Nach dem Bearbeiten der Mails schiebe ich diese ja in diverse Ordner. Damit verschwinden diese aus dem Eingangsordner.

Die Archivierung über mehrere Ordner bekommt man sicher hin. Dies, denke ich, stellt kein Problem dar.

Eine Mailregel habe ich mal versucht zu definieren. Fehlt mir jedoch auch jeglicher Ansatz. Wie kann ich dem Regelassi sagen, dass er nur alle eingegangenen Mails in den Ordner "Empfangen" kopieren soll?

Beste Grüße
Gerd

[Klafu]

Eine Mailregel greift immer auf die neuen Mails zu und prüft diese auf die Kriterien.

Wenn du als Bedingung sagst "Alle Dokumente" und als Aktion "kopieren in Ordner" "Empfangen"
Dann ist diese Mail in 2 Ordnern - im Posteingang und in Empfangene.
Wenn du sie unter Empfangene löscht, ist sie im Posteingang auch weg.

Sprich, wenn du den Ordner Empfangene archivierst, dann archiviertst du die Mails aus diesem Ordner. Aus Ihren Ursprünglichen Ordnern sind sie dann aber auch raus und im Archiv nur im Ordner Empfangene zu finden


Chris

[Bamberg]

Hallo Chris,

vielen Dank für Deine Lösung. Hab auch gleich versucht diese so umzusetzen. Scheinbar funktioniert bei mir die Regelfindung nicht. Keine Ahnung warum, vielleicht ein Bug in der von mir benutzten Notesversion? Hab auch nochmals alles überprüft, wie z.B. aktiv geschaltet, Bedingungen usw.
Notes will mir diese Kopie einfach nicht erstellen.

Gibt es hierfür vielleicht noch irgenwo ein "Häckchen", dass allgemein die Regeln aktiviert werden müssen?

Beste Grüße
Gerd

[Klafu]

Ist die Regel in der Regelübersicht Aktiv? Gehen die anderen Regeln allgemein nich?

[koehlerbv]

Gerd, kann es sein, dass Du versucht hast, Regeln *nachträglich* anzuwenden? Das kann nämlich nicht funktionieren - Regeln werden bei der Zustellung (und nur dann!) vom Router des Dominos ausgeführt.

Abgesehen davon kannst Du in den Archivierungseinstellungen angeben, dass Du nur bestimmte Ordner und Ansichten berücksichtigen willst. Du wählst Du alle an - und die kalenderbezogenen wieder ab.

Bernhard

[Bamberg]

Servus Chris,
ich habe keine anderen Regeln definiert. Diese Regel ist also die erste und funktioniert nicht.

Servus Bernhard,
ne, mir war schon bewusst, dass die Regel ja nur bei neuen eingehenden Mails funktionieren sollte. Das mit dem Archivieren versuch ich nochmal. Hab das gestern getestet, jedoch hat sich nach der Archivierung die Datenbankgröße nicht verändert. Heute morgen war die Datenbank jedoch deutlich kleiner. Scheinbar hat unser Admin hier einen Nachtjob eingeplant.
Egal wie, ich denke, ich komme mit der Archivierung nun klar. Zwar nich 100% das, was ich wollte. Jedoch kommt es dem sehr nahe.

Also vielen Dank an Euch vor allem auch für Eure Zeit.

Beste Grüße
Gerd

[Bamberg]

Hallo,

doch zu früh gefreut. Beim Archivieren werden ja auch alle empfangenen Termine und Besprechungen mit archiviert. Also steh ich wieder am Anfang.

Habt Ihr evtl. ein Script für einen neuen Ordner, welcher die Tabelle/View nach dem Mailtyp sortiert? Dann könnte ich zumindest über eine manuelle Selektion meine Dokumente verschieben bzw. löschen.

Beste Grüße
Gerd

[ascabg]

Hallo,

Was tut die Regel denn nicht und wie hast Du diese denn definiert?


Andreas

[Bamberg]

Hallo Andreas,

die Regel habe ich folgend definiert:

Code

Wenn:
     Alle Dokumente
In Ordner kopieren Empfangen

Die Regel wird ja nur für künftige Dokumente aktiv. Besteht also mein aktuelles Problem immer noch. Sollte die Regel jedoch mal funktionieren, befürchte ich, dass auch alle eingehenden Termine ebenso dort abgelegt werden.

Für mich bleibt also die entscheidende Frage: Wie kann man nach dem Typ eines Dokumentes selektieren?

Beste Grüße
Gerd

[ascabg]

In dem Du die Regel nicht nach "Alle Dokumente" aufbaust, sondern nach dem Inhalt des Feldes "Form".

Wenn hier "Memo" oder "Reply" steht, handelt essich auf jeden Fall um einen Mail.


Andreas

[Bamberg]

Hallo Andreas,

eine Auswahlmöglichkeit "Form" bei der Bedingung für eine Regel gibt es bei mir nicht!

LG Gerd

[Bamberg]

Hallo,

nun konnte ich mein Problem lösen ...
Zunächst habe ich einen neuen Ordner erstellt und in diesem Ordner eine neue Spalte hinzugefügt. Diese Spalte habe ich mit dem Inhalt des Feldes "Form" gefüttert. In diesen Ordner habe ich alle Dokumente verschoben. Nun konnte ich nach dem Typ des Dokumentes sortieren und alle erhaltenen Mails sehr leicht markieren und in einen weiteren Ordner schieben. Auf diesen Ordner zusammen mit dem Ordner "gesendet" lasse ich nun meine Archivierung laufen.

Besten Dank an alle für die Hilfestellung und Ideen.

LG Gerd

[Klafu]

Hallo Andreas,

eine Auswahlmöglichkeit "Form" bei der Bedingung für eine Regel gibt es bei mir nicht!

LG Gerd

Dann heißt es bei dir vielleicht Maske oder so. Form ist der englische Begriff.

Hallo,

nun konnte ich mein Problem lösen ...
Zunächst habe ich einen neuen Ordner erstellt und in diesem Ordner eine neue Spalte hinzugefügt. Diese Spalte habe ich mit dem Inhalt des Feldes "Form" gefüttert. In diesen Ordner habe ich alle Dokumente verschoben. Nun konnte ich nach dem Typ des Dokumentes sortieren und alle erhaltenen Mails sehr leicht markieren und in einen weiteren Ordner schieben. Auf diesen Ordner zusammen mit dem Ordner "gesendet" lasse ich nun meine Archivierung laufen.

Besten Dank an alle für die Hilfestellung und Ideen.

LG Gerd

Schön wenn es so klappt, aber eigentlich sollte es mit den von uns gesagten Notesmittel ebenfalls - wenn nicht sogar einfacher - gehn.

Chris