Rüstzeiten für Raumreservierungen

[traxxx]

Hallo zusammen,

ich bin beauftragt worden, die Machbarkeit von Rüstzeiten in der Reservierungs-DB für einzelne Räumen zu prüfen. Folgende Wunsch wurde geäußert: Einzelne Räume werden häufig genutzt und daher teilweise direkt nacheinander bebucht. Der Empfang hat häufig nicht genug Zeit, Räume wieder passend einzudecken bzw. abzuräumen. Es soll daher in den Ressourcen angegeben werden, ob für diese eine Rüstzeit gewünscht ist (15 Minuten). Ist eine entsprechende Rüstzeit angegeben, soll ein gebuchter Raum vor und nach dem Meeting 15 Minuten blockiert werde. Wird jedoch im Anschluss ein weiteres Meeting in diesem Raum geplant, sollen für Ein- und Ausdecken nur 15 Minuten verbleiben (also nicht generell vorher und nacher 15 Minuten dazu, da sonst in einzelfällen 30 Minuten Leerlauf wäre).

Wie könnte soetwas realisiert werden? Meine erste Idee war, einfach einen periodischen Agenten zu bauen, der auf neuen und geänderten Reservierungen läuft und die entsprechenden Änderungen vornimmt. Scheint mir aber in der Reservierungs-DB etwas zu blauäugig, da zu viele Abhängigkeiten zum Kalender bestehen. Eine andere Variante wäre vielleicht einen User "Rüstzeit" anzulegen, der immer nach einer Raumreservierung vorher und nachher den Raum reserviert. Soll dann aber nachträglich der Termin verschoben werden, ist der Raum nicht mehr verfügbar.
Bevor ich mir weiter eine Strategie überlege, wollte ich mal hier nachfragen. Die Idee mit den Rüstzeiten ist ja nicht so abwägig, ich finde aber hierzu nichts über die Suche. Vielleicht hat das ja schon einmal jemand realisert und kann mir ein paar Tipps geben.

Vielen Dank

Thorsten

[iukhdh]

Hallo Thorsten,

ich habe mir vor einigen Monaten auch mal kurz Gedanken darüber gemacht, musste dann aber an einem anderen Projekt arbeiten, daher hab ich es nie weiterverfolgt oder programmiert.

Meine Gedankenspiele gingen dahin, diese Rüstzeiten nicht als Extra Dokumente zu verwirklichen, sondern diese innerhalb des Reservierungsdokumentes zu realisieren. Wenn das Reservierungsdokument gelöscht oder verschoben wird, dann würden die Rüstzeiten auch gleich mitentfernt oder gelöscht.

Vorgestellt hatte ich mir ein Dokument, mit einem Mehrfachwertefeld, in dem die Hauptveranstaltungs mit Zeiten, und zusätzlich 2 Rüstzeiten davor und danach errechnet und eingetragen werden. Die müsste man dann ja im Kalender entsprechend anzeigen lassen können, wie Wiederholungstermine ja auch.

Der erste Termin am Tag  hat immer Rüstzeiten davor und danach, blockiert damit diese Zeiten für die Anwender. Wenn nun ein weiterer Termin eingetragen wird, muss nur noch gecheckt werden, ob an diesem Termin anderen Zeiten anstoßen, und entsprechend davor und danach halt keine Rüstzeiten mehr berechnet und im Mehrfachwertefeld gespeichert werden.

Soweit meine Vorstellungen, die ich, wie gesagt, bisher aber programmtechnisch nicht fertiggestellt habe.

[traxxx]

Hallo und erstmal danke für die Antwort.

An welcher Stelle wäre es denn wohl am schlausten einzubauen? Bereits im Kalendereintrag? Wenn dort ein Terimn von 10:00-11:00 eingetragen werden würde, könnte ich natürlich prüfen, ob die Ressource eine Rüstzeit benötigt. Die Reservierung würde dann mit 9:45-11:15 in der Ressourcen-DB initiiert, im Kalender des Mitarbeiters aber korrekt eingetragen. Vor- und Nachlauf wären für die Ressource korrekt reserviert. Das wiederum würde jedoch bedeuten, das die Inhaber der Ressource eine Freigabemail für die Zeit inklusive der Rüstzeit bekommen würden (was man aber über ein Flag abfragen könnte und ggf. wieder abziehen kann). Wenn nun ein Termin um 11:15 gemacht werden soll, darf keine Vorlauf gemacht werden, da ja schon 15 Minuten Rüstzeit vorhanden sind. Es müsste also nur abgefragt werden, ob vor oder nach dem Termin die Ressource 15 Minuten frei ist und ggf. entsprechend verlängert gehen und man wäre immer gerade.

Wenn nun ein Mitarbeiter den Termin verschiebt, wird ja die Ressource über die DocId wiedergefunden, sollte also auch kein Problem sein.

Ich denke dann sollte ich das ganze bereits bei erstellen im Kalender einbauen und nicht nachträglich in der Reservierungs-DB triggern. Jemand einwände?

[koehlerbv]

Aus meiner Sicht ist das wieder eines der Probleme, wo organisatorische Schwächen durch die Software korrigiert werden sollen.
Gleich vorab: Die für Thorstens Vorhaben erforderlichen Änderungen im Mail-Template und der Reservierungs-DB sind extrem aufwändig und eigentlich nicht sinnvoll zu realisieren.

Im Falle dieser "Rüstzeiten"wäre es aus meiner Sicht das Sinnvollste (insofern die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, diese selber zu berücksichtigen), keine Selbstbuchung zu gestatten, sondern hierfür Mitarbeiter zu bestimmen, die gemachte Reservierungen bestätigen müssen und dabei die Rüstzeiten berücksichtigen.

Bernhard

[iukhdh]

Hallo Bernhard,

tät mich jetzt schon interessieren wo du da organisatorische Schwächen siehst?
Wie sollte das deiner Meinung nach organisatorisch sinnvoll und dauerhaft gelöst werden, dass die Mitarbeiter, denen man eine Ressourcenplanung für Räume zur Verfügung stellt, diese auch so buchen, dass die Rüstzeiten vorhanden sind? Ich sehe hier auch ein großes Manko in der Ressourcenplanung, hab selber aber ausser der oben angedachten Lösung noch keinen Ansatz gefunden.

Derzeit ist es bei uns (große Stadtverwaltung) so, dass wir auf eine einfache, selbergeschriebene Lösung für Raumplanung zurückgreifen, die im Grunde so funktioniert wie von dir angerissen ... zentrale Bestätigung und ggf. Korrektur der Planungen. Die Rüstzeiten sind uns da auch schon eine Weile ein Dorn im Auge.

Bei unserem Veranstaltungskalender sind in den Dokumenten extra zusätzliche Felder für Rüstzeiten davor und danach, da diese dort teilweise erheblich unterschiedlich sind, je nach Veranstaltungsgröße.