1) Dein lokales Archiv dürfte verschlüsselt sein => daher die Benutzername/Passwortabfrage. Das ist eine lokale Sicherheitsmaßnahme die Du nur nach Rücksprache mit Deinem IT-Admin umgehen solltest.
2) Wenn Du Deinen Arbeitgeber verlässt (zumindest klingt Dein Posting sehr danach) solltest Du vorher mit dem Betriebsrat und dem Sicherheitsbeauftragten abklären, ob Du Deine Korrespondenz mitnehmen darfst. Wenn ja, wird Dir das Unternehmen sicherlich die notwendigen Werkzeuge (EML-Export in Notes 8.5.2 z.B.) dafür zur Verfügung stellen.