Eure Empfehlungen zum Thema Revisionsichere Archivierung ?

[Rikku]

Hallo Zusammen,



wieder mal bin ich auf eure klasse Hilfe und euer KnowHow angewiesen.  
Also:
Momentan haben wir unser System bzgl. Archiv so eingerichtet , dass die Notes Archive auf einem Netzwerkshare liegen. Archivierungsrichtlinien gibt es bei uns leider nicht, die Benutzer archivieren selbstständig, wenn deren Mailfile voll läuft (haben Mailquota von 200 MB).Zu damaliger Zeit (ca. 2003 / 2004) mussten die Archive vom damaligen R5 Domino aufs Netzlaufwerk gelegt werden , da damals der Server keinen Platttenplatz mehr hatte.

Nun ist es so, dass wir endlich eine vernünftige Lösung für die Notes Archive haben möchten. Diese Archive sollen revisionssicher gespeichert werden , also weder löschbar noch veränderbar.
Der Benutzer soll nach einer Umstellung nichts bekommen, d.h. sein Notes soll wie immer ausschauen und er gelangt wie bis jetzt uch über Werkzeuge in sein Archiv.
Zusätzlich sollen die Archive auch nicht mehr auf einem Netzwerkshare liegen sondern zurück auf den Domino Server oder auf ein Storage ?

So wie ich schon gehört und gelesen habe ist dies mit Notes Boardmitteln nicht möglich und um eine Fremdsoftware kommt man nicht drum rum.
Hat jmd. von euch Erfahrungen mit Archivierungslösungen ? Sicher gibt es die "Guten" nicht für umsonst, es kann ruhig etwas kosten (sollte nur nicht sooo utopisch teuer sein).  Was könnt ihr mir hier empfehlen ?

Umgebung: 2x 8.0.2 Domino DE auf SLES 10
Clients : 7.0.1 DE

Eine Gesamtumstellung (Server & Clients) auf 8.5.1 FP4 ist für dieses Jahr geplant .

Vielen Dank für eure Antworten und einen schönen Tag ,

Anni

Edit:
PS:Natürlich müssen dann auch die Archivierungseinstellungen der Benutzer angepasst werden bzgl. Ort des Archivs. Ist dies über eine Richtlinie realisierbar ?
PPS: Wir haben übrigens ca. 2000 Nutzer, die Archivgröße der Benutzer ist sehr unterschiedlich (das größte Archiv ist ca. 6 GB)

[Nibirius]

Revisionssicher ist doch immer noch eine Grauzone wenn ich mich da nicht taeusche.
Bist aber aufjedenfall auf dem besten weg wenn die Anwender nichts mehr in den Archiven machen koennen.
Desweiteren sollte man eben halt beachten dass die Archive ins Lanzeit Backup mit aufgenommen werden --> wir machen das halt so
Archivieren bis auf 5 Jahre und dan kommt es in die Langzeitarchivierung <10 jahre ( band ) --> da hat der Anwender dann absolut 0,0 Zugriff

Koennte mir bei dem Thema --> Archive auf nen Domino --> also weg von Netzlaufwerk gut vorstellen, denen einfach die Dateien unter dem hintern wegziehen --> auf nen Domino Archive Server schieben und die dann per Policie auf den Server verweisen
Ist halt ne Menge maloche aber das sollte gehen :-)

[Rikku]

Hallo Michael,



danke für deine Antwort. Genau so hatte ich mir das auch vorgestellt, den Usern nach Ankündigung das Archiv unterm Hintern wegzuziehen

Habt ihr denn ein Produkt im Einsatz für die Archivierung oder macht ihr das mit Notes Boardmitteln ?

Viele Grüße,
Anni

[hallo.dirk]

Hui "revisionssichere" Archivierung mein Lieblings/Hass Thema.....

Ich habe hier zu diesem Thema auch schon ein paar Sachen geschrieben, deshalb eine Kurzform:

Zunächst sollte man sich im Klaren sein was wirklich das Ziel sein soll:

1 Langzeitablage,  damit die Notes DB's auf dem Server nicht so groß werden.
2 Vorgangsbezogene Archivierung, im Sinne der GDPdU & Co.
3 Compliance, damit man in x Jahren noch nach Mails recherchieren kann um etwas zu Belegen, Ablage für die Anwälte.

So wie oben beschrieben, die Daten einfach in ein Archiv zu packen erfüllt meiner Meinung nach höchstens Punkt 1.

Und über das Wort Revisonsicher darf mach sich auch Gedanken machen!
Vor Gericht sagt dieses Schlagwort gar nix aus...

[Rikku]

Hallo Dirk,



ich merke schon, du hast schon viel Zeit und auch sicherlich viel Nerven in das Thema gesteckt.
Ehrlich gesagt bin ich da noch sehr grün hinter den Ohren.... mein Chef kam ins Büro und meinte, dass das Archivieren auf jeden Fall umgestellt werden soll auf "Keine Mails löschen und keine verändern". Es ist aber nicht so, dass wir die Umstellung aufgrund von einer "rechtlichen Anordnung" machen müssen. Anscheinend ist der Begriff revisionssicher nicht richtig von mir gewählt, entschuldigung. Ich lerne gerne dazu =)

Auch dein Einwand GDPdU sagte mir bis gerade eben nichts, dank Wiki bin ich jetzt schlauer

Wichtig und Hauptaugenmerk liegt bei uns liegt beim nicht löschen und nicht verändern der Mails im Archiv, sowie eine gute und schnelle Suchfunktion.
Gibt es da ein Produkt, was zu empfehlen ist ?

Falls irgendwelche relevanten Infos fehlen, so liefere ich die gerne nach.

Viele Grüße,
Anni

[klaussal]

Ich habe mal die Archivierung von Group gesehen. Machte einen sehr guten Eindruck.

http://www.group-technologies.com/de/

[m3]

Du möchtest mal eknori auf das Thema (revisionssichere) Archivierung ansprechen.

[hallo.dirk]

Ich wiederhole mich gerne:
Ihr solltet euch zunächst Gedanken darüber machen was Ihr wirklich wollt (Organisatorisch). Dazu solltet Ihr intern mit Fachabteilungen sprechen (z.B. Buchhaltung, Rechtsanwälte, Revision oder Wirtschafsprüfer) oder auch auf externe "Unabhängige" Berater zurrückgreifen.
So seit ihr da sicher, dass ihr jeden Bedaf kennt.

Erst dann solltet ihr nach einer Lösung suchen.....


Ich will keinem Archivanbieter etwas unterstellen, aber deren Vertriebler wollen doch nur dass eine

[Rikku]

Hallo Zusammen,



danke für eure Rückmeldungen.
Ich sehe schon, dass das Thema nicht so "ohne" ist, wie es hier von der Firma behandelt wird. Ich werde mit meinem Chef sprechen und eine "große" Runde vorschlagen. Ihr werdet sicherlich zu dem Thema noch was von mir hören

Danke für den Link, ich werde es mir mal anschauen.

Und eknori ansprechen auf das THema ? Das hört sich nach seinem absoluten Favorite an

Vielen Dank schonmal und ein schönes WE,
Anni

[Patrick Schneider]

Danke für den Link, ich werde es mir mal anschauen.

Und noch eine Möglichkeit zur E-Mailarchivierung mit Domino/Notes:
http://www.conats.com/sites/conats/conats.nsf/CWEB_OPENBY-PAGE/F2EDF18F327F3AA8C125765F00463E0B?OpenDocument
bzw:
http://www.conats.com/sites/conats/conats.nsf/CWEB_OPENBY-PAGE/CONTENT_PRODUCTS-MODULE-ARCHIVE-de-DE?OpenDocument&LANG=de-DE

Gruß,
Patrick

[heini_schwammerl]

Somit wäre zumindest geklärt für welche Firma Du arbeitest. 

Und noch eine Möglichkeit zur E-Mailarchivierung mit Domino/Notes:
[...]

Gruß,
Patrick

Gruß
Henning

[koelle]

Hallo,

um "Revisionssicher" zu archivieren, muss u.a. das Archiv ausserhalb des Einflusses der Mitarbeiter (und allen anderen) liegen. Ich glaube zudem nämlich nicht, dass ein MA sich das Löschrecht im eigenen Archiv ohne weiteres wegnehmen lässt (ich würde das nicht!). 

Insofern haben wir gute Erfahrungen mit Group iQ.suite, in der Kopien des Mailverkehrs archiviert werden. Problem hierbei könnte die Grösse der Archive werden. Wir umgehen das Problem, indem wir nur externen Mailverkehr archivieren. Intern kann das zwar auch eingestellt werden, hier sollte dann aber die Anhangsversendung unterbunden werden (Anhänge austauschen nur über Netzwerkshares oder DFS).

[FUN]

Hallo,

es gibt in Deutschland eine Menge Firmen, welche revisionssichere Archivierung abieten. z.B.

d.velop AG
ELO Digital Office GmbH
Siemens IT Solutions and Services
IBM
Easy Software AG

Dieses ist nur ein Teil der Firmen, welche revisionssichere Archivierung abieten.

Gruß
Heinrich