Email Vorlagen, nach Umstieg von Outlook auf Lotus riesen Problem

[gti-edition]

Hallo,

ich bin hier schon etliche Threads durchgegangen, leider ohne Erfolg. Ich hoffe das mir hier jemand helfen kann, denn ich beiße mir an dem Problem echt schon die Zähne aus, ich versuche dies mal so gut wie möglich zu schilden:

Wir haben bis vor einigen Monaten Outlook verwendet. Im Outlook wurden etliche emailvorlagen erstellt im Format *.oft, welche sich auf einem Netzlaufwerk befinden. Diese Vorlagen gibt es in 24 Sprachen und werden auch von Zeit zu Zeit gepflegt. Jeder Mitarbeiter der also mit einer dieser vorlagen Arbeiten muss kann einfach von dem Netzlaufwerk per doppelklick auf die Vorlage diese im Outlook öffnen und entsprechend an dem Empfänger versenden.

Seit dem wir nun Lotus im Einsatz haben, können die Mitarbeiter die Vorlagen im *oft Format nicht mehr verwenden. Ich habe dann testweise versucht eine dieser Emails in *.rtf umzuwandeln, jedoch lässt sich diese nicht als neue Email in Lotus Notes öffnen.

Dann dachte ich mir, einfach die Vorlage unter "Stationary" ablegen, dies hat allerdings viele Nachteile, z.B. lässt sich eine solche Vorlage nicht noch einmal öffnen, solange ein anderer Mitarbeiter diese noch im Lotus Notes geöffnet hat, es kommt eine Meldung das die Vorlage von Benutzer XYZ in Benutzung ist. Desweiteren müsste ich diese Vorlagen in 24 Sprache in diverse Mailboxen unter Stationary kopieren, was das Pflegen der Vorlagen sehr schwer mach, da man dies nicht mehr an einer Zentralen Stelle macht, sondern an mehreren.

Ich hoffe Ihr versteht meine Problematik?!

Ich muss dazu sagen, ich bin ein sehr junger Domino Admin, erst wenige Monate dabei...
Ich hoffe das die "alten Hasen" hier darüber schmunzeln und evtl. eine ganz einfach Lösung parat haben, denn zur Zeit wird durch diesen Umstand der Arbeitsablauf bei und enorm gebremst, denn die Mitarbeiter öffnen die *.oft Dateien im Outlook, machen ein copy&paste ins Lotus Notes und versenden dies dann.

Bin für alle Tipps dankbar!

[WernerMo]

Hallo

und herzlich willkommen im Forum,

das gibt es doch was bei OpenNTF,
leider fällt mir den Name nicht ein,
ich suche später nochmals und melde mich wieder

Gruß Werner
---edit---

nun habe ich es wieder gefunden es war nicht OpenNTF:
http://atnotes.de/index.php/topic,44776.0.html

[gti-edition]

Das wäre super, denn ich bin mit meinem Latein am ende :-(

[gti-edition]

---edit---

nun habe ich es wieder gefunden es war nicht OpenNTF:
http://atnotes.de/index.php/topic,44776.0.html

Also das hilft mir leider auch nicht wirklich weiter...

Gibt es denn nicht die Möglichkeit, einfach in Lotus Notes eine Email zu erstellen, und diese als Datei auf einem laufwerk abzulegen? Das kann irgendwie doch nicht sein, wie machen das Firmen mit 30.000 Mitarbeitern? Die haben doch auch Emailvorlagen die Ständig versendet werden und wo auch zeitgleich viele Mitarbeiter drauf zugreifn werden?!

Also ich muss echt zugeben, das ich mich richtig ärgere, es kann doch nicht sein, dass die einfachtsen Dinge in Lotus Notes so kompliziert sind???

[WernerMo]

Hallo,

Ich verstehe, dass es sehr schwer ist, wenn man versucht Exchange mit Notes/Domino zu vergleichen,
das ist wie mit "Äpfel und Birnen".

Daher mal der Versuch einer Antwort auf Deine Frage:

wie machen das Firmen mit 30.000 Mitarbeitern? Die haben doch auch Emailvorlagen die Ständig versendet werden und wo auch zeitgleich viele Mitarbeiter drauf zugreifn werden?!

So große Firmen haben sicher eigene Applikationen dafür (unter Lotus Notes) wie z.B. CRM oder SRM etc. und dort gibt es Vorlagendatenbanken, die auch an alle Standorte repliziert werden und dann immer aktuell (und versioniert) zur Verfügung stehen.

Andere Firmen nutzen evtl. Abteilungsmailboxen wie z.B. die TeamMailbox von OpenNTF und haben dort Vorlagen für die Abteilung drin.

Und wieder andere nutzen die o.g. Funktion.

Gruß Werner
PS: Die "Denke" bei Notes ist weniger "File"-basiert sondern mehr Anwendungs- und Dokumentenbasiert.

[gti-edition]

Hallo,

Ich verstehe, dass es sehr schwer ist, wenn man versucht Exchange mit Notes/Domino zu vergleichen,
das ist wie mit "Äpfel und Birnen".

Daher mal der Versuch einer Antwort auf Deine Frage:

wie machen das Firmen mit 30.000 Mitarbeitern? Die haben doch auch Emailvorlagen die Ständig versendet werden und wo auch zeitgleich viele Mitarbeiter drauf zugreifn werden?!

So große Firmen haben sicher eigene Applikationen dafür (unter Lotus Notes) wie z.B. CRM oder SRM etc. und dort gibt es Vorlagendatenbanken, die auch an alle Standorte repliziert werden und dann immer aktuell (und versioniert) zur Verfügung stehen.

Andere Firmen nutzen evtl. Abteilungsmailboxen wie z.B. die TeamMailbox von OpenNTF und haben dort Vorlagen für die Abteilung drin.

Und wieder andere nutzen die o.g. Funktion.

Gruß Werner
PS: Die "Denke" bei Notes ist weniger "File"-basiert sondern mehr Anwendungs- und Dokumentenbasiert.

also ich versteeh halt nicht das man bei ganz vielen Dingen unter Lotus imemr weider irgendwelche Aplikkationen oder sonstiges benötigt. Lotus wurde unter anderem bei uns angeschafft um viele Dinge unter eienn Hut zu bringen und die diversen "insel Lösungen" abzuschaffen. Das man aber dort nicht einmal einfach Vorlagen sauber verwalten kann finde ich schon sehr schade. Das ist immerhin eine Basic funktion in meinen Augen

Aber dann anders gefragt, wie würdet Ihr versuchen das Problem zu lösen? Hier noch mal was im prinzip benötigt wird:

- Emailvorlagen in 24 Sprachen
- Sollen bei bedarf einfach durch jedermann editierbar sein (Dokumentenpflege), am besten Zentral (z.B. Netzlaufwerk)
- Die Vorlagen sollen in diversen Mailboxen zur Verfügung stehen
- Soll allen Notes USern zur Verfügung stehen

Das muss doch machbar sein, ist in meienn Auegn nichts spezielles, oder??

[WernerMo]

Hallo,

um einen Rat zu geben, müsste man schon etwas mehr wissen:

1. Wie sind Deine Vorkenntnisse und Deine Funktion (Admin ect.)
2. Wie viele Standorte sind es?
3. Welche Version Notes und Domino genau
4. Notes bietet ein vernüftiges Rechtekonzept, warum willst Du allen Usern alle Rechte geben?
5. Was macht Ihr mit Notes noch ausser eMail?

Gruß Werner

[Felix Ziegler]

Hallo,

Lotus Notes zeichnet sich eben genau dadurch aus, weil man es durch Applikationen, AddOns oder wie du es auch immer nennen willst, leicht anpassen lässt.

Was Werner hier vorgeschlagen hat, ist genau das was du benötigst. In dem Link wird ein Beispiel dargestellt, wie man Inhalte aus einem zentralen Ort in eine Mail einfügen kann. Ob diese Inhalte dann mehrsprachig hinterlegt werden ist dabei nebensächlich. Auch bei der Auswahl zeigt dieses Beispiel nur eine von vielen Lösungsmöglichkeiten. Leider ... zeigt der Link kein fertiges "Produkt".

Solche fertigen "Produkte" gibt es natürlich schon oder können eigens entwickelt werden. Um diese wirst du aber nicht herum kommen. Beim Outlook brauchst du ja auch das "Zusatztool" Windows Explorer um die OFT-Dateien auszuwählen, oder nicht?

Beste Grüße
Felix

[gti-edition]

Hallo,

Lotus Notes zeichnet sich eben genau dadurch aus, weil man es durch Applikationen, AddOns oder wie du es auch immer nennen willst, leicht anpassen lässt.

Was Werner hier vorgeschlagen hat, ist genau das was du benötigst. In dem Link wird ein Beispiel dargestellt, wie man Inhalte aus einem zentralen Ort in eine Mail einfügen kann. Ob diese Inhalte dann mehrsprachig hinterlegt werden ist dabei nebensächlich. Auch bei der Auswahl zeigt dieses Beispiel nur eine von vielen Lösungsmöglichkeiten. Leider ... zeigt der Link kein fertiges "Produkt".

Solche fertigen "Produkte" gibt es natürlich schon oder können eigens entwickelt werden. Um diese wirst du aber nicht herum kommen. Beim Outlook brauchst du ja auch das "Zusatztool" Windows Explorer um die OFT-Dateien auszuwählen, oder nicht?

Beste Grüße
Felix

Hallo,

also ich würde den Windows explorer nicht als zusatztool sehen, sondern als ein absolutes Basic tool, was jeder Nutzer kennt und einem generell beim Navigieren durch Daten hilft. Was ich nicht versteh ist, dass es bei den Vorlagen eine Beschränkung gibt wie viele Leute darauf zugreifen!! Lotus Notes könnte daraus doch einfach jeweils eine neue email genereiren, satt einen Hinweis zu bringen das jemand diese dfatei geöffnet hat. Ich könnte Sie sogar in diesem Moment forwarden, jedoch ist der Umstand da das man den header und den body anpassen muss. Lotus könnte ja auch fragen obman stattdessen eien Kopie davon öffnen möchte usw.

[Felix Ziegler]

Ob der Windows Explorer ein Zusatztool ist oder nicht, darüber lässt sich streiten. Vor allem als Ubuntu User Da die meisten Vorlagenverwaltungen mit Notes Datenbanken arbeiten, sind diese auch in den Client integriert. Meiner Meinung nach sind diese dann auch nicht mehr als Zusatztool zu betrachten.

Warum du diesen Hinweis bekommst, kann ich dir ohne Weiteres nicht beantworten. Dazu bräuchte man mehr Informationen. Was ich dir sagen kann ist, dass selbst bei der einfachsten Vorlagenverwaltung mehrere Benutzer gleichzeitig auf Vorlagen (wenn gewünscht weltweit) zugreifen können. Der Zugriff wird standardmäßig vom Notes Server verwaltet. Bei lokalem Arbeiten sieht das natürlich wieder anders aus.

Auch die Navigation zur Vorlage kann, wenn wirklich gewünscht, so aussehen wie im Windows Explorer. Notes bietet eben den Vorteil, dass es individuell angepasst werden kann.

[botschi]

Es gibt doch aber auch Vorlagen, die man sich anpassen kann.
Aber das Tool von Werner macht schon das, was Du willst. Legst die DB einmal zentral auf dem Server ab und jeder User kann sich daraus bedienen.
Wenn man die Mailschablone noch etwas anpasst, kannst Du das sogar für alle gleich ausrollen.

Die Diskussion halte ich für überflüssig, was Notes kann und nicht nicht kann.
Das die User sich etwas umstellen müssen, wenn man einen neuen Client bekommt ist doch klar. Man kann doch nicht von Outlook auf Notes umstellen und denken, GENAU die gleichen Funktionen finde ich GENAU da wieder, wo ich sie in Outlook auch gefunden habe. Für deine Vorlagen gibt es in Notes sicher viele, viele Workarounds!

Schwachsinn aus meiner Sicht.

Matthias

[WernerMo]

Hallo

@Matthias, ganz meiner Meinung:

Die Diskussion halte ich für überflüssig, was Notes kann und nicht ... kann.

darum würde ich gerne nochmals zu den Fragen aus Antwort #6 zurückkommen.

Gruß Werner

[eknori]

Ohne jetzt alle Einträge genau gelesen zu haben:

Ich würde mir eine Datenbank bauen, die die Vorlagen analog zur Mailschablone aufnimmt.
Dann gucke ich mir die Aktion in der Mailschablone an, die die Vorlagen in der Maildatenbank des Users abfackelt.
Die schreibe ich mir dann so um, dass die Vorlagen nicht aus der db.current geholt werden, sondern aus der zentralen DB.

Die Vorlagen lassen sich dann zentral pflegen, und ggfs. mit Zugriffsberechtigungen versehen.

Für einen Neueinsteigen in Notes sicherlich nicht mal eben in 5 Minuten gemacht, aber machbar.

[botschi]

Das müsste auch einer der Punkte sein, die bei einem Wechsel geprüft werden müssen.
Man kann doch den Mailclient nicht umstellen (macht man ja auch nicht mal eben so??!) und dann merken "ach, wir haben ja noch 20 Vorlagen in 20 Sprachen".

Jetzt hat das Thema so viel Fahrt aufgenommen, dass der arme Admin in eine schwierige Lage gerät- das Ergebnis ist eine Diskussion, wie doof Notes doch ist....

Ich versteh es alles nicht...! 


Matthias

[gti-edition]

Hallo,

na ja ich habe nicht entschieden das wir auf Lotus umstellen, darum geht es auch garnicht. Ich verstehe blos nicht warum das so kompliziert ist mit den Vorlagen.

Ich bin mal den Link oben durchgegangen, und OK ich habe nun einen Zustazbutton (schön versteckt in der leiste, ich kenn unsere user ;-)) was mir vorgefertigte Bausteine in eine Email Kopiert. Der Ansatz ist im prinzip nicht schlecht, wenn ich mir auch gerne was anderes gewünscht hätte (das ich diese email einfach auf unserem fileserver ablege als datei die sich per doppelklick in Lotus öffnet) aber meien Frage ist nun wie bekomem cih unsere Vorlagen da rein???

Wie schon erwähnt, ich bin noch nicht lange mit der Lotus Thematik beschäftigt, aber ich bin hier der Domino Admin, wenn auch unerfaren. Der Server den wir einsetzen ist ein 8.0.2 und die clients die aktuellen 8.5.1.

[ascabg]

Hallo,

Das mit dem Ablegen auf dem File-Server und per Doppelklick in Notes oeffnen wirst Du so ohne groessere Klimmzuege nicht umsetzen koennen.

Ulrich (@eknori) sein Vorschlag erscheint auch mir der in deinem Fall einfachste und auch schnellste Weg zu sein.
(Obwohl eine Aenderung der Mail-Schablone erforderlich ist, was das Nachziehen bei Template-Updates nach sich zieht)


Andreas

[WernerMo]

Hallo

im Prinzip hat Ulrich oben das meiste schon beschrieben.
Zum Verteilen wäre wichtig, welche (Master-)Schablone die Basis der Usermailboxen ist und ob die Mailboxen Ihre Gestaltung aus der "Masterscablone" übernehmen.
Wenn dann noch der Task zum Designupdate aktiv ist, dann genügt es die Änderung in die Masterschablone zu packen und entsprechend zu signieren.

Wie oben angesprochen wäre für den Anfang ein wenig Hilfe nicht schlecht, gibt es keinen Entwickler bei Euch oder einem Partner, der Euch beim Rollout auch geholfen hat?

Gruß Werner
PS: Warum Server 8.0x und client 8.5.1?

[gti-edition]

also ich bin un nach dem Link ganz oben vorgenagen, und habe nun das mit dem Button umgesetzt in der Toolbar. Mir kam irgendwann die Idee, ich könnte den Button jeweils als "landesflagge" abbilden, damit sollten dann auch unsere User kein problem haben auf die richtige Vorlage zuzugreifen.

Allerdings würde ich gerne Wissen ob man diese Formel auch so abändern kann, dass nicht nur der Body befüllt wird, sondern automatisch auch noch die Betreff Zeile?!

Im Moment funktioniert es ja so, dass je nach dem wo sich mein Cursor befindet, er auch den Inhalt einfügt, dass kann im Feld an, Betreff oder auch im Body selbst sein, was natürlich unglücklich ist.

Ziel ist es unseren Jungs und Mädels so viel möglichkeit abzunehmen wie möglich, wenn die aber oben immer der Betreff von Hand eintargen müssen, ist das auch nicht eine 100% lösung...

Gruss

[eknori]

sondern automatisch auch noch die Betreff Zeile?!

Dann wirst du den Weg gehen müssen, den ich beschrieben habe. Also "echte" Vorlagen und nicht nur Textbausteine. ...