Nachträglich Berechtigungen und Sichtbarkeit ändern

[Käptn Haddock]

Hallo,

vielleicht hat jemand einen Tipp wie ich folgendes Problem löse:
Ich habe ein CRM gebaut mit einem Kontaktdokument als Hauptdokument. Der Kontakt kann ein Kunde, Lieferant oder sonst etwas sein.
Die Antwortdokumente sind dann z.B. Personendokumente, Dokumentationsdokumente, Briefe, Telefonanruf-Dokumente, aber auch sensible Dokumente, die z.B. Vertragsdaten enthalten usw.
Derzeit kann jeder, der Zugriff hat auf die DB alle diese Dokumente sehen.

Jetzt kommen neue externe Mitarbeiter, die unser Call-Center (Hotline) unterstützen sollen. Sie sollen Zugriff nur auf alle Kunden-Hauptdokumente haben (evtl. auch noch etwas feiner eingeschränkt) sowie einen Teil der Antwortdokumente (Hotline-Telefonate). Ich habe gelesen dass man dafür die Leser-Felder nehmen kann. Da die Felder bisher nicht vorhanden waren, habe ich ein neues Leser-Feld eingefügt, dass aber in allen Dokumenten zunächst natürlich leer ist.

Meine Frage: ist diese Strategie aus eurer Sicht vernünftig? Soll ich eine Schleife bauen und alle Leser-Felder vorbelegen (gibts dafür ggf. Beispielcode)? Berechnete Felder (zum Anzeigen) funktionieren irgendwie nicht (mach ich was falsch?). Wie sollte ich die Ansichten gestalten bzw. gibt es andere Tipps in diesem Zusammenhang die ihr mir geben könnt?

Vielen Dank für eure Hilfe
Christoph

[jBubbleBoy]

Berechnet zur Ansicht ist falsch.
Der Wert muss im Dokument stehen, also berechnet. Am besten geht das mit Rollen, so kannst du über die ACL steuern wer wo Zugriff hat.

[Käptn Haddock]

So hab ich es jetzt auch gemacht. Allerdings möchte ich die vorhandenen Dokumente nun teilweise eben nicht sichtbar haben. Wie kann ich das jetzt vordefinieren mit wenig Aufwand? Muss ich eine Schleife bauen und wenn ja, gibt es Beispielcode?

[jBubbleBoy]

Teile eines Dokumentes gehen nur über "verbergen wenn", auch hier kann man Rollen zum Auswerten nehmen.
Schau dir mal die Funktion @userroles an.

Über die Dokumenteigenschaftbox kommt man aber an alle Feldinhalte.

[Käptn Haddock]

Missverständnis: ich meinte nicht einen Teil eines Dokuments sondern z.B. von 30 Dokumenten nur 20 zeigen. Wie gesagt: ich denke dann muss ich eine Schleife machen über alle Dokumente und dort das Leserfeld füllen. Wie mache ich das??

[jBubbleBoy]

Lesefeld <berechnet> mit Formel erstellen und dann einen Agent schreiben mit der Formel:
@Command([ToolsRefreshSelectedDocs]);

Dokumente wählen und Agenten ausführen. B

[Käptn Haddock]

Habs gerade so eingebaut und es funktioniert so wie es soll.
Super! So macht das Spass!!

Eine Frage hab ich noch zu dem Thema: kann ich eigentlich Ansichten auch auf diese Weise selektiv zugänglich machen?

[ascabg]

Auch bei den Ansichten kannst Du festlegen, wer dieses sehen darf und wer nicht.


Andreas

[jBubbleBoy]

Würde ich dir aber nicht empfehlen, wenn jemand mal eine Schablone zieht oder weiterentwickeln möchte ... dann kommen nur Probleme auf.

Habt ihr keine Gliederung in der man das ausblenden kann?

[Käptn Haddock]

Wenn eine Gliederung das Problem elegant löst, dann mache ich das so. Ich möchte eine möglichst einfache flexible Lösung schaffen. Die Anforderung ist ja im Grunde einfach formuliert:
1. Haupt-Dokumente (Kunden-Stammdaten, Lieferanten, sonstige Adressen wie Bank, Rechtsanwalt etc) haben Antwortdokumente (Anrufe, Verträge, Konfigurationen, Tickets, etc.).
2. Hotline Mitarbeiter sollen nur Daten von Kunden sehen können, nicht von Lieferanten und anderen Adresstypen, aber dies auch nur eingeschränkt, z.B. keine Verträge usw.
3. Einige Ansichten werden von der Hotline auch nicht benötigt

Ich denke das ist ein ganz typisches Szenario, vielleicht gibt es dafür ja eine Best-Practice-Anleitung.
Toll wäre es dann auch, wenn man z.B. die Tickets eines Kunden dem zuständigen externen Betreuer sichtbar machen könnte, ohne dass dieser gleich die Daten aller anderen Kunden sehen kann.

[jBubbleBoy]

Die Grundlagen der Notesentwicklung kann und will ich dir hier nicht beibringen, schon mal überlegt einen Kurs zu besuchen? Oder soll wirklich alles Wissen via Selbststudium erworben werden?

Konkrete Fragen beantworte ich dir gerne.

[koehlerbv]

Das Verbergen von Ansichten und Gliederungseinträgen ist "security by obscurity", also eine Lösung gegen das Interesse von Leuten mit einem IQ unterhalb von Knäckebrot.

Leserfelder und / oder Verschlüsselung mit private key ist das einzig sinnvolle.

Bernhard

[Käptn Haddock]

Die Grundlagen der Notesentwicklung kann und will ich dir hier nicht beibringen, schon mal überlegt einen Kurs zu besuchen? Oder soll wirklich alles Wissen via Selbststudium erworben werden?

Konkrete Fragen beantworte ich dir gerne.

Danke für Deine Hilfe, meistens sind es ja konkrete Fragen die einen aufhalten. Insofern ist eure Hilfe hier im Forum extrem nützlich und dafür mal vielen Dank an ALLE die sich hier tummeln und Erfahrungen weitergeben.

[Thomas Schulte]

Das Verbergen von Ansichten über die Eigenschaften der Ansicht halte ich nicht für Security by obscurity. Hier gibt es nämlich über Gruppen, Rollen oder den Eintrag einzelner user durchaus eine sinnvolle und auch von Leuten mit einem "normalen" IQ nicht so ohne weiteres knackbare Möglichkeit bestimmte Sachen zu verbergen.

Aber diesen Weg würde ich nur im äußersten Notfall gehen wollen, denn die spätere Pflege solcher Anwendungen kann, unzureichende Dokumentation vorausgesetzt, zu einem veritablen Alptraum werden.

[koehlerbv]

Also mir haben schon scheinbar unbedarfte Anwender auf einmal eine eigene Ansicht gezeigt, Thomas ...
Wenn die Daten, die in solchen Ansichten angezeigt werden, nicht GVS sind, dann kann man das natürlich so machen und ist durchaus auch vollkommen üblich. Nur darf man dann eben nicht denken, man hätte mit der View ACL gerade Fort Knox gebaut.

By the way: Unbedingt abschalten muss man für die DB dann natürlich die Verwaltung der Ungelesen-Markierungen 

Bernhard

[jBubbleBoy]

Ich verstehe eure Aufregung nicht. Leserfelder kommen doch schon zum Einsatz, oder?

So wie ich das verstanden habe geht es darum nicht Dokumente sondern Ansichten zu verbergen, also nicht Inhalt sondern Design. In diesem Zusammenhang habe ich als Entwickler schon böse Erfahrung gemacht und rede deshalb jedem aus Ansichten via Zugriff zu verbergen.

Ansichten via Zugriff zu verbergen ist kein Schutz, das mir schon klar aber darum geht es doch gar nicht.

[koehlerbv]

Ich bin mir mit den Leserfeldern noch nicht so sicher, Erik. Wenn dem aber so ist, dann ist natürlich wirklich alles okay.

Bernhard

[Käptn Haddock]

...Leserfelder kommen doch schon zum Einsatz, oder? ...

Stimmt, um die Leserfelder ging es mir ja hauptsächlich und die nutze ich auch. Prima dass sich hier alle einig sind.

Ich habe übrigens gerade die 8.5 Lizenz bekommen. Wie ist eure Meinung zu dem Thema? Lohnt sich der Umstieg oder sollte man lieber die Finger davon lassen?

[koehlerbv]

Hallo Christoph,

bezüglich Version 8.5 (und hier werden jetzt die Meinungen auseinander gehen): Das ist ein vollkommen neues Produkt (und ganz besonders die Standard-Version). Meine Meinung dazu:
- der Weg, der mit 8.x eingeschlagen wurde, ist richtig
- die Umsetzung ist ... naja, eine ganze Menge funktioniert schon wirklich.
- ich habe einfach nicht die Zeit, mich mit den Macken der 8er Version auseinander zu setzen

Meine Tipps hierzu:
Installiere Dir den 8.5er als zweiten Client. Dann kannst Du mal so, mal so. Beschreibungen, wie das geht, liefert Dir die AtNotes-Suchfunktion.
Wenn es um den Produktiveinsatz geht: Mach Dir eine Liste, was Dir an einem Notes-Client wichtig ist. Priorisiere diese und gib zu jedem Punkt auch an, welche Leiden Du bereit bist, hierfür in Kauf zu nehmen.
Mache Dir einen Zeitplan: 8.5.2 ist auch schon abschätzbar, 8.5.3 kann man sich dann ebenfalls an den Fingern abzählen. Eine Version ".3" wäre nicht die erste, die es zur ersten brauchbaren einer neuen Reihe geschafft hätte. Und damals waren es keine komplett neuen Clients ...

Fazit:
Wäge ab, welchen Nutzen Du aus 8.0.2 / 8.5.0 (demnächst 8.5.1) ziehen möchtest / kannst und was Dir das jeweils wert ist. Dann entscheide. Meine Entscheidung ist: Mit 7.0.x mache ich meine ernsthafte Arbeit, mit 8.x betreibe ich (durchaus intensiv) "Jugend forscht".

Dieser ganze Beitrag ist selbstverständlich eine sehr persönliche Sicht. Andere werden Dir hier auch ihre Perspektive mitteilen - ein Bild musst Du Dir aber selber machen.

Bernhard

[JulianBuss]

mein Tipp hierzu: wenn Du mit dem 8er Client warm werden wilst, nimm 8.5.1 (kommt am Montag in Englisch). Die 8.5.1er ist nochmal ein großer Sprung nach vorne hinsichtlich Performance und Stabilität.

Meiner bescheidenen Meinung nach ist 8.5.1 definitiv für den breiten, produktiven Einsatz geeignet.

Und die neue, sehr viel benutzerfreundliche Optik kommt den Usern und dem Spaß bei der Arbeit sehr entgegen. Diese typischen Sprüche "Notes hat eine grottige Usability" und "Notes ist häßlich" etc. haben sich mit der 8er Version erledigt.

Also: wenn man kritische, noch nicht von Notes überzeugte User hat, sollte man 8.5.1 auf jeden Fall ausprobieren - aber bitte auch mit 8er Server und 8er Mailtemplate!