Zeitmanagement mit Notes 8.5 vs. Outlook

[HonkXL]

Hallo,
bei meinem Chef ist z.Zt. ein Trainer tätig, der absolut fit ist, was Zeitmanagement mit Outlook angeht. Jetzt versucht er aber, einige Dinge auf Notes zu übertragen, was so nicht klappt:

* Wenn man eine Mail auf "Öffnen / Aufgaben" zieht, wird die Mail in eine Aufgabe umgewandelt. In Outlook verschwindet dann wohl die Mail, in Notes muß man sie manuell löschen, da die Aufgabe eine Kopie darstellt
* Die Wochenansicht des Kalenders beginnt in Notes immer beim ersten Eintrag. Wenn der um 1 Uhr Nachts ist, dann fängt der Kalender auch da an und nicht an der definierten Tagesbeginn-Zeit. In Outlook ist das angeblich anders.

Jetzt kenne ich Outlook leider nicht gut genug, um da was dazu sagen zu können, aber hat vielleicht jemand eine Ahnung, ob man in Notes 8.5 das gewünschte Verhalten irgendwie hinbekommen kann?

HonkXL

[Thomas Schulte]

Hallo "sehr grosses Horn".

Schau dir GTD von David Allen an.

[Micha B]

Ich möchte (ohne das ich jetzt diese Dinge überprüft habe) einfach mal folgendes in den Raum stellen:

* Wenn man eine Mail auf "Öffnen / Aufgaben" zieht, wird die Mail in eine Aufgabe umgewandelt. In Outlook verschwindet dann wohl die Mail, in Notes muß man sie manuell löschen, da die Aufgabe eine Kopie darstellt

Für mich erschließt sich der Sinn nicht ganz. Was soll diese Funktion bringen? Wie oft benötigt Dein Chef soetwas? Wenn ich von jemandem eine Mail bekomme und dies auch weiß, dann möchte ich persönlich die Mail auch unter meinen Mails wiederfinden und nicht meine Aufgaben dazu durchsuchen müssen. Zudem, wie gesagt, erschließt sich mir der Sinn nicht ganz, aus einer Mail eine Aufgabe zu machen.

* Die Wochenansicht des Kalenders beginnt in Notes immer beim ersten Eintrag. Wenn der um 1 Uhr Nachts ist, dann fängt der Kalender auch da an und nicht an der definierten Tagesbeginn-Zeit. In Outlook ist das angeblich anders.

Falls es so ist, dann kann sich Dein Chef nun entscheiden, welche Termine er nicht auf Anhieb sieht  Es gibt zudem auch noch andere Ansichten um sich Termine anzeigen zu lassen. Die Tagesbeginn - Zeit ist vorallem, ich glaube auch in Outlook, eine farbliche Hervorhebung und auch wichtig für die freien Zeiten. Ich sehe also auch da den Vorteil von Outlook nicht.

[HonkXL]

Hi,

das mit der Mail in Aufgabe umwandeln ist so: Er bekommt eine Mail und das Ziel ist es lt. dem Trainer, das der Maileingang am Tagesende leer ist und man jede Mail nur 1x anfasst. Entweder man erledigt die Mail sofort (und löscht sie oder schiebt sie in ein Archiv), oder man wandelt sie in eine Aufgabe um und Terminiert sie - für den Fall das man sie nicht sofort bearbeiten kann.
In letzterem Fall muß sie dann aus dem Maileingang gelöscht werden, damit man sie eben nicht nochmal anfassen muß. Ich hab mir auch erst gedacht, das das ziemlich unsinnig ist, aber nachdem ichs jetzt mal einen Tag so probiert habe (mit manuellem löschen nach dem verschieben), muß ich sagen: das macht sogar Sinn!

Kalenderansicht: ja - aber wenn z.B. um 00:00 Uhr drinnensteht: "Schulferien", dann macht es keinen Sinn, das der Kalender bei 00:00 Uhr startet...

[Thomas Schulte]

Das was du schilderst ist immer noch GTD (Getting Things Done). Es gibt eine Erweiterung/Ergänzung/Ersatz der Mails Schablone die genau diese Arbeitsweise unterstützt.

[Micha B]

Meine Sicht dazu:
Mails kann man auch in Notes in Ordner verschieben, wenn man sie aus dem Posteingang weg haben will. Um sich an Aktionen zu Mails erinnern zu lassen gibt es doch die 'Wiedervorlage' - ohne (in meinen Augen immernoch sinnlose) Umwandlung in Aufgaben. Und wenn ich 'Ferien' als ein ganztägige Veranstaltung eintrage springt auch nichts auf 0:00 Uhr.

[botschi]

Diese "Mail-Eingang-muss-leer-sein-Theorie" wurde doch auch schon oft widerlegt... Hängt euch doch nicht an so einem "Schwachsinn" auf und macht deswegen doch jetzt keinen Stress mit Mailschablone anpassen oder was neues einkaufen...
Nur weil dein Chef dem Trainer folgen will, der richtig was drauf hat... 

Es gibt auch andere Theorien, wie man strukturiert arbeitet ohne den Eingang leer haben zu müssen.

Matthias

[HonkXL]

Und welche Theorien wären das bzw. gibts da Literatur dazu? Dann würde ich das gerne mal so argumentieren :-)