travel datenbank - kleiner workflow

[luna]

hallo,

ich muss grade eine travel datenbank machen, in der die manager IMMER genehmigen muessen, der director NUR, wenn einer vorhanden ist, und der president IMMER (falls er nicht schon director ist).

ich hab mir das jetzt mal mit folgender formel geschrieben:
@If (signature_manager_approval = "" & signature_manager_reject="";
@MailSend (manager;"Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"new travel request to approve by manager";"";"there has been created a new travel request for you to approve. please click here:";[IncludeDoclink]);

@If (signature_manager_approval != "" & signature_director_approval = "" & signature_manager_reject="" & signature_director_reject="" & director!="";
@MailSend ("Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"";"new travel request to approve by director";"";"please click on the link to open the document:";[IncludeDoclink]);

@If (signature_manager_approval != "" & signature_director_approval != "" & signature_manager_reject="" & signature_director_reject ="";
@MailSend ("Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"";"new travel request to approve by president";"";"please click on the link to open the document:";[IncludeDoclink]);

@If (signature_manager_reject !="" & signature_manager_approval="" & signature_director_approval ="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by manager";"";"please click here to open document:";[IncludeDoclink]);

@If (signature_director_reject !="" & signature_director_approval="" & signature_manager_approval!="" & signature_manager_reject="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by director";"";"please click here to open document:";[IncludeDoclink]);

@If (signature_president_reject !="" & signature_president_approval="" & signature_director_approval !="" & signature_director_reject="" & signature_manager_approval !="" & signature_manager_reject="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by president";"";"please click here to open document:";[IncludeDoclink]);

@If (signature_president_approval !="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request is ready";"";"please click here to open your travel request:";[IncludeDoclink]);

"")))))))

ich wuerde das gerne mit formel machen wenn geht, und nicht mit script oder so, weil ich muss das jederzeit selber schnell veraendern koennen. bis jetzt klappt das ganz gut, ich weiss, die formel sieht fuer euch wahrscheinlich wie eine geisterbahn aus, aber wenn sie funzen wuerde, waere sie fuer mich ideal.

mein erstes problem ist der vorletzte absatz. wenn der president rejected, dann sollte eine mail an den user gehen (in den schritten vorher klappt das, wenn der manager oder der director ablehnt), dass sein antrag abgelehnt wurde. leider aber bekommt der president einfach nochmal eine mail, dass er einen antrag zu genehmigen hat.

ich seh vor lauter baeume den wald nicht mehr. was mache ich da speziell in diesem absatz falsch?

vielen dank und gruss,
daniela

nachtrag:
hab grad festgestellt, dass mit dieser formel folgendes passiert an fehlern:
1.) wenn der president genehmigt, geht die mail mit doclink wieder an ihn selber, anstatt dass der user die nachricht bekommt, your travel request is ready.
2.) wenn der president ablehnt, passiert das gleiche.
es geht also nie eine email an den user, egal ob der president genehmigt oder ablehnt. bei allen anderen funktionien funzen diese emails.

[ata]

... sieht toll aus die Formel, nur...

ich wuerde das gerne mit formel machen wenn geht, und nicht mit script oder so, weil ich muss das jederzeit selber schnell veraendern koennen.

... je länger du nicht mehr in die Formel geschaut hast, um so mehr Zeit wirst du brauchen, um wieder dahinter zu steigen, wie die Konditionen zu welchem Workflow sind... wie du ja bereits feststellt - der Kopf raucht...

ich würde das trotz-alledem in Script handeln, der Code ist übersichtlicher und besser zu kommentieren, denn wehe es ändert sich was, der Workflow wird umgestellt - dann stehst du jedes mal neu vorm Berg... - meine persönliche Erfahrung mit langen und verschachtelten Formeln - die übrigens eine Grenze haben...

... ich werde mir die Formel von dir vornehmen... vieleicht finde ich deinen Fehler...

ata

[ata]

... ich habe verschiedene Fragen zu deinen Feldern. Kannst du mir kurz beschreiben, was die Felder bezwecken/beinhalten:

signature_president_approval
signature_president_reject
signature_director_approval
signature_director_reject
signature_manager_approval
signature_manager_reject
manager                                  = Manager-Mailadresse
employee_new                           = neuer Mitarbeiter-Mail-Adresse

... zu deinem Code habe ich dir noch einen Tip. Ich habe ihn dir mal so strukturiert, daß man das besser lesen kann:

@If (
signature_manager_approval = "" &
signature_manager_reject="";
@MailSend (manager;"Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"new travel request to approve by manager";"";"there has been created a new travel request for you to approve. please click here:";[IncludeDoclink]);

@If (
signature_manager_approval != "" &
signature_director_approval = "" &
signature_manager_reject="" &
signature_director_reject=""
& director!="";
@MailSend ("Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"";"new travel request to approve by director";"";"please click on the link to open the document:";[IncludeDoclink]);

@If (
signature_manager_approval != "" &
signature_director_approval != "" &
signature_manager_reject="" &
signature_director_reject ="";
@MailSend ("Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"";"new travel request to approve by president";"";"please click on the link to open the document:";[IncludeDoclink]);

@If (
signature_manager_reject !="" &
signature_manager_approval="" &
signature_director_approval ="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by manager";"";"please click here to open document:";[IncludeDoclink]);

@If (
signature_director_reject !="" &
signature_director_approval="" &
signature_manager_approval!="" &
signature_manager_reject="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by director";"";"please click here to open document:";[IncludeDoclink]);

@If (
signature_president_reject !="" &
signature_president_approval="" &
signature_director_approval !="" &
signature_director_reject="" &
signature_manager_approval !="" &
signature_manager_reject="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by president";"";"please click here to open document:";[IncludeDoclink]);

@If (
signature_president_approval !="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request is ready";"";"please click here to open your travel request:";[IncludeDoclink]);

"")))))))


... abschließend kannst du dir das Leben mit Pseudocode leichter machen, den du dir mit Kommentaren in den Kopf der Formel schreiben kannst:

REM "Wenn kein Manager verfügbar ist und keiner zugestimmt hat,";
REM "... dann versende eine Mail an...";
REM "... ansonsten wenn....";

usw. usf...

... das macht zwar Arbeit, aber wenn du selbst nach einiger Zeit etwas verändern mußt, oder ein Kollege in deiner Abwesenheit was daran ändern soll, dann kann man sich besser einfinden - und dann spart das echt Zeit...

ata

[Rob Green]

was zu empfehlen wäre, ist im voraus eine Art von "Matrix" möglicher Zustände zu bilden.

Hierbei bekommt
signature_manager_approval eine 1 für { !="" } bzw eine 0 für { ="" }
etc...

Auffallend ist, daß Du eine separate Abfrage für approved und für rejected hast. Das ist nicht schön, denn entweder ist eine Manager Anfrage noch
- offen,
- approved,
- rejected

aber nicht
- Manager_offen { !="" } oder { ="" }
- Manager_approved { !="" } oder { ="" }
- Manager_rejected { !="" } oder { ="" }

etc...

Da Du das zweite Verfahren gewählt hast, die Logik aufzufangen, kommt diese unnötige Kombinationsvielfalt zustande.

Daraus entsteht eine Kolonne möglicher Bedingungen
zb "1010010.." (0 oder 1 wenn es nur 2 Zustände gibt, in Deinem Fall wären es 3= offen, approved, rejected, also 0,1,2)

Diese kannst Du als inline Code bzw. auch in der Projektdoku ablegen.

Einen entscheidenden Vorteil hat dieses Vorgehen zusätzlich: man kommt nicht mehr wie beim Trial&Error Vorgehen durcheinander.

Oder nimm Dir MS Visio zur Hand, oder irgendein anderes Tool, daß alle möglichen Zustände in einer Baumstruktur visualisiert anzeigt (und mit den obigen Codes hinterlegt).

So sieht es momentan wirklich grauslig schwer aus dahinterzukommen, was da nicht klappt. Wenn schon ata nicht mehr klarkommt....

[wflamme]

Ächz...

Vereinfachen wir doch mal:
not_seen=0
accepted=1
rejected=2
=3

Also zB:
mgr:=@If(
 signature_manager_approval != "" & signature_manager_reject!="";
  3;
 signature_manager_approval = "" & signature_manager_reject="";
  0;
  signature_manager_approval != "";
  1;
 2
 );


So, jetzt sortieren und in 'WF-Pseudocode' darstellen:

@If (mgr=0;
"@mgr, new travel request to approve by manager";

@If (mgr=1 & dir=0 & director!="";
"@dir, new travel request to approve by director";

@If (mgr=1 & dir=0;
"@pre, new travel request to approve by president";

@If (mgr=2 & dir=0;
"@emp, your travel request has been rejected by manager";

@If (mgr=1 & dir=2;
"@emp, your travel request has been rejected by director";

@If (mgr=1 & dir=1 pre=2;
"@emp, your travel request has been rejected by president"

@If (mgr=1 & dir=1 & pre=1;
"@emp, your travel request is ready"

.....usw...

Aaaah jetzt ja! Genau diese Verwendung/Handhabung von Pseudocode (und das Debugging) ist der Grund, warum ich Workflow *immer* mit LS-OOP mache.


Block 3 ist die Ursache. Wenn der president auch director ist, dann kann er machen, was er will, an dieser Stelle bekommt er immer 'ne Nachricht... also
@If (mgr=1 & (dir=0 & director="") & pre=0;
"@pre, new travel request to approve by president";


Und dann fehlt vermutlich noch:
@If (mgr=1 & dir=1 & pre=0;
"@pre, new travel request to approve by president";

Kann man beides in einem Ausdruck zusammenziehen.

Es sind auch noch massig Redundanzen drin, zB
@If (mgr=1 & dir=2;
"@emp, your travel request has been rejected by director";

dir=2 sollte da eigentlich reichen,.... es sei denn, es ist was schiefgelaufen. Und das kriegst Du ohne Plausibilitätsprüfung kaum raus.

@If (mgr=2 & dir=0;
"@emp, your travel request has been rejected by manager";

...dito, oder kann der director approven, wenn der manager abgelehnt hat? das trifft dann aber auch auf den president zu.


Ob das alles (und alles 100%ig richtig) war, weiß ich nicht, soviel Zeit hab' ich leider nicht. Nochmal die Tips:
1) mit Symbolen/Variablen arbeiten
2) Plausibilitätsprüfung einbauen, Du hast nur recht wenig erlaubte Zustände
3) Nimm LS-OOP, das ist viel leichter wartbar.
4) Code entsteht auf dem Papier, nicht auf dem Rechner.

Viel Erfolg!

[luna]

hallo ihr drei,

erstmal vielen dank fuer eure hilfe, eure tips, kritiken und kommentare. ihr habt mir wirklich sehr geholfen. jetzt erstmal zu den einzelnen eintraegen:

ata:
du hast sicherlich recht, dass das in script einfach ist, jedoch kenn ich mich mit script leider nicht aus. mein einfuehrungskurs reicht dafuer nicht. wenn ich die formel mal fertig hab, koennte ich zu uebungszwecken versuchen, die formel in script zu machen, dazu brauch ich aber einige wochen zeit, und die hab ich nicht. aber: ich verspreche dir, ich werd das machen. das ist eine sehr gute uebung fuer mich.

signature_president_approval
signature_president_reject
signature_director_approval
signature_director_reject
signature_manager_approval
signature_manager_reject

das bedeutet, dass je nachdem, ob der mensch approved oder rejected, sein username, datum und uhrzeit in das jeweilige feld eingetragen wird. hab ich getrennt, wegen den abfragen.

manager                                  = Manager-Mailadresse
employee_new                          = neuer Mitarbeiter-Mail-Adresse

in diese beiden felder lasse ich je nach user aus dem nab den manager bzw. den director auslesen, damit der fest da drin steht. einmal, um ihm eine email schicken zu koennen, zum anderen, dass die user immer sehen wer das ist, weil bei uns staendig umorganisiert wird, und ich nicht immer auf dem laufenden gehalten werde. ist ein computed feld.

... zu deinem Code habe ich dir noch einen Tip. Ich habe ihn dir mal so strukturiert, daß man das besser lesen kann:

so hatte ich den code auch schon. aber durch die zeilenschaltungen wegen der uebersichtlichkeit hat alles komisch ausgeschaut, war teilweise alles rosa. dann hab ich alle zeilenschaltungen rausgenommen.
mit den kommentaren hast du natuerlich vollkommen recht. ich hatte das woanders schon mal probiert, aber das mochte er irgendwie nicht. aber ich werde sofort jeden einzelnen absatz kommentieren. das ist eine gute idee.

rob:
wegen den abfragen, dass entweder approved oder rejected. ich hab das deswegen so gemacht, weil wenn der manager rejected, dann soll die mail an den user zurueckgehen, wenn er aber approved, dann soll sie an den director weitergehen. wenn der director rejected, dann soll die mail an den user zurueckgehen, usw.usw. und ausserdem lasse ich in der DB in der ansicht icons anzeigen, je nach status, und dazu brauche ich die einzelnen felder.

wflamme:
an sowas mit den flags hab ich auch schon gedacht, aber ich wusste nicht genau, wie ich das anpacken soll. und ich dachte, bevor ich da erst zahlen vergebe, und die dann angebe, kann ich ja eigentlich gleich die abfragen drin lassen.
aber, du hast natuerlich recht. ein riesen vorteil ist sicherlich, dass man da schneller fehler finden kann, wenn die zahlen irgendwie gleich sind. findet man viel schneller. ich werde das also mal eben probieren.

ich werd mich also jetzt dransetzen, die nummern vergeben, die formel umschreiben und nochmal posten, in jedem fall. wenn sie dann funzt, toll, wenn nicht, kann vielleicht nochmal jemand helfen, dann ist sie ja uebersichtlicher.

vielen lieben dank euch allen !  

gruss,
daniela

[luna]

hallo ata,

irgendwas kapier ich nicht, ich komme mit dem REM nicht klar. hab mir das angeschaut, was du geschrieben hast, aber irgendwas mach ich falsch. wenn ich jede zeile drueber mit REM kommentiere, dann mag er das irgendwie nicht. hab hier mal einen screenshot gemacht, vielleicht siehst du, was ich falsch mache.

gruss,
daniela

[Rob Green]

schau doch mal bitte die vorigen Semikola Setzungen an.
Du hast übrigens immer noch dieses Ducheinander im visuellen Formelaufbau. Daher hast Du Dir auch dieses Mal ne Falle selbst gestellt. Ich beneide Deine Nachfolger nicht  

[luna]

hallo rob green,

vielen dank fuer deine antwort, aber die hilft mir leider ueberhaupt nicht. ich habe mir meine semikolone angeschaut, und ich kann keinen fehler finden, darum hab ich ja geschrieben.

ich hab leider nicht mehr kenntnisse, um das besser zu machen. sonst wuerd ich es tun. ich beneide meinen nachfolger auch nicht (und ich finde diese aussage nicht nett von dir). aber im moment ist mir ehrlich gesagt mein nachfolger egal, ich muss die datenbank zum laufen kriegen. wenn ich es besser, schoener und uebersichtlicher koennte - und vor allem sinnvoller - dann wuerd ich das tun und nicht euch fragen.

ich bin fuer jeden vorschlag offen, ich kann aber nix programmieren, wo ich mich nicht auskenne. ich muss das jetzt entweder alleine irgendwie zu laufen kriegen, oder einer von euch hilft mir oder ich muss eine externe firma beauftragen, was aber nicht so gut kommt, im moment.


 

[Rob Green]

dann schau Dir eben nochmal die Semikola Setzungen an oder poste bitte den Code als Text und nicht als halber Screenshot.  

edit: und wenn man im Stress ist, findet man vieles nicht nett  

[luna]

ich hab mir die semikola setzungen angeschaut, ungefaehr tausend mal. ich finde keinen fehler.

und, ich dachte nicht, dass es notwendig ist, den text als code zu posten, da ich an dem text bis jetzt nix veraendert habe. ich wollte zuallererst damit anfangen, die REM's zu setzen, wie von ata empfohlen, und der text ist immer noch genauso wie in meinem ersten eintrag hier und wie ata ihn uebersichtlicher gemacht hat.

REM "text nummer 1";
@If
(signature_manager_approval = "" &
signature_manager_reject="";
@MailSend (manager;"Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"new travel request to approve by manager";"";"there has been created a new travel request for you to approve. please click here:";
[IncludeDoclink]);

REM "text nummer 2";
@If
(signature_manager_approval != "" &
signature_director_approval = "" &
signature_manager_reject="" &
signature_director_reject="";
@MailSend ("Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"";"new travel request to approve by director";"";"please click on the link to open the document:";
[IncludeDoclink]);

@If
(signature_manager_approval != "" &
signature_director_approval != "" &
signature_president_approval = "" &
signature_manager_reject="" &
signature_director_reject ="" &
signature_president_reject ="";
@MailSend ("Daniela Maurer/DE/SANYO-ENERGY-EU";"";"";"new travel request to approve by president";"";"please click on the link to open the document:";
[IncludeDoclink]);

@If
(signature_manager_reject !="" &
signature_manager_approval="" &
signature_director_approval ="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by manager";"";"please click here to open document:";
[IncludeDoclink]);

@If
(signature_director_reject !="" &
signature_director_approval="" &
signature_manager_approval!="" &
signature_manager_reject="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by director";"";"please click here to open document:";
[IncludeDoclink]);

@If
(signature_president_reject !="" &
signature_president_approval ="" &
signature_director_reject ="" &
signature_director_approval !="" &
signature_manager_approval !="" &
signature_manager_reject ="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request has been rejected by president";"";"please click here to open document:";
[IncludeDoclink]);

@If
(signature_manager_approval != "" &
signature_director_approval != "" &
signature_president_approval !="" &
signature_manager_reject ="" &
signature_director_reject ="" &
signaure_president_reject ="";
@MailSend(employee_new;"";"";"your travel request is ready";"";"please click here to open your travel request:";
[IncludeDoclink]);

"")))))))
daniela

[Rob Green]

@luna, der Code ist nun aber ohne Deine REM Versuche. Mach doch bitte nochmal den Code mit REM rein zw. den Code der mit den REMs den Fehler gebracht hat.  

[luna]

hallo @all,

ich habs hinbekommen, erstmal so wie's ist. die mail an den user geht jetzt raus, wenn der president entweder ablehnt oder genehmigt.
fehler war:
in dem absatz, in dem der president die mail bekommt, dass er was zu genehmigen hat, musste ich noch die felder des presidenten dazunehmen. ich hab in meinem vorigen posting jetzt nochmal die komplette fertige formel rein, wie sie jetzt erstmal funzt. ich muss noch ein oder zwei abfragen machen (z.b. falls es keinen director gibt), wenn ich die alleine nicht hinbekomme, wuerde ich mich nochmal melden, ansonsten schliesse ich dann den eintrag.

rob_green:
meine obige formel funzt zwar jetzt soweit, aber mit den REM's das geht noch nicht. ich hab mal den versuch mit den REM's dazugenommen, damit du sehen kannst, was ich falsch mache.

gruss,
daniela

[Rob Green]

es liegt denke ich daran, daß Du die REM Anweisung innerhalb einer @IF Schleife verwendest.

Also Fehler:
@if(Bedingung; DANN; SONST = REM....;
@if(

Normalerweise käme bei einer verschachtelten IF:
@if(Bedingung; DANN; @if(Bedingung;....
also ohne REM dazwischen.

Nimm am besten die REM vor das IF Konstrukt oder nach dem IF Konstrukt. Der Bezug in den Kommentaren muß nur eben etwas ausführlicher sein, damit man weiß, welche IF UNterschleife nun gemeint ist.

[luna]

hallo rob,

vielen dank. ich wusste nicht, dass REM in einer IF schleife nicht geht.

dann denke ich mal, lasse ich lieber das mit dem REM, denn alles untereinander ganz oben hilft mir eigentlich nix. die texte, die in den @MailSend drinstehen, sind eigentlich schon erklaerung genug. dort steht ja drin, was wer warum zu tun hat, was wann abgelehnt oder genehmigt wurde. das muss so reichen. vielleicht ergaenze ich diese texte noch ein wenig. das muss dann reichen.

danke und gruss,
daniela

p.s.: ich arbeite grad daran, was passiert, wenn es keinen director gibt, ich glaube, das krieg ich aber hin.
problematischer wird es, wenn der director zufaellig genau auch der president ist. im jetzigen fall bekommt der president das dann zweimal hintereinander, daran werd ich als naechstes arbeiten und ggfs. nochmal was reinposten.

schliessen tu ich das posting, wenn alles funzt.

gruss,
daniela

[ata]

... viel Erfolg...

ata

[Performance]

@luna

Es ist so wie ata es schon agemerkt hat - die Aufgabe ist viel besser mit Script zu lösen als mit ellenlangen Formeln.
Es gibt fertige approval-workflows in den Templates. Reingucken, testen, debuggen, logik verstehen fertig für copy&paste in die eigene db.

Ich kann mich noch gut daran erinnern das ich auch mit Formelsprache angefangen habe, habe aber schnell gemerkt das ich mit den Formeln nicht  sehr weit komme, vorallem bei fixen Änderungswünschen. Bin dann sehr schnell auf Skript umgestiegen(hatte den backgroud schon über VB erlernt) was wirklich ein Vorteil war und ist.

cu

[luna]

@ata,

vielen dank. mir graust schon. aber langsam wird's.

@Performance,

ich sagte ja schon, du hast ja recht. ich denke auch, dass es mit script viel einfacher und sicherer und uebersichtlicher geht. aber ich versteh einfach nix davon. ich hab auch keine zeit, hier was zu lernen. hier wird grad SAP eingefuehrt, ich hab einen job fuer 5 leute (notes admin, notes design, notes schulungen, novell admin, nav, telephonie, user support fuer wirklich jeden mist, orga in der abteilung, und noch tausend sachen mehr). ich schaff ja kaum meine normale arbeit, da bleibt zum lernen keine zeit. im moment.

also, ich wuerde das wahnsinnig gerne mit script loesen, aber mir fehlt die zeit, das zu lernen. und verstehen kann man script nicht einfach mal so zwischen durch.

vielleicht gibst du mir einen tip, welche schablone sowas in der richtung hat, dann such ich mir das raus und probier's halt einfach mal.

gruss,
daniela

[Performance]

luna

Es gibt leider keine nur Workflow db in R5/6. In einer document library gibt es einen kleinen approval workflow.
Das beste notes template mit so einer Geschichte war die 4er Version von approval4.ntf(weiss nicht mehr genau wie sie hiess)
Ich habe mir aufbauend darauf verschiedene Module/libs geschrieben, die ich jetzt je nach Anforderung einsetzen kann.
Das ntf habe ich leider nicht mehr - aber im 4er Forum gibt es bestimmt noch jemand der das zur Verfügung stellen kann.

cu

[Rob Green]

schau mal hier, möglicherweise dabei:
ftp://ftp.support.lotus.com/pub/comm/notes/workstn/template/index.html