Ablage von Emails in private Ordner und öffentliche Ordner?

[Bjoern_14]

Ladies und Gentlemen,

vielleicht, dass mir jemand zu folgender Problematik einen Tipp geben kann: Ich möchte eingehende Emails in Lotus Notes (6.5x) in Ordner ablegen. Ein Teil der Ordner soll "öffentlich" sein d. h. durch Kollegen eingesehen werden können. Der andere Teil bleibt "privat". Mir wäre nicht bewusst, dass ich den Zugriff auf einen Postkorb auf Ordner-Ebene auseinander steuern kann!?

Darüberhinaus wäre es mir allerdings noch lieber, wenn ich meinen "privaten" Ordnern die "öffentlichen" Ordner eines öffentlichen, anderen Postkorbs anhängen könnte. Bei Funktionswechsel verblieben diese öffentlichen Ordner dann an der alten Funktion, meinen eigenen Postkorb würde ich mitnehmen, ohne alten Kollegen den Zugriff einen Teil der Ordner lassen zu müssen.

Weiss jemand ob es diese Funtionalität in Lotus Notes gibt?

Danke für jegeliche Hilfe!

PS: Weiterleiten an einen anderen Postkorb geht natürlich, ist aber nicht sehr elegant.

[Klafu]

Hallo und willkommen im Forum,
Zu 1.
ich weis nicht, ob ich das jetzt richtig verstanden habe... du möchtest die Mails manuell in Ordner sortieren ?
Du kannst die Ordner schon als gemeinsamer Ordner und privater Ordner deklarieren. Privater Ordner heißt, das der Ordner nur mit der ID des Ordnererstellers geöffnet werden kann. Allerdings sind die Mails weiterhin unter 'Alle Dokumente' sichtbarö.

Zu 2.
Du willst also öffentliche Ordner aus einer Maildb in deiner Mail Datenbank in deinen Privaten Ordner verknüpfen ?

Chris

[Bjoern_14]

Hallo Chris,

ich sortiere eingehende Emails nach Bearbeitung/Lesen manuell (oder automatisch per Mailregel) in meine Ordner. Dass ich Ordner "privatisieren" kann, der Inhalt dieses Ordners nur mir angezeigt wird, ist schon einmal interessant. Wenn allerdings über "Alle Dokumente" alle Emails nicht nur mir sondern auch anderen angezeigt werden, hilft das noch nicht weiter.

Die Problematik ist folgende: aufgrund einer Funktion in einer Firma bekomme ich/jeder Emails in meinen persönlichen Postkorb. Durch Zulassung von Kollegen auf meinen Postkorb könnten diese Einsicht in den Schriftverkehr nehmen. Wenn ich nun meine Funktion wechsle, z. B. Personalmanager werden würde, nehme ich meinen Postkorb mit und würde den alten Kollegen die Zulassung auf meinen Postkorb entziehen und ggf. neuen Kollegen den Zugriff erteilen. Somit haben die alten Kollegen/mein Nachfolger keinen Zugriff auf den von mir geführten, jetzt historischen Schriftwechsel.

Also war die Idee/Frage, ob es die Möglichkeit in Notes gibt, Emails nicht nur in persönliche Ordner in meine NSF-Datei zu speichern, sondern in öffentliche/betriebliche Ordner mit einer anderen NSF-Datei, die nach meinem Weggang den alten Kollegen erhalten bleibt. Das alles ohne Weiterleiten der Emails sonder per Drag/Drop.

Einen schönen Abend
Björn

[koehlerbv]

Björn, Du musst Dich hier vom Outlook-Gedanken trennen: Notes bietet ganz andere Möglichkeiten, gemeinsam Dokumente zu verwalten als dies nur armselig in einer Mail-DB zu tun (die zudem angreifbar ist).

Der Möglichkeiten gibt es da in der Notes-Welt sehr, sehr viele: Projekt-Datenbanken, gemeinsame Mail-In-DBs (in die Du zum Beispiel Deine Mails für das Team weiterleitest nach deren Eingang) usw. usw. usf.

Bernhard

PS: Je nach Ausbau der Sache bist Du dann auch nicht nur auf Ordner beschränkt, sondern kannst diese (Mail-)Dokumente auch Projekten, Gruppen, Kostenstellen or whatever zuordnen. Und das ist nur ein gaaaaanz kleiner Auszug!

[Bjoern_14]

Salut Bernhard,

ich kann mich insofern leicht von Outlook trennen, eildiweil ich noch nie mit Outlook gearbeitet habe.

Projekt-Datenbanken, Mailin-Postkörbe etc. kenne ich und die haben wir auch schon. Allerdings ist das Weiterleiten in ebensolche nicht anwenderfreundlich genug. In einen Ordner abzulegen, privat oder öffentlich, mache ich sowieso, das ist keine Arbeit. Eine Email abzulegen und zusätzlich weiterzuleiten ist ein Schritt mehr, erfahrungsgemäß macht das keiner mehr. Nicht wenn es sinnvoll wäre und auch nicht unter Androhung von Strafe.

Was ich jetzt suche ist eine komfortable Möglichkeit, in meinen Postkorb eingegangene Emails in Ordner abzulegen, die ich bei einem Funktionswechsel meinerseits an meiner alten Funktion zurücklassen kann. Also wie mit Informationen in Papierordnern: von 20 Ordnern nehme ich 12 mit, weil ich die in meiner neuen Funktion benötige, und 8 Ordner hinterlasse ich meinem Nachfolger, damit dieser weiß, was während der letzten Jahre so passiert ist.

Defacto läuft es heute genau so: Wichtige Emails ausdrucken und in Papierform dem Nachfolger hinterlassen. Und das im Jahr 2009. Ich meine, das müßte eleganter gehen.

Gruß, Björn

[ascabg]

Hallo,

Wie waers damit.

Vor Funktionswechsel, der bestimmt nicht von heute auf morgen kommt.

Neue Replik der Mailbox anlegen (lokal). Bei der Erstellung der Replik nur die Ordner angeben, die repliziert werden sollen. Replikation der lokal erstellen Db ausschalten.
Kontrolle, ob der neue Kollege, oder auch alle, Zugriff auf die lokale Db haben, sofern "Konsistente ACL" eingeschaltet ist.


Ist nicht schwer und macht genau das, was Du moechtest.

Andreas

[TRO]

Was ich jetzt suche ist eine komfortable Möglichkeit, in meinen Postkorb eingegangene Emails in Ordner abzulegen, die ich bei einem Funktionswechsel meinerseits an meiner alten Funktion zurücklassen kann. Also wie mit Informationen in Papierordnern: von 20 Ordnern nehme ich 12 mit, weil ich die in meiner neuen Funktion benötige, und 8 Ordner hinterlasse ich meinem Nachfolger, damit dieser weiß, was während der letzten Jahre so passiert ist.

Gruß, Björn

Nur so als Hinweis am Rande: wie würdest Du in diesem Fall mit verschlüsselten Mails umgehen, die nur vom ursprünglichen Empfänger gelesen werden können??

Thomas

[Bjoern_14]

Guten Morgen zusammen,

das mit der Übergabe einer Kopie des Postkorbs an den Nachfolger, ggf. mit Zugriff weiterer Kollegen auf denselben Postkorb, machen wir z. T. auch schon. Bezüglich verschlüsselter Emails müsste man sich ggf. auch noch etwas überlegen.

Aber was mir vorschwebt, geht darüber hinaus. 20 Ordner in Papier, 12 davon in meinem Büro, 8 auf dem Flur, für Ausgewählte einsehbar und bei Funktionswechsel meinerseits ortsfest d. h. im Regal auf dem Flur stehen bleibend. Und das Ganze jetzt in Lotus Notes indem ich Emails aus meinem Postkorb durch Drag & Drop in einen Ordner ablege, der nicht mehr mein Postkorb ist sondern ein "Betriebepostkorb".

Lässt sich das in Notes machen?

[alexhe]

Ich würde das über die Dokumentenbibliothekschablone machen.


Bjoern, viele Wege führen nach Rom, einige wurden dir hier schon gezeigt, welchen wählst du?

[Bjoern_14]

Guten Morgen zusammen.

Danke an alle für die Unterstützung bisher. Bekanntlich ist der Weg das Ziel. Daher nochmals die Frage: Lässt sich folgende Ordnerstrukter in Notes (6.5x) realisieren:

MEIN ORDNER 1 (MEIN POSTFACH)
MEIN ORDNER 2 (MEIN POSTFACH)
BETRIEBLICHER ORDNER 1 (BETRIEBLICHES POSTFACH)
BETRIEBLICHER ORDNER 2 (BETRIEBLICHES POSTFACH)
BETRIEBLICHER ORDNER 3 (BETRIEBLICHES POSTFACH)
BETRIEBLICHER ORDNER 4 (BETRIEBLICHES POSTFACH)

?

Guten Wochenstart
Björn