Nein - Du kannst Mailregeln wirklich nicht über Template an Datenbanken verbreiten. No way.
Sowas kann man aber programmieren (wofür etliches Know-How erfordert).
Wenn sowas via Agent gemacht werden soll: Der muss dann auch in den Mail-DBs enabled werden. Eine Überwachung, ob die Dinger überhaupt in allen DBs laufen, ist auch eine Herausforderung.
Ein "Housekeeping"-Agent, der Dokumente älter als ein Jahr löschen soll, ist in jeder einzelnen Mail-DB auch keine gute Idee.
Hinzu kommt: Das ganze sollte (nein - *muss* eigentlich) so gestaltet sein, dass es maximal gekapselt ist, damit spätere Design-Updates nicht zu Katrastrophen führen.
Nochmals: Machen kann man das. Traust Du Dir das zu? Ein Forum kann Dir dann die grobe Richtung zeigen, aber auch nur die. Sonst solltet Ihr Euch Hilfe holen.
Bernhard