Gelöschte Personen verschwinden aus Autoren-Feldern

[jkunze]

Hallo,

ich kanns einfach nicht glauben, aber es sind Namen verschwunden/gelöscht aus Autorenfeldern.

Dies konnte ich hier bei 2 Datenbanken und 3 ausgeschiedenen Personen nachweisen. Die beim Erstellen berechneten Autorenfelder waren bei den gelöschten Personen leer! Ein Eingriff von aussen durch nette User ist ja ausgeschlossen, aber was dann?

Wir hatten kürzlich noch eine Namensumstellung der "O", kann das vielleicht etwas damit zu tun haben?

Danke vorab für alle Tipps und erst mal ein schönes WE,

Jochen

[eknori]

ausgeschiedenen Personen

waren bei den gelöschten Personen

gib dem adminp die Schuld ...

[koehlerbv]

... bzw. dem, der die Einstellung in den Datenbanken gemacht hat. Der Domino hat genau das gemacht, was ihm gesagt wurde (und was allgemein auch so gewünscht ist).

Bernhard

[m3]

Ja klar. AdminP hat zugeschlagen. Das ist ganz normal.

[Thomas Schulte]

Genau. AdminP zusammen mit ein paar Einstellungen in der ACL der betroffenen Datenbanken.
zu finden unter "erweitert" und da der Administrationsserver und die Aktion die eingetragen ist. Entweder "alle Autoren und Leserfelder ändern" oder noch heftiger "alle Namensfelder ändern"

[jkunze]

OK, das wäre eine Erklärung.

Aber ich dachte, die Felder werden geändert, darunter verstehe ich nicht, daß ausgeschiedene MAs rausgeworfen werden. Das ist hier eine Katastrophe, da viele Protokolle und Dokumente über Autorenfelder zugeordnet wurden, :-((

Gruß Jochen

[eknori]

OK, das wäre eine Erklärung.

Das IST die Erklärung

Aber ich dachte, die Felder werden geändert, darunter verstehe ich nicht, daß ausgeschiedene MAs rausgeworfen werden.

In was soll denn ein Eintrag , der nicht mehr vorhanden ist geändert werden, wenn nicht in einen leeren Eintrag ??

Und wenn die Personen dort erhalten bleiben sollen, musds man sich das bei der Erstellung der Datenbank überlegen und die ACL entsprechend einstellen.

[koehlerbv]

Dann hättet Ihr Euch bei der Administration wie auch bei der Programmierung vorher mit der Dokumentation beschäftigen sollen.
Das, was da passiert ist, ist genau so gewünscht (und die Auswirkungen sind auf vielfältige Weise abzufangen, wenn man die Informationen auch zu ausgeschiedenen Mitarbeitern behalten möchte).

Bernhard

[Glombi]

Falls bspw. zu Dokumentationszwecken aufgehoben werden soll, wer ein Dokument erstellt hat, dann müssen die Notes-Namen in Textfelder geschrieben werden. Die werden vom Adminp nicht geändert.

Du solltest daher in Deine Anwendung ein neues Textfeld einbauen und dieses mit einem Agenten für alle Dokumente setzen.
Formel für Textfeld: @Username oder @Name([ABBREVIATE];@Username)

Falls Namen gelöscht wurden und das die Ersteller der Dokumente waren, so kannst Du die mit einem Agenten in das neue Feld setzen. Die Formel wäre
FIELD NameTxt := @Subset($UpdatedBy;1)

bzw.
FIELD NameTxt := @Name([ABBREVIATE];@Subset($UpdatedBy;1))

Zu beachten sind dann noch Kleinigkeiten wie:
- Namen werden in Namens-/Leser-/Autoren Felder in der Form CANONICALIZE gespeichert, aber in der Form ABBREVIATE angezeigt.

Andreas

[jkunze]

Jupp, so isses schienbar, die ACL-Einstellung ist natürlich Schuld!

Wobei mir immer noch nicht in die Birne will, daß bei "Modify all names Fields" das Löschen zuschlägt. Wir reden doch von modify und nicht von delete.

Wird auf jeden Fall einen riesen Ärger geben,

Gruß Jochen

[Glombi]

Löschen ist doch modifizieren, oder 


Aber das ist dennoch ein Ärgernis. Leider gibts keine Option, die das Löschen verhindert...

Andreas

[koehlerbv]

Eine Löschung ist auch eine Modifikation des Items. Und nochmals: Das ganze ist ausführlich in der AdminHelp dokumentiert, das steht in jedem Admin-Buch und wird bei jedem Admin-Lehrgang als Basics behandelt.

Bernhard

[Glombi]

Auf jeden Fall sollte man das berücksichtigen, wenn man sensible Dokumente per Leserfeld schützt. Wenn dort nur Namen stehen und die User werden gelöscht, so kann nachdem der letzte verbleibende User gelöscht wurde, JEDER das Dokument lesen !

Also: Immer eine Rolle mit eintragen!

Andreas

[jkunze]

Danke Glombi,

dann kann ich nachher wenigstens eine Rettungsmaßnahme vorschlagen! Aber ich muß schon sagen, daß mir das in meinen 10 Jahren als Notesentwickler so noch nicht untergekommen ist. Und daß man das mit Namensfeldern dermaßen abfangen muß (aber ich habe auch die Einstellung in der ACL j auch nicht verbrochen, :-))).

Gruß Jochen

P.S. Klar steht das sicher in irgendeiner Doku, aber das hilft ja auch nicht weiter, wenns gekracht hat!

[Glombi]

...wird bei jedem Admin-Lehrgang als Basics behandelt.

Hi Bernhard,

das wage ich zu bezweifeln.

Gerade beim Thema Autoren/Leser/Namen habe ich schon die haarsträubensten Dinge - auch von Trainern - gehört. Auch die Designerhilfe war (ist ?) hier nicht immer präzise oder sogar falsch.

Andreas

[m3]

Jupp, so isses schienbar, die ACL-Einstellung ist natürlich Schuld!

Nicht nur "scheinbar" sondern tatsächlich.

Wobei mir immer noch nicht in die Birne will, daß bei "Modify all names Fields" das Löschen zuschlägt. Wir reden doch von modify und nicht von delete.

Aus der Admin Hilfe, Kapitel "Updating Readers and Authors fields":

By default, the Administration Process examines all documents in a database to find and update Readers and Authors fields and to update personal folders and views and private agents. When the Administration Process performs a "Rename person" or a "Delete person" request, it edits or removes the name in all Readers and Authors fields and in personal folders and views, and in private agents.

Wenn man wo ein Hakerl setzt, sollte man auch wissen, was man damit auslöst. Grüße an Euren Admin & Developer.

[Glombi]

Welche Designer liest schon die Admin Hilfe 

Und wissen die Admins überhaupt, wenn Sie die Einstellung in der ACL ändern, was sie dann anrichten   

[m3]

Als ich noch jung war musste man als Entwickler auch einen Admin-Kurs machen und Vice-Versa. Ich empfinde das auch heute noch als sehr gute Praxis, auch wenn es IBM nicht mehr verlangt.


Und wer liest überhaupt schon die Dokumentation. Es muss doch für alles schon einen Wizard geben.

[Glombi]

Als ich noch jung war

Gabs da schon Notes     

sorry fürs Offtopic!

[koehlerbv]

Gerade beim Thema Autoren/Leser/Namen habe ich schon die haarsträubensten Dinge - auch von Trainern - gehört. Auch die Designerhilfe war (ist ?) hier nicht immer präzise oder sogar falsch.

Hallo Andreas,

na, über solche "Trainer" wollen wir nun nicht reden. Schwarze Schafe gibt es überall (auch Mezger, die Gammelfleisch verkaufen etc.).
Und in der Designerhilfe ist der AdminP AFAIK gar nicht beschrieben - wozu auch.

Wie Martin schon sagte: Bevor man ein Hakerl setzt, sollte man sich schlau machen, was dann passiert.

Die andere Sache ist natürlich, wie Jochen aus der Nummer wieder herauskommt. Als allererstes ist die Architektur der Anwendungen so zu ändern, dass die Anzeige von Namen getrennt wird von der Sicherheit der Dokumente. Und natürlich muss er versuchen, die alten Informationen zu rekonstruieren. Eine Variante hast Du ja schon genannt - in bestimmten Situationen kann das ja schon passen. Auf jeden Fall aber muss irgendwo noch der Name im Dokument stehen oder anderweitig rekonstruierbar sein. Wie, das kann natürlich nur Jochen wissen.

Bernhard