Mail aus Archiv versenden

[Sommersprosse]

Hallo zusammen,

beziehe mich hier auf folgenden Thread:
http://atnotes.de/index.php?topic=34261.0

Wir haben eine Notes Archivlösung im Einsatz, die alles, älter als 3 Monate ins Archiv auf einen seperaten Notes Server verschiebt.
Dieser hat auch nichts zu tun außer Archive zu sammeln.

Soweit funktioniert auch alles.

Die meisten unserer User arbeiten auch kaum mit Ihren Archiven, geschweige versenden Mails aus Ihrem Archiv, bis auf wenige Ausnahmen.

Ich habe unser Template auch mal entsprechend der Knowledge Base angepasst, wir dachten auch der Fall wäre erledigt.
Wird die Mail weitergeleitet, wird sie in der Mail DB gespeichert, wird aber auf eine Mail geantwortet, bleibt diese im Archiv.

Kann man da noch irgendetwas einstellen?
Wir arbeiten komplett mit 7.02, sowohl Server als auch Client.

[Hive]

Du mußt das Mail-Template des Archivs anpassen. Die Funktion "Antworten" funktioniert genau so .. und muss entsprechend geändert werden, obwohl ich eher den Benutzern auf die Finger hauen würde.

MfG KAi

[Sommersprosse]

Du mußt das Mail-Template des Archivs anpassen.

Das Template stimmt ja auch soweit. Wie schon gesagt, beim weiterleiten ist ja auch alles okay.

Ich habe versucht mich mal durch die Antwort Funktionen durchzuarbeiten.

Code

path :=@ReplaceSubstring(@ReplaceSubstring(@Subset(@DbName; -1); "\\"; "/");" ";"+") ;
Format:=@GetProfileField("CalendarProfile"; "FormatReplies");
FormatChar:=@GetProfileField("CalendarProfile";"OffsetChar");
@If(Format="1";@URLOpen("/" + path + "/Reply+With+History?OpenForm&ParentUNID=" + @Replace(@Text(@DocumentUniqueID); ":"; "" )+"&Format="+Formatchar);@Command([Compose];"Reply With History"))

Einzig dieser Teil ist mir aufgefallen, ich war mir nur nicht ganz sicher, da nichts direkt mit @username steht. Rein intuitiv würde ich die @getProfleField Funktionen entfernen und testen ob die Mails in der mail DB gespeichert werden.
Dem ist aber nicht so....

@Kai
Wo muss denn entsprechend noch was geändert werden? 

[botschi]

Aber es kann doch nicht sein, dass die User aus dem Archiv heraus arbeiten 
Das ist das Archiv und darf gar nicht geändert werden!
Um das zu unterbinden, würde ich alle Knöpfe ausbauen oder ne Meldung abgeben "... geht nicht".

Das gibt doch ein riesen Kuddelmuddel! Ich finde es höchst zweifelhaft, diese Anforderung überhaupt umzusetzen....


Matthias

[Sommersprosse]

Hallo botschi,

da hast Du nicht ganz unrecht, wenn archiviert, dann Archiv. Um eben im Archiv nicht irgendetwas gespeichert zu haben, was nachher nicht mehr auffindbar ist, sollen die mails eben nicht in der Archiv DB liegen, sondern in der Mail DB.

Wir haben die Archivlösung in erster Linie eingeführt, um die Mail DBs kleiner zu kriegen, da wir sehr viel große DB > 3GB hatten und trotz Archivierung haben. Daher auch die Richtlinie von 3 Monaten, die wir mit unserer GF so abgestimmt haben, um Sie überhaupt kleiner zu kriegen.
 
Wir haben aber einen Personenkreis (Projekmanagment), der immer wieder auf das Archiv zurückgreifen muss und auch auf mails aus dem Archiv eingehen muss.

Ich kann die nicht einfach abklemmen. ... Wie handelst Du denn sowas?

Mails kopieren In die Mail DB wieder einfügen???

[botschi]

Im Archiv wird gelesen und in der Mail-DB geschrieben. Wenn man sich daran hält, müsst ihr nix anpassen oder Personendokumente umbenennen oder sowas.

Wir haben ca. 3000 User und auch Archive der Mail-DB´s. Nicht einer arbeitet im Archiv... WIr haben eine Größenbeschränkung eingeführt und die User aufgefordert, ihre Datenbank aufzuräumen oder zu archivieren.

Wenn es einen Personenkreis gibt, der viele Anhänge bekommt (z.B. Personalabteilung), bekommt dieser Kreis eben eine DB mit etwas mehr speicher. Aber die Anhänge da aufzubewahren ist doch blödsinn. Man kann die doch ablegen und aus der Mail-DB löschen.
Dafür gibt hier im Forum diverse Knöpfe, die einen Anhang ablegen und die Mail als .doc dazu (mit Link zu Anhang).

Matthias

[Sommersprosse]

Wenn es einen Personenkreis gibt, der viele Anhänge bekommt (z.B. Personalabteilung), bekommt dieser Kreis eben eine DB mit etwas mehr speicher. Aber die Anhänge da aufzubewahren ist doch blödsinn. Man kann die doch ablegen und aus der Mail-DB löschen.

Du glaubst gar nicht wie oft wir uns da schon den Mund fusselig gequatscht haben, aber nicht immer mit Erfolg. In dem Fall geht es ja nicht nur um Anhänge sondern auch um Mailinhalte.   

Okay...

Im Archiv wird gelesen und in der Mail-DB geschrieben. Wenn man sich daran hält, müsst ihr nix anpassen oder Personendokumente umbenennen oder sowas.

Genau das ist ja das Problem... Wenn jetzt jemand im Archiv eine Mail hat, auf die er antworten muss (und das passiert eben auch mal)... was dann? Soll er die Mail an sich weiterleiten, kopieren, Inhalt kopieren ?
Wir wollen auch nicht ein dutzend verschiedene Richtlinien im Einsatz haben um diese "Warum der und nicht ich" Diskussion ständig führen zu müssen.
Ich hätte nur gerne gewusst, ob es technisch möglich ist. 

[botschi]

Kann man was daran ändern, dass die User auf Mails antworten müssen, die 3 Monate alt sind? Kann man die nicht in der Mail-DB lassen und nicht archivieren? Oder einen Button "Widerherstellen" machen, der alle markierten Mails wieder in das Postfach kopiert und die alte UNID setzt (wird beim kopieren verändert meine ich)? Sicherlich besser, als JEDE Funktion im Archiv anzupassen....

Kann ja sein, dass es bei euch etwas schwierig ist.
Wenn es tatsächlich so ist (was ich nicht glaube  ), dann musst Du das Archiv anpassen und bei Versionssprügen die Änderungen immer schön in den Schablonen nachziehen und pflegen usw.

Man kann fast alles anpassen- technisch ist das jedenfalls möglich.


Matthias

[Sommersprosse]

Kann man was daran ändern, dass die User auf Mails antworten müssen, die 3 Monate alt sind?

Das musst Du diese eine Person fragen, die genau dieses Problem hat(ist nicht immer einfach..... Nein, ich denke das wird aufgrund unserer Firmenstruktur immer wieder passieren, aber deine Idee mit dem Button wiederherstellen gefällt mir eigentlich am besten. Mal sehen ob ich das hinkriege... werds mal ausprobieren. Ist auf jeden Fall sauberer und der Button ist schneller kopiert und irgendwo abgelegt als immer in den Templates alles wieder anzupassen.

Code

path :=@ReplaceSubstring(@ReplaceSubstring(@Subset(@DbName; -1); "\\"; "/");" ";"+") ;
Format:=@GetProfileField("CalendarProfile"; "FormatReplies");
FormatChar:=@GetProfileField("CalendarProfile";"OffsetChar");
@If(Format="1";@URLOpen("/" + path + "/Reply+With+History?OpenForm&ParentUNID=" + @Replace(@Text(@DocumentUniqueID); ":"; "" )+"&Format="+Formatchar);@Command([Compose];"Reply With History"))

Aber noch mal die Frage von einem Programmiernewbie...
Wo setzte ich in den Antwort Funktionen an???

[botschi]

Alle Aktionen sind in der Maske "Memo" enthalten. Allerdings wird da mit Script gearbeitet und nicht mit Formeln. Ich fürchte, da musst Du ein wenig Zeit investieren und ausprobieren...
Als Anfänger in der Memo-Maske an den Standardfunktionen zu schrauben, ist eigentlich nicht zu empfehlen....

Matthias

[Hive]

Abgesehen von der Tatsache, dass du die falsche "shared action" herrausgesucht hast (du hast die Version fürs Web ).. mußt du das @command([compose] ..) durch @Command([Compose]; @MailDbName; "Memo") oder @Command([ComposeWithReference];  @MailDbName ; "Memo"; 1 + 2 + 16 + 32 + 64) ersetzen. In der Designer Hilfe findest du die Funktion, die du dann nach deinen Ideen anpassen kannst.

Stellt sich nur die Frage, wie du das angepaßte Design auf die Clients bringen willst und das "Design replace" nicht zu vergessen ..

KAI