[Archivierung] Archivierung von Notes Datenbank auf CD/DVD

[MaVo]

Autor(en): Martin Vogel (MaVo)
Version:    1.1   (letzte Änderung: 19.10.2007)
Thema:     Archivierung von Notes Datenbank auf CD/DVD


1. Hintergrund

Im Thread "Was würdet Ihr gerne sehen?" stand im Wunschzettel von -Michael- folgender Wunsch "Datenbank unter R6 auf CD/DVD brennen (inkl. Volltextsuche)" den ich ihm mit diesem Best Practice erfülle.

2. Vorgehensweise

• Ehe die lokale Archiv-Mailbox (z.B. archiv.nsf) auf CD/DVD gesichert werden kann, muss sichergestellt sein, dass alle Ordner im Mailarchiv die aktuelle Gestaltung der Datenbank besitzen.
  
  
  • Hierfür startet man über Aktionen die Option "Ordnergestaltung aktualisieren",
  • klickt auf den Schalter "Automatisch aktualisieren" und ...
  • bestätigt die Aktualisierung mit "Ja".
  • Nach ausgeführter Gestaltungsaktualisierung der Ordner erscheint die Meldung "Die Aktualisierung der Ordnergestaltung ist abgeschlossen. Möchten Sie die Gestaltung weiterer Ordner aktualisieren", die mit "Nein" beantwortet wird.

• Anschließend wird mit der Tastenkombination CTRL+SHIFT+F9 die Ansichten der Datenbank neu initialisieren.
  
  
• In der noch geöffneten Archiv-Datenbank über "Datei" - "Datenbank" die Option "Eigenschaften" aufrufen.
  
  
• Im Eigenschaftsfenster auf den Karteireiter "Suchen" wechseln und den Schalter "Index erstellen" anklicken.
  
  
• Im nachfolgenden Fenster können ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden.
  
  Hinweis zur Option "Angehängte Dateien indizieren"
  Wird die Option "Keine Konvertierungsfilter verwenden (schnellere Indizierung)" markiert, werden nur die ASCII-Texte der Anhänge indiziert.
  Hingegen bei der Option "Konvertierungsfilter für unterstützte Dateien verwenden (genauere Suche)" kann der Notes Client auch andere Teile der angehängten Dokumente durchsuchen.
  
  
• Anschließend wird die Erstellung des Volltextindex mit "OK" gestartet.
  
  Hinweis:
  Die Erstellung des Index ist dann abgeschlossen, wenn in der Taskleiste des Notes-Clients die Meldung "Aktualisierung des Volltestindex in <Datenbank> beendet" erscheint.
  
  
• Abschließend nach abgeschlossener Volltextindex-Erstellung die Archiv-Datenbank archiv.nsf sowie den Indexordner archiv.ft (ohne die Ordnererweiterung .ft) auf CD/DVD brennen.

3. Hinweise/Fehlermeldungen:

• Sollte beim Öffnen eines Ordners in der auf CD/DVD gesichterten Datenbank folgender Fehler "Datei kann nicht erstellt oder beschrieben werden (Datei oder Datenträger ist schreibgeschützt)" erscheinen, wurde dieser Ordner nicht in die aktuelle Gestaltung der Datenbank konvertiert.
  
  
• Sollte beim Öffnen eines Ordners in der auf CD/DVD gesichterten Datenbank folgender Fehler "Die Ansicht kann nicht erstellt werden. Dies ist eine schreibgeschützte Datenbank vor einer anderen Plattform." erscheinen, wurden die Ansichten nach dem Konvertieren nicht mit der Tastenkombination CTRL+SHIFT+F9 neu initialisiert.
  [Edit Version 1.1]
  Anmerkung:
  Die Diskussion zum Thema Archivierung hat gezeigt, dass es trotz allen Vorkehrungen

  ...  Datenbanken gibt, die sich dagegen wehren von CD oder DVD geöfnet zu werden.
  

  
  Siehe dazu auch:
  Error: "Cannot Write or Create File (file or disk is read only)" When Opening Database from CD-ROM
  
  
• Während der Erstellung des Volltextindexes kann die Meldung "Verity topic <datenbankname>" in der Statusleiste des Notes Clients erscheinen.
  
  Grund: Bei der Indizierung wurde in den Indexoptionen Dateianhänge mit indiziert, die der Notes Client nicht komplett indizieren konnte
  
  Siehe dazu:
  
  • What types of attachments are supported by the full text indexer in Notes/Domino 6.x?
  • Are PDF version 1.5 (Adobe 6) documents supported for full text indexing
  • Adobe PDF files are not full text indexed as expected
  • Not all PDF version 1.x documents are supported for Full Text Indexing
  
  

@Alle: Bitte testet, ob anhand meiner Beschreibung Datenbanken, die auf CD/DVD archiviert wurden, fehlerfrei geöffnet werden können.

@Admins: bei positiven Feedbacks kann dieser Eintrag in den Best Practices-Bereich verschoben werden.

Vielen Dank

[Glombi]

Sehr schöne Beschreibung.

Noch ausführlicher als dieses hier
http://www-1.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21088423

[Axel]

Die Beschreibung sieht soweit mal ganz gut aus und vollständig aus.

Aber 100%ig ist die Methode nicht. Ich habe schon öfters Datenbanken (mit und ohne Volltextindex)auf CD gebrannt und dabei die von dir beschriebenen Schritte ausgeführt. Ich hatte aber immer wieder Datenbanken, die sich von CD nicht öffnen liesen, Fehlermeldung beim Öffnen "Ansicht kann nicht erstellt werden.....". Der Ansichtenindex und die Gestaltung waren dabei aber aktuell und auch sämtliche aktivierten Agenten wurden deaktiviert.

Deswegen würde ich noch einen Hinweis aufnehmen, dass es eben doch Datenbanken gibt, die sich dagegen wehren von CD oder DVD geöfnet zu werden.


Axel

[MaVo]

Vielen Dank für Euer Feedback.

Mit dieser Vorgehensweise habe ich schon viele Mailboxen auf CD/DVD gebrannt und nie Probleme mit dem Öffnen dieser gehabt.

@Axel: Bei welchen Datenbanken trat diese

Fehlermeldung beim Öffnen "Ansicht kann nicht erstellt werden....."

auf? Bist Du Dir sicher, dass Du die Ansicht neuindiziert hast und bei der Erstellung des Archivs keine Agenten zugange waren, ehe Du den Index angelegt hast?

[Edit]
Vielleicht könnte es ja an der Reihenfolge der Vorarbeiten liegen, dass es nicht funktioniert hat. 

[Edit2]
Kann der Grund dieser sein, der hier beschrieben wird.

The views in the current Lotus Software Knowledge Base database are indexed on the CD with a Notes 5.x client and cannot be opened directly from the CD when using a 4.x client. The views in the former Notes, SmartSuite and cc:Mail Knowledge Base databases were indexed on the CD with a Notes 4.6x client and could not be opened directly from the CD using a 5.x client. However, the Notes 6.x client is able to open any of the Knowledge Base databases directly from the CD regardless of which version of Notes was used to create them.

Error: "Cannot Write or Create File (file or disk is read only)" When Opening Database from CD-ROM

[Axel]

Wenn ich mich recht entsinne, waren es nur Mail-DBs.

Vielen Dank für Euer Feedback.

Mit dieser Vorgehensweise habe ich schon viele Mailboxen auf CD/DVD gebrannt und nie Probleme mit dem Öffnen dieser gehabt.

@Axel: Bei welchen Datenbanken trat diese

Fehlermeldung beim Öffnen "Ansicht kann nicht erstellt werden....."

auf? Bist Du Dir sicher, dass Du die Ansicht neuindiziert hast und bei der Erstellung des Archivs keine Agenten zugange waren, ehe Du den Index angelegt hast?

Ja.

[Edit]
Vielleicht könnte es ja an der Reihenfolge der Vorarbeiten liegen, dass es nicht funktioniert hat. 

War immer die gleiche.

[Edit]
Vielleicht könnte es ja an der Reihenfolge der Vorarbeiten liegen, dass es nicht funktioniert hat. 

[Edit2]
Kann der Grund dieser sein, der hier beschrieben wird.

The views in the current Lotus Software Knowledge Base database are indexed on the CD with a Notes 5.x client and cannot be opened directly from the CD when using a 4.x client. The views in the former Notes, SmartSuite and cc:Mail Knowledge Base databases were indexed on the CD with a Notes 4.6x client and could not be opened directly from the CD using a 5.x client. However, the Notes 6.x client is able to open any of the Knowledge Base databases directly from the CD regardless of which version of Notes was used to create them.

Nein. Mit Sicherheit nicht. Die Datenbanken wurden immer mit dem entsprechenden Client, also 5er Datenbanken mit 5er Client usw. geöffnet.


Axel

[MaVo]

Komisch, ich hatte solche Probleme nie. 

Hatte wohl bisher Glück mit meiner Archivierung auf CD/DVD. 

Werde den Hinweis mitaufnehmen.

[koehlerbv]

Ich kann nur Danke sagen, Martin. Sooo viel (und fast immer nur zum Eigengebrauch) habe ich noch nicht auf CD / DVD archiviert, aber ich gehe auch so vor wie Du und habe noch keinen "Ausfall" erlebt. Habe damit aber auch wohl nur Glück gehabt (oder wir finden noch heraus, an welchem kleinen Rädchen man noch drehen muss).

Bernhard

[MaVo]

Ich kann nur Danke sagen, Martin.

Habe damit aber auch wohl nur Glück gehabt (oder wir finden noch heraus, an welchem kleinen Rädchen man noch drehen muss).

Ich vermute, es liegt nicht an einem Rädchen, sondern vielleicht an bestimmten Notes Client Versionen, mit denen Archiv/Index angelegt bzw. geöffnet wurden/werden? 

Bei der letzten Archivierung habe ich mit einem 7er Client (7.0.2) das Archiv sowie den Index erstellt und ohne Probleme mit einem 6er Client (6.5.4) das Archiv von DVD öffnen können.

[Axel]

Ich vermute, es liegt nicht an einem Rädchen, sondern vielleicht an bestimmten Notes Client Versionen, mit denen Archiv/Index angelegt bzw. geöffnet wurden/werden? 

Möglich. Ich habe auch beobachtet, bzw. kann mich erinnern, dass es sich meistens um sehr große Mail-Datenbanken gehandelt hatte. Eine war beispielsweise ca. 2 GB groß. Vielleicht ist das auch ein GRund.


Axel

[MaVo]

Möglich. Ich habe auch beobachtet, bzw. kann mich erinnern, dass es sich meistens um sehr große Mail-Datenbanken gehandelt hatte. Eine war beispielsweise ca. 2 GB groß. Vielleicht ist das auch ein GRund.

Möglich ist alles.

Mein letztes Archiv, welches ich auf DVD gebrannt habe, war 1,5 GB groß. Der Index kam mit 200 MB noch dazu.

Vielleicht liegt es an der Größe bzw. der Art (mit/ohne Attachment Suche) wie der Index angelegt wurde.

Werde es bei den nächsten Archiven mal testen.

[koehlerbv]

Interessant wäre auch zu untersuchen, was nicht ausgelöste ReturnReceipt-Requests auf solch einem DVD-Archiv bedeuten. Hat da jemand Erfahrung oder schon mal ausprobiert?

Bernhard

[Axel]

Ich habe das Ganze jetzt mal als Artikel in BP-Forum übernommen.


Axel

[hallo.dirk]

Den Fehler mit dem Volltextindex auf CD hatte ich auch schon ein mal.

IBM schrieb mir 2006 dazu:

I have found one known issue that could be the cause of this issue, for which there is a work-around. Could you try the following :

The index files cannot be read from a CD when UBM files exist.  The UBM files are the files in the database.ft\ftgi which look like gtr.RLF or gtr.RND or and gtr.*. These files are not readable via CD.

To work around this issue, use the notes.ini parameter "FTG_BLOCK_THRESHOLD=0" when creating and searching the database\index on CD

I have been discussing this issue with our Full Text Index developers.

They said that the issue is caused when an index goes over a certain size or number of results and that there is no fix for databases and indexes that already exist on CD.

The only solution is to set the ini perameter and recreate the index and re-burn the CD. It is also strongly recommended removing the setting after the index has been created.

The information given seems the match your file. I had thought that there may be a corruption on one document in the database that was preventing the index from working, however my tests have shown that there aren't any specific documents causing a problem. Also,  I found that removing some documents (and therefore shrinking the index) stopped the problem.

There are plans alerady in place to stop this being a problem in future releases, but at the moment recreating and re-burning is the only option.

Meine Empfehlung war damals den FT wegzulassen...

[LN4ever]

Ein paar Zusätze noch:

- in der ACL den DEFAULT-Eintrag auf READER setzen (sonst ist ein Zugriff des Benutzers nach einer Umzertifizierung nicht mehr möglich)

- sicherstellen, daß alle periodischen Agenten abgeschaltet sind (OOO und Archiverung vor allem)

- Agenten über alle Dokumente laufen lassen, der das Feld "ReturnReceipt" auf "0" setzt, wenn es noch auf "1" steht. Der sonst resultierende Fehler "Sie sind zur Durchführung dieser Operation nicht berechtigt" taucht vor allem im GESENDET-Ordner auf und schlägt dort spätestens nach einer Umzertifzierung übel durch. Der Benutzer kann dann die Mail nur noch drucken, nicht aber zum Lesen öffnen.

@If(@IsUnavailable(ReturnReceipt);@Return("");NULL);
@If(ReturnReceipt!="1";@Return("");NULL);
FIELD RETURNRECEIPT:="0";
SELECT @ALL

/EDIT: ich habe dir dritte Zeile des Agenten-Codes auf "0" korrigiert wie oben beschrieben. NG 7.1.2008

[ms260370]

Habe die Anleitung mal mit einem Notes 8 Basic deutsch nachvollzogen,
Maildatenbank und Schablone 8.0.1 und dabei folgende Probleme:

1. beim öffnen der Datenbank erscheint die Meldung,

offensichtlich ausgelöst vom Postopen-Ereignis der Datenbank,
SUB SETUPCALENDARVIEWNOTICES

damit wird man wohl leben müssen ohne den Designer zu bemühen

2. Die Endung .ft am Ordner des Volltextindexes muss erhalten bleiben,
sonst geht die Volltextsuche nicht.

Konnte auch jemand anderes dies nachvollziehen?

[ms260370]

Entschuldigung, Kopf wie Sieb, Fehlermeldung:

Error accessing product object method

[viu]

Hallo,

und Danke erstmal für die Beschreibung der Vorgehensweise.

Allerdings habe ich das Problem, dass sich der erwünschte Erfolg leider nicht ganz einstellt. Ich habe eine Datenbank in beschriebener Weise erstellt, alle Ordner aktualisiert, alle Ansichten aktualisiert, alle Agenten deaktiviert, ACL angepaßt, alle ReturnReceipt-Felder auf '0' gesetzt und den Index mit dem Eintrag 'FTG_BLOCK_THRESHOLD=0' in der Notes.ini erstellt.

Dennoch bekomme ich, wenn ich die DB direkt von einer CD öffne, permanent folgende Fehlermeldungen beim öffnen eines Dokuments:

Notes error: Datei kann nicht erstellt oder beschrieben werden (Datei oder Datenträger ist schreibgeschützt)

und nachdem sich das jeweilige Dokument dennoch geöffnet hat:

Variant does not contain an object

Ein Klick auf 'OK' ... das Fenster ist weg ... und ich kann das Dokument benutzen. Die gleiche Fehlermeldung erscheint allerdings beim Schließen des Dokuments nochmal.

Ganz gruselig wird's allerdings mit dem Index.
Wenn die Endung .ft am Indexordner weggelassen wird, erscheint die DB als nicht indiziert. Trotzdem kann ich suchen.
Bleibt .ft als Endung erhalten, verweigert Notes die Suchanfrage mit folgender Meldung:

Der Volltextindex muss neu erstellt werden

... und das war's. Keine Suche, kein nix.

Mache ich irgendwas grundlegendes falsch?

Für die Erstellung und das anschließende Öffnen der DB nutze ich im übrigen Notes 6.5.1.