Erfahrungen mit Mail Archivierung per Policy

[koehlerbv]

Meine Fragen sind nicht beantwortet. Alex, kannst Du Dir diese bitte mal Frage für Frage vornehmen? Bevor hier dann Missverständnisse entstehen ...

Bernhard

[akogan]

Hallo Bernhard


Ich denke, das Thema "Revisionssicherheit" können wir hier komplett streichen. Allein schon, wenn diese per Mail einer Archivierung zugeführt werden ... Kann eine Archivierung von Mails bereits bei Eingang und vor Zustellung in ein Mailfile archiviert werden? Können ausgehende Mails im Zustand bei Übergabe an den Router archiviert werden?

Der Trigger ist nur manuell.
Ich markiere die Mails in der Ansicht und drucke auf ein Knopf (Action oder Agent).

Während der Archivierung werden die Mails (Client seitig) in eine Datei Object umgewandelt. Alle Felder bleiben unberührt. Diese Datei werden als Anhang in eine Mail zur MailIN DB per Mail versandt. Der Anhang bleibt unberührt bis die Wiederherstellung statt findet, (auch Client-Seitig). Alle Attribute, Anhänge Farben, Objekte $Felder $$Felder etc. bleiben unverändert. Mehr Revisionssicherheit gibt es nicht in Notes!!!


Weiterhin: Wenn ein Notes-Dokument (egal, aus welcher DB das stammt) derart im Filesystem abgelegt wird, dann gehen ja sackweise wichtige Informationen verloren.
Was passiert mit Textauszeichnungen? Was mit embedded images?

Wie oben erwähnt keine Information geht verloren. 

Können Dokumente auch zentral abgelegt werden anstatt auf lokalen Platten?

Die werden nur zentral abgelegt und nicht lokal.

Welche Rolle spielt überhaupt die Server-Task auf einem dedizierten Server, wenn die Dokumente dann auf einer lokalen Platte landen sollen?

Der Server-Task überführt die Anhänge (Ursprungs-Mails) zentral auf die Festplatte.

Wenn ein Restore auch via Mail funktioniert: Wie kommen dann Dokumente in nicht MailIn-Datenbanken zurück?

Mail-DB ist ein spezielles Mail-IN DB auch.

Aus der Rumpf-Dokument der in mein Mail-BD bleibt weiß ich was zu holen. Also wird ein Mail versendet zur gleiche Mail-IN DB, der Server-Task schnappt es und sendet mir den Ursprung-Anhang zurück.
beim eintreffen der neue Mail wiederum durch ein Knopf-druck sehe ich mein Original Mail wieder.


Was mich am meisten stört (abgesehen von den No-No-Nos oben): Es muss in das Design der zu archivierenden Datenbanken eingegriffen werden, was oft gar nicht möglich ist.

Besonders die Mail-Templates sind leicht zu verändern, nicht um sonst der Code ist offen-gelegt.
Ich praktiziere es seit Jahren bei Großkunden und korrigiere Fehlern von Notes-entwicklern auch.

Bei Release-Wechsel wird die Mail Schablone neu angepaßt.

MfG
Alex

[eknori]

Auch der Wirtschaftsprüfer muß erst rechte haben oder?

Ja, das ist in anderen Programmen auch nicht anders. Letztendlich wird man aber für den Wirtschaftsprüfer keinen eigenen Account einrichten, da die GDPDU an keiner Stelle davon ausgeht, daß der Aussenprüfer sich an einen Rechner im Unternehmen setzt und dann munter anfängt zu recherchieren.

Das geht aus nachvollziehbaren Gründen sowieso nicht. Man denke nur an den CFO mit Personalverantwortung. Sitzt der Finanzbüttel selber vor dem Schirm, sieht er ja nicht nur die stezerrelevanten daten sondern auch n och Daten, die dem Datenschutz unterliegen.

Wenn ich mir die Lösung von Alex so ansehe und mir seine Erklärungen durchlese, so ist die Lösung sicherlich durchdacht und brauchbar.

Wie auch immer, bei uns werden wir eine andere Lösung einsetzen ...

[akogan]

Hallo nochmal,

das wahr ein einflußreicher Freitag.

Gruß
und schönes WE
Alex

[WernerMo]

Hallo,

was mich aber etwas irritiert an diesem Thread ist:
Die/der Ersteller/in des Threads hat sich nicht wieder "zu Wort" gemeldet.

Fühlt Sie/Er sich "erschlagen"?

Gruß Werner

[akogan]

Hallo eknori,

was Single Instance betrifft, habe ich vor die Methode auch bei mir zu implementieren.

Gruß
Alex

[darkfile]

Hi,
schade das die Diskussion so ein bisschen ins Off-Topic abgerutscht ist und wir nun alle versuchen akogans Selbstbau-Lösung runter zu machen (die mit Archiv-Policies wohl sowieso nicht wirklich was zu tun hat)

Mit policybasierter Archivierung befasse ich mich nämlich aktuell auch.

Die serverbasierte Archivierung an sich läuft eigentlich auch hervorragend. Was Probleme macht, ist die Zuordnung der Policy zum Mailfile. Und zwar muss man mindestens einmal die Archivierungseinstellungen der Maildatenbank öffnen (egal ob mit meiner ID oder der BenutzerID). Dann erst wird die Policy assigned.

Code

load compact -a mail\btestuse
14.09.2007 16:41:40   Remote console command issued by Michael L/OU/OU/O: load compact -a mail\btestuse
14.09.2007 16:41:40   Archiving documents from mail\btestuse (BArchive _Testuser2)
14.09.2007 16:41:40   Server-based archiving not enabled on database mail\btestuse
14.09.2007 16:41:40   Compacting mail\btestuse (BArchive _Testuser2)
14.09.2007 16:41:40   Compacted  mail\btestuse, 512K bytes recovered (2%)
14.09.2007 16:41:40   Database compactor process shutdown

Nach öffnen der Archivierungs-Einstellungen (diese kann ich dann auch mit CANCEL wieder zu machen, ist egal):

Code

load compact -a mail\btestuse
14.09.2007 16:54:38   Remote console command issued by Michael L/OU/OU/O: load compact -a mail\btestuse
load compact -a mail\btestuse
14.09.2007 16:54:38   Archiving documents from mail\btestuse (BArchive _Testuser2)
14.09.2007 16:54:39   Pushing mail\btestuse.nsf to archive\a_btestuse.nsf
14.09.2007 16:54:40   Pushing mail\btestuse.nsf to archive\a_btestuse.nsf
14.09.2007 16:54:40   Archived mail\btestuse, 0 documents were archived and 0 were deleted
14.09.2007 16:54:40   Compacting mail\btestuse (BArchive _Testuser2)
14.09.2007 16:54:40   Compacted  mail\btestuse, 0K bytes recovered (0%)
14.09.2007 16:54:40   Database compactor process shutdown 

Das steht natürlich fundamental der Aussage aus dem Ursprungspost entgegen, wonach die Policy anhand des Mailfile Owners vom Compact Task ausgewählt würde. Vielmehr scheint der erste, der die Archivierungseinstellungen aufmacht, die Policy des Owners unfreiwillig dort "reinzuschreiben" (editieren oder löschen hingegen kann man sie dann allerdings nichtmehr, ist auch gut so).

Ist halt ein wenig unschön, da normale User die Einstellungen eher selten bis nicht öffnen.

Weitere Erfahrungen?

Gruß und schönes Wochenende
Michael