Domino 9 und frühere Versionen > ND6: Administration & Userprobleme

Aufgabe zur Überlegung

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BitMan:
Sodele...

nchdem es für mein Problem (Agent für persönliche Mails - Thema kann geschlossen werden) scheinbar keine Lösung gibt, stelle ich mal folgende Denksportaufgabe hier in das Forum.

Es gibt einen Vorstand und seine Sekretärin.
Der Vorstand ist wahnsinnig überarbeitet und möchte Zugriff für seine Sekretärin  auf seine Maildatenbank, aber nur so, dass Sie alle Mails bearbeiten und u.U. auch beantworten kann, außer als persönlich oder privat gekennzeichnete Mails.
Das Problem liegt auf der Hand.
Zwar funktionieren solche dedizierten Zugriffe im Kalenderbereich, doch für Mails gibt es diese Einschränkungen leider nicht.
Für unseren Geschmack ist dies nicht sonderlich toll.
Klar könnte man jetzt z.B. hergehen und irgendwelche Mailregeln erstellen etc. die die Masse an Mails z.B. weiterleitet an seine Sekretärin, doch eine wirkliche Problemlösung wäre das nicht, da zum einen das Volumen der Mails (der gute Mann bekommt durchschnittlich 200Mails am Tag) zur Weiterleitung völlig unsinnig wäre und zum anderen auch dadurch nicht gekenntzeichnet werden kann, welche Mails nun bereits bearbeitet wurden und welche nicht.

Vielleicht hat ja irgendjemand von Euch eine Idee, wie man dieses Problem in den Griff bekommen kann. Nur noch mal zur Erinnerung:
Die Sekretärin soll prinzipiell in der Lage sein, auf die Mails des Vorstandes zu reagieren, aber auf keinen Fall die Möglichkeit besitzen persönliche oder private Dokumente zu lesen.

 ???  :-:

hallo.dirk:


--- Zitat ---Die Sekretärin soll prinzipiell in der Lage sein, auf die Mails des Vorstandes zu reagieren, aber auf keinen Fall die Möglichkeit besitzen persönliche oder private Dokumente zu lesen.
--- Ende Zitat ---

Gegenfrage:
Wer, Wie oder Was unterscheidet denn private Mails von dienstlichen?

m3:
Persönliche E-Mails und Termine haben in einer Firmenmaildatenbank nichts zu suchen.
Wenn er nicht will, dass seine Sekretärin die heißen Mails seiner Frau oder den Termin mit seinem Psychiater nicht sieht, soll/muss er diese in einem anderen System verwalten.

Nicht alle organisatorischen Probleme lassen sich durch Technik lösen.

Klingt komisch, ist aber IMHO so.



P.S.: Ev. lässt sich was mit der Verschlüsselung von Dokumenten machen, aber auch das ist eher mühsam.

eknori:
<qnd>
erstelle eine Teilmaske und kopiere dort das Body-Feld aus der Memo Maske rein. Erstelle in der MemoMaske ein feld "Confidential" ( zum Anhaken ) Wert Vertraulich | 1

An die Stelle, wo das Body Feld der Memo Maske steht, füge eine berechnete teilmaske ( hast du ja gerade erstellt ) ein. Formel: Wenn Confidential Nich = 1 Dann teilmaske Ansonsten Nix.
</qnd>

Aber Martin hat Recht. Organisation braucht Technik, aber Technik kann Organisation nicht ersetzen.
Entweder hat die Sekretärin das VOLLE Vertrauen des Vorstand, oder sie hat es nicht. Dann stimmt entweder was nicht in der Person der Sekretärin oder der Vorstand denkt falsch ...

BitMan:
@m3
ich glaube, ob persönliche (oder halbprivate) Mails etwas in der Vorstandsdatenbank zu suchen haben, sollten wir unserem Vorstand überlassen.
Im übrigen geht es nur um die Kennzeichnung der Mails (als z.B. persönliche oder private), ob diese dann tatsächlich (vielleicht sogar) private Mails sind geht uns nichts an. Kann ich auch nachvollziehen, denn wie schon erwähnt... es ist ein Vorstand, der auch ab und zu schonmal Post von der Personalabteilung oder sonstigen Instanzen bekommt, die selbst seiner Sekr. nichts angehen.
Ich glaube das kann jeder irgendwo nachvollziehen.
Es geht darum den Mann zu entlassten, ohne dabei evtl. brisante Daten an seine Entlastungshilfe gelangen zu lassen.
Im übrigen ist es ja auch (wie schon erwähnt) möglich private Kalendereinträge zu pflegen, die (so weit ich es nachvollziehen kann) über die ID des Benutzers zugriffsgesteuert sind. Weshalb sollte das nicht auch mit entspr. deklarierten Mails möglich sein.
Verschlüsselung würde mir da noch einfallen, doch kann ich unmöglich die Prozedur dazu in unserem Unternehmen bekannt machen. So fit sind die Leute leider nicht.
Und noch eines zum organisatorischen Problem...
War denn die Rede davon, dieses Problem rein technisch zu betrachten?

PS: vielleicht kennt ja jemand auf Domino basierende Produkte die ein entspr. Chef Sekretär Szenario abbilden können.

@hallodirk
entspr. Kenzeichnen des SenderTags z.B.

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