Archivierung von Geschäftsmails

[wattsonlosen]

Hallo Admins,

wie habt ihr og Problematik gelöst ?
Unsere Revision hat nun die Anforderung gestellt, dass alle Geschäftsmails mit und von Kunden am besten veränderungssicher archiviert werden sollen.

Es gibt natürlich diverse kostenpflichtige Produkte, jedoch wollte ich das Problem eleganter lösen.

Wir setzen die IQ Suite von Group ein. Ich habe eine Textliste zur Verfügung, in der die üblichen Wörter von geschäftsrelevanten Mails zusammengetragen wurden.

Mit dieser Textliste und einem Mail Job der IQSuite lasse ich die einkommenden und ausgehenden Mails prüfen. Sobald mehr als eines dieser Wörter in einem Mail vorkommt, wird dieses in Kopie in eine Quarantäne DB gestellt.

Jetzt könnte theoretisch der Personenkreis, der Edit Rechte auf der DB hat die Mails verändern (nicht so schlimm...sind sowieso nur die Admins).
In den entsprechenden Mails wird ein Flag gesetzt, in einer Spalte des Mailfiles des Users ausgelesen und mit einem Icon kenntlich gemacht.

Über einen Aktionsbutton haben die User die Möglichkeit, manuell Mails in eine Mail-In zu kopieren um diese zu archivieren.
Hierbei benötigen sie leider schreibrechte an der DB, sonst funzt die Aktion nicht. Somit könnten die User die Mails in dieser DB bearbeiten.
...das ist nicht wirklich revisionssicher 

Hat jemand einen Tipp, wie User manuell ein Mail über eine Aktion/einen Agenten in eine DB verschieben könnten, auf die sie selbst keinen Zugriff haben ?

Hat jemand von Euch bereits eine kostenfreie (schmale) Lösung zu dem Problem im Einsatz ?

Cool wäre eine automatische Umwandlung einer zu Archivierenden Mail in ein PDF ...

Gruß
Marco

[cubetoon]

Dafuer gibt es doch den Depositor Access (keine Ahnung wie der im Deutschen Client heissen mag)

Und: kopieren die User die Mails in die Mail-In Datenbank oder senden sie eine Mail an die Mail-In Adresse? Um einer Mail an einen Mail-In Empfaenger zu senden ist keine Zugriffsberechtigung fuer die Ziel Datenbank benoetigt.
Das waere also ein anderer Ansatz.

[eknori]

Unsere Revision hat nun die Anforderung gestellt

Das ist ihr gutes Recht ...

Es gibt natürlich diverse kostenpflichtige Produkte, jedoch wollte ich das Problem eleganter lösen.

IMHO der  falsche Ansatz, wenn es um revisionssichere Archivierung geht.

Ich habe eine Textliste zur Verfügung, in der die üblichen Wörter von geschäftsrelevanten Mails zusammengetragen wurden.

Vorsicht: Dies mag für den Moment reichen, aber was ist mit Dokumenten, die augenscheinlich HEUTE nicht geschäftsrelevant sind, im Laufe der Zeit aber geschaäftsrelevant WERDEN KÖNNEN?

Über einen Aktionsbutton haben die User die Möglichkeit, manuell Mails in eine Mail-In zu kopieren um diese zu archivieren.

Ich würde hier eher den umgekehrten Weg gehen. Grundsätzlich wird ALLES archiviert, es sei denn, der User gennzeichnet die Mail AUSDRÜCKLICH als nicht zu archivieren. Damit bist du in Bezug auf Revisionssicherheit der sicheren Seite ein Stück näher.

Cool wäre eine automatische Umwandlung einer zu Archivierenden Mail in ein PDF ...

Auch hier ist Vorsicht geboten: Zum Einen liegen die Mails dann nicht mehr in ihrer "ursprünglichen Form" vor, und zum Anderen hast du dann ein Problem, wenn du Mails mit Attachments hast. Machst du daraus ein PDF, hast du lediglich ein Abbild der Mail und kommst nicht an das Attachment ran. Das muss in jedem Fall separat gespeichert werden.
Dann sind wir aber auch schon schnell bei der Frage " Single Instance ". Ich denke nicht, daß du das mit einer "schmalen" Lösung hinbekommen wirst. Klar kannst du das Rad neu erfinden, aber muss das sein ?

[Peter S.]

Der nächste logische Schritt wäre die maximale Schandenshöhe bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung von der Rechtsabteilung prüfen zu lassen.
Ebenso die ggf zu entrichtenden Strafzahlungen nachdem festgestellt wurde das NICHT archiviert wird.
Darüberhinaus wäre der Schaden des Unternehmens durch Imageverlust zu bewerten.
Wenn die einzelnen Schadenshöhen den Preis eines Archivsystems nicht überschreiten ist es wirtschaftlicher NICHT zu archivieren, egal was der Gesetzgeber, bzw die Revision verlangt.

Wenn im Sinne der Revision archiviert werden soll, dann solltet ihr vorher eine kundigen Rechtsberarter hinzuziehen da die Aussagen zu "nicht veränderbar" und "revisionssicher" sehr unterschiedlich ausgelegt werden.

Nach unseren Erfahrungen reicht es die Mails in einem zentralen Storage zu sammeln auf den nur eine vorher festgelegte Gruppe Zugriff hat.
Auch können natürlich die User die Mails da reinkopieren.
Diese müssen nach unserem derzeitigen Wissensstand NICHT vertifft werden.

[wattsonlosen]

Hallo und vielen Dank ersteinmal für die Antworten.

Da bei und fast keine Vertragsabschlüsse per e mail getätigt werden ist diese Geschichte eher etwas um der externen Revision zu zeigen, dass wir uns Gedanken gemacht haben.

Deswegen trete ich dem Problem mit der Einstellung gegenüber: Keine Kosten und keine Aufwendige technische Umsetzung.

Das mit den PDFs und den Anhängen ist natürlich ein Problem.

Das deutsche Pendant zu Depositor Access ist "Einlieferer" und wirklich ein guter Tip. Die Berechtigung ermöglicht per einfache Aktion ein Mail in die DB zu kopieren ohne das die User die Mails sehen und Zugriff haben.

Somit habe ich eine quick & dirty Lösung die bei unseren minimalanforderungen genügen sollte...

danke nochmal