Für ein konkretes Angebot langen deine Daten nicht ...
ein Fahrtenbuch kann ich als SingleFormSingleUser Anwendung ohne Sicherheitsmechanismen zu programmieren anfangen. Und ab da kann es dann vom Preis her nur noch aufwärts gehen.
Vor allem dann wenn man das Ganze unter diesen Aspect hier entwickeln muss:
Mindestaufzeichnungen
Wird zum Nachweis für den Abzug von betrieblich/beruflich veranlassten Fahrtkosten ein Fahrtenbuch geführt, sind die unten stehenden Angaben im Zusammenhang mit Rechnungen über Treibstoffe, Öl, Reparatur, Kundendienst usw. erforderlich. Diese Forderungen ergaben sich bisher fast ausschließlich aus Verwaltungsanweisungen. Zwischenzeitlich hat der BFH mit Urteil vom 16.3.2006, VI R 87/04, diese Rechtsauffassung bestätigt.
- Amtliches Kennzeichen zu Beginn des Fahrtenbuchs
- Datum jeder Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
- Reiseziel
- Reisezweck
- aufgesuchte Geschäftspartner
- Umwege sind aufzuzeichnen
- jeweilige Abfahrt- und Ankunftszeit, soweit Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden
- Privatfahrten müssen im einzelnen, jedoch ohne Angabe des Reisewegs, aufgezeichnet werden
- für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und Betriebs-/Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Geschlossene Form
Der Bundesfinanzhof hat mit der Grundsatzentscheidung vom 09.11.2005, VI R 27/05, einen engen Maßstab angelegt und hohe Anforderungen an die Beschaffenheit des Fahrtenbuchs gestellt.
Danach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. In diesem Fahrtenbuch sind die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben.
Der BFH fordert, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.
Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist und dass es die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergibt.
Aus Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung ergibt sich ferner, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht nur fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form, sondern vor allem auch zeitnah zu führen ist.
Excel-Fahrtenbuch
Problemstellung
Immer wieder werden Fahrtenbücher mit Hilfe der Tabellenkalkulationssoftware Microsoft Excel (MS Excel) geführt. Auch wenn die Steuerbürger in den Tabellenblättern des Programms für jede Fahrt die erforderlichen Angaben eintragen, versagt die Finanzbehörde dem Fahrtenbuch regelmäßig die steuerliche Anerkennung.
Denn die Erfassung der einzelnen Fahrten in einem solchen Programm biete keine hinreichende Sicherung gegen nachträgliche Veränderungen. Bei dem verwendeten Programm genüge die Änderung einer Zahl oder einer Rechenformel, damit alle fortlaufenden Zahlen neu berechnet und entsprechend angezeigt würden. Für die Führung eines elektronischen Fahrtenbuches sei zu verlangen, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.
Bundesfinanzhof
Mit Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, hat der Bundesfinanzhof diese Begründung übernommen und das Excel-Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs genügt eine mit Hilfe eines Computerprogramms erstellte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.
Konsequenz
Wird für einen gemischt genutzten Pkw ein Excel-Fahrtenbuch geführt, so kann dieses nicht berücksichtigt werden. Der Wert der privaten Kfz-Nutzung ist nach der sog. 1 %-Regelung zu ermitteln.
Elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (Tz. 18 des BMF-Schreibens vom 21.1.2002).
