Shared Mail

[michael-r]

Hallo zusammen,

ich hatte mal ein bißchen im Forum nach Shared Mail gesucht, in den Release 5+6 wurde anscheind davon abgeraten.

Jetzt wollte ich mal nachhören wie das aktuell ist (Release 7)? Setzt jemand das ein? ich muss sagen von der Adminhilfe hört sich das recht gut an, ich habe es auch testweise eingerichtet.
Nun hatte ich auch eine Mail an 2 Benutzer gesendet, inklusive Anhang. Die Datenbank für den SCOS ist auch grösser geworden, nur der Anhang ist ca. 1,5 MB  und die DB ist grade mal um 100 KB grösser geworden.

Oder klappt das nicht wenn man E-Mails von POP3 Fächern abholen lässt und diese dann an den Domino weiterleitet?

MFG Michael

[michael-r]

> show scos
show scos
Shared mail:            Enabled for delivery and transfer
Directory Availability Requested    Actual Max Size
shared
  open for delivery   10  10 8192
Totals     10  10 8192

^^ist das nicht etwas wenig?
sollten da nicht dann die 10 DBs aufgelistet werden?

MFG Michael

[Glombi]

Ich kann mir ehrlich gesagt nicht vorstellen, dass Shared Mail irgendwann mal funktioniert.

Aktuell kenne ich keinen Kunden der das einsetzt. Und ich kenne nur einen Kunden, der das - bis zum Superdatengau - einmal eingesetzt hat.

Das gleiche gilt wohlf ür Sinlge Copy Template. Auch das ist mir Vorsicht zu genießen. Lieber würde ich Geld in Plattenplatz investieren.

Andreas

[michael-r]

m3 (martin) hatte das in einem Post erwähnt deshalb die Frage.

Ok das erste was mich bisher stört ist dass ich nicht auf die DBs zugreifen kann... alles andere muss man sehen.

PS: Bei anderer IBM Software funktioniert das ja auch mit Lotus, warum dann nicht auch in Lotus selbst?

[m3]

Ich möchte aber betonen, dass ich Shared Mail NIE empfohlen, sondern nur erwähnt habe! 

[michael-r]

Habe ich was anderes behauptet? .

Hast du das schonmal testweise eingerichtet?
Irgendwie zeigt der mir wenig an wenn ich in der console show scos eingebe.

[m3]

Nope. Weil um das Geld, was meine Arbeitszeit kosten würde, um das einzurichten, hab ich auch schon ein paar Platten gekauft und eingebaut.

[koehlerbv]

Shared Mail mag vielleicht bei dem einen oder anderen seit Jahren gut funktionieren, nur darf man bei derartigen Lösungen - egal ob die nun von IMB Lotus oder Microsoft oder sonstwem kommen - generell die Gefahr besteht, dass es bei einem Dateifehler nicht nur einen User der Mails beraubt, sondern prinzipiell ALLEN.
Dieser Gefahr steht lediglich eventuell gewonnener Plattenplatz gegenüber, der aber nun dermassen billig ist, dass man angesicht der "Gefahrenlage" gar nicht darüber nachdenken sollte.

Ab gesehen davon: Wenn man sich Gedanken macht, ob die Mailfiles durch redundante und sehr grosse Attachments übermässig aufquellen, sollte man hier eher organisatorisch ansetzen: Mailfiles sind KEINE Organisationsmittel, und Notes bietet für Dokumentenmanagement, Teamarbeit und Archivierung vollkommen andere Mittel.

Soweit meine zwei Cent.

Bernhard

[m3]

Und wenn man wirklich Shared Mail will, braucht man ja nur Sexchange installieren. Das crashed dann out-of-the-box.

[koehlerbv]

Das Exchange-Bashing hatte ich jetzt vermieden, aber hoffte dennoch, dass man das trotzdem zwischen den Zeilen liest 

Bernhard

[m3]

Dafür hast ja mich.  

[koehlerbv]

Was ich sehr zu schätzen weiss 

Bernhard

[michael-r]

Ok ok überzeugt :-D.

Aber ich meinte nicht exchange :S. Wer will schon MS ?

Der IBM Content Manager hat eine SIS Funktion, wenn E-Mails mittels CommonStore und Lotus Domino archiviert werden. Aber ich weiss nicht ob das nur für eine MailDB gilt oder ob alle MailDBs auf alle Anhänge geprüft werden...ich glaube schon.
Allerdings ist es dabei egal ob die Mails archiviert sind, die Dokumente lassen sich dank einer Art Volltextindex suche in Sekunden schnelle wiederfinden. Problem an der Sache ist nur dass das Feature nur unter Windows verfügbar ist oder evt Linux. Bei uns läuft der Domino unter der AS/400 und der Content Manager OnDemand kann sowas nicht . Wobei wir das noch nicht aktiv einsetzen.

MFG Michael

[Glombi]

Archivierung ist eine andere Sache. Gute Archivlösungen können anhand der Signatur eines Anhangs erkennen, ob dieser bereits in einem anderen Dokument vorhanden ist und verlinken dann entsprechend.

Aber dieses einem so anfälligem Teil wie einem Domino-Server anzuvertrauen, da habe ich etwas Bauchschmerzen (aufgrund der Erfahrung).

Andreas

[michael-r]

Na ist ja keine direkte Archivierung. Du kannst dort einstellen dass Dokumente nach einem Tag genommen werden und dann auf eine andere Festplatte geschrieben werden und nach 36 Monaten auf Bandlaufwerk.
Im Prinzip kannst du alles immer hin und her packen aber es ist noch nicht richtig archiviert . Archiviert ist es ja eigentlich erst dann wenn du sagst die Daten können nicht mehr geändert werden.
Es gibt da eine direkte Anbindung an Lotus Notes, wo man ggf. E-Mails suchen kann oder andere archivierte Dokumente.

MFG Michael

[michael-r]

Also ich habe mal beim Support bezüglich Shared Mail nachgefragt:

Die Object Store Datenbanken fallen unter die Maintenance, da es Notes Standart Datenbanken sind.

Es gibt nicht viele Kunden die SCOS einsetzen und es wurden auch bisher für SCOS auf 7.0.1 weltweit sehr selten Probleme gemeldet.

^^ entweder es läuft oder niemand traut sich es einzusetzen. grins.
Genaure Infos folgen, hoffe ich.

koehlerbv hat gesagt, dass bei Dateifehler E-Mails verloren gehen, naja ist das nicht überall so? Wenn man ein Framework einsetzt, wo alle relevante Mails reinkommen, dann können diese auch verloren gehen. Ist es nicht schlimm, selbst wenn ein Dateifehler bei einer Maildatenbank passiert und alle E-Mails verloren gehen. Das kann doch mit jeder Datenbank passieren oder?

Allerdigns wäre es auch angenehmer wenn man in eine Object Store Datenbank reingucken könnte wie in eine normale Datenbank.

Tut mir leid, dass ich so drauf rumreite, aber es ist ein Intressantes Thema, nicht nur um Plattenplatz zu sparen, sondern auch wegen der Archivierung. Wobei die nächste frage lautet wie archviere ich das, aber das habe ich auch schon den Support gefragt :-D.

MFG Michael

[Wolfgang]

Hallo Michael,

ich habe für folgendes Szenario bei Verwendung von Shared Mail keine Lösung.

- Mail mit Anhang an drei User. Anhang befindet sich im SCOS
- Alle drei User löschen das Mail, Anhang verschwindet aus SCOS
- am nächsten Tag kommt User A und sagt, er habe das Mail versehentlich gelöscht.
- Wiederherstellung der Mail-DB des Users aus der Sicherung
- Mail ist wieder da, aber Anhang fehlt noch, oder?
- SCOS kann ich aus der Sicherung nicht zurückspielen, denn inzwischen sind ca. 1.037 weitere Mails mit Anhängen eingegangen, die dann fehlen würden.

Wie geht man mit diesem Problem um? Da es mir nicht klar ist, verwende ich kein Shared Mail ...

Gruß
Wolfgang

[michael-r]

Also man verbietet den Usern erstmal generell das löschen von E-Mails, weil ja alle E-Mails gesetzlich archiviert werden müssen. Naja zumindest die geschäftsrelevanten. Wenn User A, User B+C+D+E ein lustiges PDF geschickt hat, macht ihr euch nicht die Mühe das wiederherzustellen oder?

... wenn ich was lösche kann ich nicht erwarten, dass man es wieder herstellen kann? Ich halte es für Fatal Usern sowas zu ermöglichen. Wer weiss was auf was die für Ideen kommen.
Und wenn ein User etwas "ausversehentlich"(gibt es nicht) gelöscht hat, dann löscht er danach nix mehr, wenn es wichtig war :-D. Oder er bittet den Absender ganz lieb, schick nochmal .

E-Mails können bei Datenverlust verloren gehen, wenn die DB beschädigt ist und die Sicherung eingespielt wird, aber das habe ich auch mitangefragt beim Support.

Allerdings fällt mir was auf, wenn man die Daten sehen würde, wie in einer Mail-DB hätte man damit weniger Probleme.

MFG Michael

[Wolfgang]

... das Verbieten des Löschens reicht eh nicht aus, die gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen. Da muß man m.E. andere Lösungen verwenden.
Aus ihrer Mail-DB dürfen die Anwender hier löschen, was sie wollen ...

Gruß
Wolfgang

[michael-r]

Klar dürfen Benutzer alles aus ihren MailDBs löschen, aber im normal Fall finde ich sollte jeder Benutzer denken gelöscht ist gelöscht. Und das sollte man sich doch mehrmals überlegen.


MFG Michael