Archiv allgemein

[martina8]

Hallo,

wir sind gerade dabei unser e-Mail System auf Notes umzustellen und haben daher mit der Archivierung im Notes noch keinerlei Erfahrungen sammeln können.
Mich würde interessieren, wie andere die Archivierung im Unternehmen einsetzen und ob ihr das überhaupt macht.
Wir möchten eine serverseitige Archivierung durchführen evtl. über Richtlinien definiert und nicht vom Benutzer selbst. Macht das Sinn? Oder sollte man dem Anwender zusätzlich noch die Möglichkeit lassen, selbst auch noch Archivierungskriterien festzulegen?
Wie kann man das Problem mit der Suchen lösen, da man ansonsten in der Maildatenbank und im Archiv suchen muss um ein Dokument zu finden?

Danke und viele Grüße

Martina

[michael-r]

Du kannst nur eins machen, serverseitige oder manuelle Archivierung.

Es empfiehlt sich aber die serverseitige Archivierung, weil User ja nicht umbedingt sich um sowas kümmern, zudem haben die User die Möglichkeit Dokumente die Archiviert werden sollen manuell als abgelaufen zu makieren, diese werden dann bei der nächsten Archivierung mit archiviert. Und zudem ist dann noch alles gleich archiviert, nicht das User1 nach einem Jahr archiviert, User2 nach zwei Wochen etc.

Das mit der suche ist so eine Sache. Es gibt auch, glaub ich, die Möglichkeit eine Verknüpfung zu dem Dokument bestehen zu lassen, allerdings kannst dann nur nach Betreff, Absender, Datum suchen, nicht nach Inhalten.

Andere Archivierungssysteme:
IBM Content Manager

MFG Michael

[michael-r]

Wer hat Erfahrung mit der Option in den Archivierungs Richtlinien "Grösse in der Datenbank verringern gemacht", Anhänge löschen und Zusammenfassen?

Also ich habe mal testweise ein paar E-Mails etc, manuell in den Archiv Ordner (Werkzeuge >>> ArchivKriterien) geschoben, bei manchen werden die Dokumente gekürzt, bei anderen nicht, auch wenn die Dokumente grösser als 40 KB sind.

Komisch oder?
Wenn man die Dokumente kürzt und zusammenfasst, stehen die, find ich, doof in der MailDB rum, warum wird nicht automatisch ein Dokumentenlink zum kompletten Dokument eingefügt oder hab ich da was übersehen?

MFG Michael