Größenbeschränkungen unter R5 beziehen sich immer nur auf selber erstellte (und gespeicherte) Dokumente. Eingehende Dokumente vergrößern auch weiterhin die Mailbox.
Die angesprochene Spalte (bzw. Einstellung) Max. Größe (1, 2, 3 o. 4 GB) ist ein Relikt aus R4 Zeiten, als dies die maximalen Datenbankgrößen waren. Sie gelten aber heutzutage nur bei Datenbanken, die noch eine R4-Dateistruktur ("ODS") haben. Diese würde man nur in Ausnahmefällen verwenden.