Mail mit Anlage auf File-Server speichern und zurück ??

[heiconator]

leider noch nicht weiter vorangekommen.
Da es keine fertige Komplettlösung gibt bzw. nicht 'mal so nebenbei'  implementiert werden kann,
ist es erstmal etwas ruhig geworden.
Es ist also noch keine Entscheidung gefallen, wie (oder ob überhaupt) das Thema weiterverfolgt wird.
Aber falls sich hier noch etwas bewegt, poste ich es hier wieder.

Ciao
Rico

[meichhorner]

Hy,

und was hälst du von sowas

http://www.comprendium.com/jahia/Jahia/lang/de/pid/24

CU
Martin

[heiconator]

So, das Thema ist zwar schon lange in Vergessenheit geraten,
aber wie es der Zufall so will hab ich jetzt eine Lösung gefunden.

Unter http://www.openntf.org gibt es ein Projekt OpenNTF Mail Experience
In dieser Mailschablone ist in den Tools auch eine Funktion Export Mime to RFC-822 enthalten,
die genau das Gesuchte erledigt.
Hier fehlt nur noch ein Dialog, wohin gespeichert werden soll und dann ist die Funktion perfekt.
Die Internationalisierung ist auch schon geplant (Project: OpenNTF Mail Experience International),
bisher aber noch keine Ergebnisse.

Ciao
Rico

[animate]

Einzelne Dokumente kannst du mit LotusScript in ein XML-Dokument exportieren und dieses Dokument im Filesystem speichern.
Ein gespeichertes XML-Dokument kannst du auch wieder in die DB importieren.

Beispielskripte, die das machen sind in der Designer Hilfe

[heiconator]

Einzelne Dokumente kannst du mit LotusScript in ein XML-Dokument exportieren und dieses Dokument im Filesystem speichern.
Ein gespeichertes XML-Dokument kannst du auch wieder in die DB importieren.

Das mag aus Programmierersicht die bessere Lösung sein, aber für den Anwender
ist das zu kompliziert. Für ihn sollte das so aussehen:

Mail kommt an (mit Anhang) und soll auf dem Fileserver neben diversen z.B. Worddokumenten zum selben Vorgang abgespeichert werden und vonn dort einfach durch ein öffnen des Dokuments (Doppelklick im Explorer ) wieder geöffnet werden.
Auch die darin enthaltenen Anhänge sollten wie gewohnt angesprochen werden. Genau das wird damit erreicht.

Natürlich wäre es noch besser, wenn jetzt Notes statt Outlook beim Öffnen dieser Datei wieder anspringen würde. Aber das ist mit der XML-Datei auch nicht realisierbar.

Es dauert eben, bis die Anwender sich an Notes gewöhnt haben und die anderen Dokumente statt auf dem Fileserver in Notes ablegen, damit am Ende wieder alles beisammen ist. Für die meisten ist Notes eine Blackbox, in der die Daten verschwinden (und natürlich auch wieder rauskommen). Aber die Daten sind in Notes "eingesperrt".
Es fehlt ein wenig das Vertrauen in das System und es fehlt die Vorstellung wie und wo die Daten organisiert sind.


Ciao Rico.

[meichhorner]

Hy heiconator,

Unter http://www.openntf.org gibt es ein Projekt OpenNTF Mail Experience
In dieser Mailschablone ist in den Tools auch eine Funktion Export Mime to RFC-822 enthalten,
die genau das Gesuchte erledigt.

Ich habe mir gerade die aktuelle Schablone runtergezogen,
aber da drin finde ich die von dir beschriebene Funktion nicht.

Ist es ein Agent ?

Danke,
Martin

[meichhorner]

Hy,

hab's grad gefunden.

Cu
Martin

[widmaier]

Hi zusammen,
wie wäre es denn mit dieser Lösung?
http://www-10.lotus.com/ldd/sandbox.nsf/ecc552f1ab6e46e4852568a90055c4cd/fe7542cd3b120e1b00256c38004a6a27?OpenDocument&Highlight=0,detach
Wir haben dies bei uns mal getestet und waren soweit zufrieden.

[D. Maute]

Das mag aus Programmierersicht die bessere Lösung sein, aber für den Anwender
ist das zu kompliziert. Für ihn sollte das so aussehen:

Mail kommt an (mit Anhang) und soll auf dem Fileserver neben diversen z.B. Worddokumenten zum selben Vorgang abgespeichert werden und vonn dort einfach durch ein öffnen des Dokuments (Doppelklick im Explorer ) wieder geöffnet werden.
Auch die darin enthaltenen Anhänge sollten wie gewohnt angesprochen werden. Genau das wird damit erreicht.

Hallo Rico,

irgendwie kommt mir das sehr bekannt vor 
Ich hab auch schon mal danach gefragt - aus den selben Gründen: Wir haben unsere Projekte auch immer in Ordnern abgelegt - mit allem, was dazu gehört - Word, Excel, CAD-Zeichnungen, Bildern... UND natürlich auch Mailverkehr - das ging so lange gut, bis wir auf Notes umgestiegen worden sind. Da wir mit anderen Firmen (Outlook mit Exchange, Outlook oder Netscape mit Sendmail) und Fachhochschulen zu tun haben, wurden die Projekte immer auf CD gebrannt und weitergegeben - oder auch so archiviert. Dann konnte jeder auch die Original-Mails öffnen und verwenden.
Jetzt machen wir das nur noch über RTF-Export und getrennten Anhang abspeichern, weil die meisten mit einer .nsf nichts anfangen können... PDF haben wir auch schon probiert - macht aber manchmal Probleme mit eingebetteten Diagrammen/Bildern aus Notes heraus...
Es ist für einen Notes-User nur sehr schwer nachvollziehbar, warum man so etwas wirklich braucht, wenn man es noch nie benutzt hat. Wenn man es aber jahrelang wirklich oft benutzt - und es geht auf einmal nicht mehr, dann ist es echt ein etwas größeres Problem...

Gruß Dietmar

[D. Maute]

Hach - schön - ich bekomme von "intern" hier mal wieder folgenden "Vorschlag":
____________________

Bei der Mitarbeiterbefragung wurde u.a. folgender Punkt besprochen:

Die Archivierung aus Lotus Notes (Mails und angehängte Dateien) ist nach wie vor umständlich
und kaum organisiert. (Außer bei Produktprojekt-Dateien).
Der Zeitaufwand um Daten und Mails (getrennt) zu speichern ist ärgerlich.

Es wurde angeregt, hierzu ein Firmeninternes Konzept zu erarbeiten,
welches die Datenablage besser organisiert und einfacher macht.
(Verantworlich Herr Maute/Herr xxx).
Gibt es hierzu Ansätze?
_____________________

Finde ich toll, dass das Thema immer wieder hoch kommt - mir kommt es bei dem Thema übrigens auch gleich hoch...
Ist nun schon fast Zwei Jahre her, dass sich die User von Outlook auf Notes umorientieren konnten - aber es gibt einfach einige Punkte, die sind nicht wegzubekommen...

Gruß Dietmar

[MartinG]

Meine Meinung: Archivierung im Filesystem über eml - Dateien halte ich für nicht sinnvoll. Hier entsteht ja ein riesiger Wildwuchs und das ganze ist auch nicht organisiert, per Volltextsuche etc auch kaum zu erfassen...

Die Frage die sich für mich bzw auch unsere Firma stellt, ist ob es nicht sinnvoller ist eine "richtige" Archivierung von Mails zu machen in einem "echten" Archivierungssystem, auf welches dann fest verlinkt wird.

Wenn Ihr Projektdaten etc top zusammenhalten wollt, dann wäre eigentlich ein echtes DMS-System die beste Lösung, wo alles zentral in einem Datenbankbasierenden System abgelegt wird....

[D. Maute]

Hallo Martin,

wir haben seit einem Jahr ein "schlankes" DMS-System für unsere Warenwirtschaft und Eingangsrechnungen am laufen - es gäbe auch ein Modul für die Mail-Archivierung - ob das jedoch mit Ankhängen klar kommt...? - Aber darum geht es hier ja auch gar nicht - wir brauchen z.B. keine Volltextsuche - wir wollen die Mails mitsamt den Anhängen im Projektordner abspeichern.... Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann das ganze Projekt auf CD gebrannt werden und ggf. einem Projektpartner KOMPLETT zur Verfügung gestellt werden - das würde bei einem DMS eben nicht so gehen. Wir - und auch "heiconator" wars glaube ich, suchen nach einer Exportmöglichkeit "analog" Outlook - vielleicht sogar in diesem msg-Format - das wäre DIE Lösung...

Schau'mer mal, was draus wird - vielleicht gibt es das ja inzwischen? - Hier wäre ein 3'rd Party-Spezialist gefragt...

Ansonsten fiel mir nur noch eins ein: Man könnte doch mit einem Outlook-Client auf die Mail-DB lesend zugreifen und das Mail so archivieren?! - Ginge das vielleicht ohne größeren Aufwand???

Gruß Dietmar

[MartinG]

Die OpenNTF Mailschablone von www.openntf.org hat m.W. einen Export im EML-Format eingebaut.  Wenn Du dir nur diese Aktion mit dahinterliegendem Code kopierst und in Eurer Mailschablone einbaust, sehe ich da eigentlich kein Risikio darin, da ja nirgendwo in Systemcode eingegriffen wird, sondern nur ein zusätzlicher Export zur Verfügung steht.

Die Mails liegen dann im EML-Format vor, was m.W. identisch ist mit dem MSG-Format von Microsoft und RFC822 konform ist....

[D. Maute]

Hallo Martin!

DAS klingt SUPER - ich werde die Info gleich mal an usere Notes-Programmierer weitergeben - vielleicht löst das ja die Problematik...

SUPER-INFO (wenn's klappt)!!!

Ich bleib' dran und melde mich wieder - DANKE!!!

Gruß Dietmar