Mail mit Anlage auf File-Server speichern und zurück ??

[heiconator]

Bei der Ablösung von Outlook ist das Problem entstanden. Mails werden komplett auf einer umfangreichen Ordnerstruktur abgespeichert (inkl. Anlage). Wenn es dann nach z.B. 6 Monaten eine Frage gibt, wird die Mail zum Vorgang zurückgelesen.
Wie bekomme ich die Mail ohne Verluste auf den Fileserver. Eine Speicherung innerhalb von Notes wird zusätzlich durchgeführt. Die Exportformate verändern die Mail zu sehr und verlieren den Anhang.

Vielen Dank.
Christoph

[TMC]

Ganz klar ist Deine Beschreibung imho nicht.

- Bei der Ablösung von Outlook ist das Problem entstanden.
- Mails werden komplett auf einer umfangreichen Ordnerstruktur abgespeichert (inkl. Anlage). Wenn es dann nach z.B. 6 Monaten eine Frage gibt, wird die Mail zum Vorgang zurückgelesen.

OK, von Outlook aus? Von Notes aus? Ist das überhaupt hier relevant?

Wie bekomme ich die Mail ohne Verluste auf den Fileserver.

Von welchem System? Outlook? Notes?
Wenn Du Notes kennst, dann solltest Du wissen, dass Mails nicht wie Dokumente in Outlook sind, sondern Bestandteil der mail.nsf, diese kann man nicht als Datei in ein Verzeichnis speichern. Anhänge etc. aber schon.....

Eine Speicherung innerhalb von Notes wird zusätzlich durchgeführt. Die Exportformate verändern die Mail zu sehr und verlieren den Anhang.

Zusätzlich? Also parallel zu Outlook?  Das verstehe ich jetzt von Deinem Kontext her überhaupt nicht.

Nähere Infos wären hilfreich um zu helfen

Matthias

[MartinG]

@TMC,

zur Info: Outlook hat eine wie ich schon sagen muss ein sehr schönes Feature Mails in einer normalen Datei abzuspeichern (msg-Format). Dadurch lassen sich Mails sehr einfach auslagern und hinterher wieder beliebig importieren/öffnen etc. In einer solchen msg Datei ist das komplette Mail inkl. Anhängen etc abgespeichert.

@Christoph,
Mit Bordmitteln hat man da bei Notes m.E. nicht viel Chancen. Man könnte sich natürlich irgendetwas basteln das die Masken mit im Dok abgespeichert werden...

Notes geht hier den Ansatz das sich jeder User eine Archivdatenbank anlegen kann (die dann z.B. auch im Filesystem liegt) wo die Mails verschoben werden können. Archivieren ist eigentlcih supereasy - für den Admin beim ersten Mal einrichten vielleicht nicht ganz selbsterklärend und etwas verwirrend vor allem wenn man das Archiv nicht unter C:\lotus\notes\data ablegen will...

Gruss
Martin

[TMC]

@Martin:
Klar, das Feature kenne ich, und ist seitens Anwender wirklich toll. Wird auch Notes so wohl nie erreichen, weil ein anderes Prinzip dahintersteckt bei Notes. In Outlook schiebst Du eine Mail in ein (Netz)laufwerk per Drag & Drop und jeder kann diese Öffnen wie eine Office-Datei.

Trotzdem verstehe ich immer noch die Frage nicht ganz von heiconator.
Vielleicht geht es aber nur mir da so......?

Matthias

[MartinG]

...denk nicht so kompliziert - ich glaube genau das will er unter Notes nachstellen.

Gruss
Martin

[TMC]

achso....

Da hab ich nun wirklich zu kompliziert gedacht, wenn ich jetzt nochmal den ersten Thread lese will er wohl genau das :-)

Matthias

[Semeaphoros]

Ich verstehe das auch so wie Martin.

Gleichzeitig vermute ich, dass man da mit Ausguck versucht hat, einen einfachen Workfloh, der dann allerdings von Hand betreut werden musste, aufzubauen. Wenn man da die Hintergründe kennt, wäre da bestimmt Raum für eine schöne, und möglicherweise  auch sehr nützliche Notes-Applikation wohl irgendwie in Richtung einer Projekt-Verwaltung (stichwort: zum Vorgang zurückspeichern) möglich. Das geht aber dann schon deutlich über das alte Vorgehen hinaus.

[koehlerbv]

Leute, lasst uns mal abwarten, was der Poster genau will. Mit Notes geht ja fast alles ... ;-)

Bernhard

[heiconator]

Ich versuche die Frage nochmal zu formulieren, so daß sie (hoffentlich) verständlicher wird.

Es ist also so, daß es bei uns User gibt, die die Funktion "Mail Speichern unter" im Outlook benutzen.

Dabei wird es ermöglicht, die erhaltene Mail, im Dateisystem an einem beliebigen Ort abzulegen. Die Struktur der zu speichernden Mail bleibt dabei erhalten, also auch jeglicher Informationsinhalt wie z.B. Dateianhänge.

Die Frage ist nun, ob so eine Vorgehensweise mit dem oben beschriebenen Ergebnis auch mit Notes möglich ist.

[heiconator]

Ergänzung bzw. neuer Lösungsansatz.

Kann man im Notes die Mail vielleicht als *.msg exportieren?
D.h. eine entsprechende Datei im Outlookformat erzeugen. (grausamer Gedanke)
Wenn das geht, ergibt sich natürlich auch die Frage nach dem Import einer *.msg-Datei.

Besser finde ich den Lösungsansatz, aus der Nachricht ein ZIP-Archiv zu erstellen,
welches die eigentliche Nachricht als Text, HTML oder PDF enthält
und die Dateianhänge ebenfalls in diesem Archiv landen.
Damit wäre die Nachricht samt Anhänge im Filesystem abspeicherbar,
ohne den Bezug zwischen Nachricht und Anhang zu verlieren.

Es geht ja schließlich nicht darum, daß die Nachricht unbedingt wieder im Notes geöffnet werden muß.
Es soll einfach mit anderen Dokumenten (meist Themen- oder Projekt-bezogen) zusammen abgelegt werden.
Ja, der umgekehrte Ansatz, alles in Notes zu speichern wäre effektiver,
aber es gibt MA die sich damit (noch) nicht anfreunden können.

Daß das einigen Programieraufwand erfordert ist mir schon klar.
Die Frage ist, ob soetwas überhaupt realisierbar ist.


Gruß
Rico

[Don Pasquale]

Ich glaub ich werde paranoid, das ist bestimmt schon der Dritte
Frischling, der danach fragt.
Die anderen waren nach max 5. Postingswieder offline.

Ciao
Don Pasquale

[heiconator]

Wenn ich solche wenig hilfreichen Antworten wie von Don Pascale lese verstehe ich warum die Frischlinge nicht mehr posten.

Wer gezielt nach Outlook und anderen Hinweisen zum Thema "msg" im Forum sucht landet keinen Treffer. Keine Information zu Thema. Warum dann nicht fragen?

[Don Pasquale]

He, jetzt mach mal langsam. Hier wird einem ja geholfen.
Du fragst nur nach einer absolut nicht trivialen Angelegenheit.
Mit Bordmitteln geht das derzeit nicht.
Soweit ich aber weiss, gibt es aber 3rd party Software, die
eine Archivierung von Mails anbietet.

Ciao
Don Pasquale

[koehlerbv]

Notes ist für ein solches Verfahren nicht vorgesehen. Mit Bordmitteln, die dem User zur Verfügung stehen, besteht also keinerlei Möglichkeit.
Mit *genügend* Programmiererfahrung kann man so etwas auf verschiedene Weise nachbauen. Bevor man diesen Aufwand betreibt, sollte man aber genau darüber nachdenken, *warum* so etwas erforderlioch ist oder ob man die Aufgabe nicht auch ganz anders lösen kann.

Bernhard

[heiconator]

@Don Pasquale: Deine erste Antwort hörte sich nicht gerade nach Hilfsbereitschaft an.

Es handelt sich hier nicht um eine reine User-Anfrage!

Bordmittel, was heißt das?
- So wie die Datenbank ist? Klar dann hätte ich nicht gefragt.
- Mit den in Lotus unterstützten Programmiersprachen?
   Wenn das nicht geht werfe ich sowieso das Handtuch.
   Grundkenntnisse in der Lotus-Programmierung sind schon da.
   Was darüber hinausgeht wird vergeben, sofern bezahlbar.

3rd party Software - Any Hints? Kennst Du da was konkretes?
Ist wahrscheinlich günstiger als selbstprogrammieren.
Die Kosten dieser Software werden dann schon zeigen ob der Weg weiterverfolgt wird.  

@koehlerbv: Diese Aussage ist schon konkreter. Damit wird sich wohl die Realisierung erübrigen.
Betrifft das nur das Thema der msg-Dateien oder ist das Erzeugen von PDF-Dateien bzw. ZIP-Archiven genauso kompliziert?
Die einzelnen Parts einer Mail zu zerlegen, einen Text oder HTML zu generieren wird nicht so schwierig sein.
PDF erzeugen wahrscheinlich schon. Zugriff auf eine PDF-API o.ä. gibt es vermutlich nicht in Lotus.
Ich denke da nur an äquivalente Funktionen in Perl oder PHP.

Für ZIP reicht dann vielleicht der Aufruf des externen ZIP-Programmes mit Übergabe der 'Dateien'. Als letztes fällt mir noch OLE ein. Aber das geht alles schon über meine Programmierkenntnisse hinaus und sprengt wahrscheinlich auch den Rahmen.

Ich will nur nicht vollkommen in die falsche Richtung laufen.

Ciao
Rico

[Don Pasquale]

Also ich bin sehr zuversichtlich, dass es möglich ist, Attachments auf einem Dokumentserver abzulegen. Das wäre ja schon mal ein Anfang. Der Nachrichteninhalt selbst ist da schon sehr viel schwerer, die einfachste Sache wäre es als reinen ASCII-Text abzuspeichern.
Aber da gehen die Formatierungen flöten.

PDF, da bekomme ich immer Werbung von der Fa. SoftVision ( www.svd-online.com) Damit lassen sich Dokumente in PDF _Drucken. Diese PDF Dokuemente könnte man ja archivieren, je nachdem welches Ziel Du hast.
Ciao
Don Pasquale

[notesangel]

hallo,
eigentlich sollte das kein problem sein, das könnte man sogar den server  machen lassen, vorausgesetzt die zugriffsrechte stimmen. ein vorschalg wäre einen agenten am cleint laufen zu lassen und der durchsucht die neuenmails in der inbox.

eine sache ist mir allerdings noch nicht ganz klar, wozu benötigt man das, legt euch doch lieber lokale repliken auf dem fileserver (client) an, dann gibts auch keine sicherheitsprobleme.

wenn du weitergehende lösungen haben möchtest, würde ich dir den entwicklerbereich empfehlen.

[Don Pasquale]

eine sache ist mir allerdings noch nicht ganz klar, wozu benötigt man das, legt euch doch lieber lokale repliken auf dem fileserver (client) an, dann gibts auch keine sicherheitsprobleme.

Revisionssichere Archivierung.

Ciao
Don Pasquale

[heiconator]

Das ist auf jeden Fall schon mal ein interessanter Ansatz mit pdf2notes, vor allem auch für andere Notes-Applikationen. :-)
Ich denke da nur an mehrseitige im Notes erzeugte Briefe.
Damit scheint mehr möglich zu sein als mit dem Acrobat-PDFWriter oder anderen externen PDF-Tools.
Vor allem brauchen wir dann keine extra Software auf dem einzelnen Rechner zu installieren. Der einzige Haken an der Sache ist (wieder mal), daß es sich um Windows-DLLs als Notes/Domino-Zusatzmodule handelt. :-(
Unsere Domino-Server laufen unter Linux. Aber vielleicht integriert sich das im Notes-Client, die laufen ja unter Windows.

@notesangel: Das ganze auf dem Server laufen zu lassen ist wg. der Zugriffsrechte kein Problem, der Server hat ja sowieso Zugriff wg. der Replikation.
Ist aber hier nicht notwendig/sinnvoll, da der User selbst bestimmen soll was wo abgelegt werden soll.
Der Sinn des Ganzen ist die Daten einfach Out-of-the-box (Lotus) zu haben und zusammen mit anderen lokal erzeugten Dokumenten abzulegen, daher scheidet auch eine lokale Replik oder ein lokales Archiv aus.
Falls das ganze tatsächlich weiterverfolgt wird, ist es im Entwicklerbereich wirklich besser aufgehoben.

Ciao Rico

[Don Pasquale]

Hallo Heiconator

Erzähl doch mal wie Du vorangekommen bist
Ciao
Don Pasquale