EMail Archivierung

[ErwinM]

Hallo zusammen,

ich habe folgende Aufgabenstellung ( da ich recht neu in der Notes Welt bin, dachte ich, frag ich euch mal ) :

 - Der User X bekommt eine Email.
 - Diese EMail öffnet er und leist sie durch.
 - Nun stellt er fest, ah ha, es ist eine EMail die zu einem Vorgang gehört
 - Diese Email enthält Nummern, die immer das gleiche Format ( Artikelnr 8 Stellig, ID 5 
   Stellig etc. ) haben
 - Der User möchte die Email Archivieren, anhand der Nummern.

So nun zu der Frage :

Meiner Meinung nach, bietet sich hier ein Agent an, ist dies soweit richtig?
Wenn ja :

   Variante 1 : Erweitere ich die Email Datenbank, in dem ich einen neuen Agenten   
                       hinzufüge

   ODER

   Variante 2 : schreib ich eine eigene Anwendung.

Ich bin eher für Variante 2.

So, wenn ich Variante 2 wähle, dann besitzt diese Anwendung keine Startoberfläche, sondern nur einen Agenten, den ich starten möchte, der mir dann meine geöffnete EMail nach den genannten Nummern durchsucht. Ist dies soweit möglich?

Wenn er die Nummern findet, soll ein Formular aufgehen, in dem die Nummer stehen und ich will per Button click die Email auf einem Server ( kein Domino oder Notes ... Server, sondern agnz normales Datei System ) speichern.
Welches Datei-Format / -Endung hat eine solche EMail
Und geht so etwas überhaupt?

Danke für eure Antworten

Viele grüße

Erwin

[ErwinM]

/Bump

So hab grade das Forum durchforstet und es scheint ja recht kompilziert zu sein, Email lokal im File System zu speichern.

Also stellen wir diese Frage mal zurück.

Bleibt noch die Frage Variante 1 oder 2??

[ErwinM]

Hi ich nochmal,

eine Frage noch :  Wie schaff ich es, dass ich ein Agent starten kann, wenn gleichzeitig meine aktuell eingetroffene Email offen ist.

Sprich : Ich bekomme eine Email, diese öffne ich, jetzt will ich den Agent starten, der dann diese Email auf das Vorkommen bestimmter Nummern durchsucht?

Wie geht so etwas, das ich diesen Agent startet???

Viele Grüße

Erwin

[m3]

1) Warum ins Dateisystem "archivieren" (eigentlich ein Export) und nicht in eine Archiv-DB?

2) In welchem Format willst Du die E-Mails "archivieren"? EML, MH, MSG, MBOX, MAILDIR, XML (DXL, ...)?

3) Wo ist der Unterschied zwischen einem Agenten im Notes-Client und einem Agent in einem externen Exe? Beide führen die gleiche Aktion durch. Externe Agenten musst Du in C, C#, ... implementieren, bei einem Notes-Agent kannst Du LotusScript/Java verwenden. Externe Programme müssen sich erst am Notes anmelden, externe Programme müssen verteilt und upgedated werden, bei einem Notes-Agent knallt mit der Design-Task automatisch jede Nacht die neueste Agent-Version in die Datenbank.

Ad Agent Starten: Über eine Action-Schaltfläche oder über das Actions-Menü.

[koehlerbv]

Erwin, vielleicht sollten wir zunächst beim Thema bleiben: eMails archivieren.

Warum wollt Ihr überhaupt Notes.Mails in einem anderen System speichern, was ja dann viel unübersichtlicher ist?

So, wie Du es anfangs beschrieben hast, soll die Archivierung durch den User ausgelöst werden. Der Punkt des Ansatzes wäre dann das Mailfile selber. Ein Agent in einer weiteren DB wäre da eigentlich nur kontraproduktiv.

Bernhard

[ErwinM]

Hi erst mal danke für die antworten.

Warum wollen wir Emails archivieren : Weil sie revisionssicher sein müssen. Archiviert werden sie in einen optischen archiv.
Welches Format : Dies ist momentan egal.


Mein erstes Problem ist, ich weis einfach nicht, wo und wie ich den Agent starten soll?
Ich hab nun einen einfachen Agent in einer NEUEN Datenbank geschreiben, der einfach nur eine MsgBox aufpoppt.

Mein Vorgehen :  Datei -> Datenbank -> Öffnen -> Emailagent.nsf auswählen
Nun Aktionen -> ScanMail clicken.

Soweit so gut.
Nur will ich das so nicht.

Ich will, dass wenn ich die Email öffne, ich direkt über Aktionen den Agent starten kann.

Wo muss man ihn dann Platzieren?
In der LN eigenen Mail Datenbank?

Irgendwas kappier ich da nicht : Ich weis einfach nicht wo ich den Agent schreiben soll, bzw wie ich den Agent da oben in mein Aktionen Menü hineinbekomme.
Kann doch nicht sein, das man da die MailDB erweitern muss, oder?

[Axel]

Wenn das Format egal ist, dann nutze doch die eingebaute Archivierungsfunktion von Notes. Diese legt eine Archiv-Datenbank an die die gleiche Gestaltung wie die Mail-DB hat. Sie wird in der Regel auf der lokalen Maschine des Users abgelegt. Von dort aus kann sie dann auf die entsprechenden Medien gesichert werden.

Dafür brauchst du kein einziges Bit zu programmieren.


In der Hilfe ist die Archvierungsfunktion recht gut beschrieben.


Axel

[Don Pasquale]

Der Wunsch E-Mails extern zu archivieren ist mittlerweile ein häufiger Kundenwunsch
(soweit ich das beurteilen kann) im Dokumentenmanagmentbereich.

Es geht um 2 Dinge

die E-mails sollen auf einem externen Server gesichert werden und zwar in einem nicht-proprietären Format ( hier ist XML das Format der Wahl ) evtl. aus Platzgründen
evtl. weil dort andere Dokumente zu diesen Vorgängen liegen. Möglicherweise
sollen diese Mails von anderen Sachbearbeitern, die diese Vorgängen Jahre später
bearbeiten müssen, mit diesen anderen Dokumenten recherchiert werden können.

Zum zweiten sollen diese Mails evtl. auch auf revisionssicheren Medien (WORMs) gespeichert werden.

Soweit ich weiß bietet die Firma Ceyoniq etwas in dieser Art an, könnte das was für Dich
sein, Erwin ?

Ciao
Don Pasquale

[hallo.dirk]

Ich hab hier (als Admin) zwar nix zu suchen aber:

Warum wollen wir Emails archivieren : Weil sie revisionssicher sein müssen. Archiviert werden sie in einen optischen archiv.

Also ob eine Client Mail Archivierung revisionsicher sein muss, lässt sich sicherlich Streiten.
Der User hat vor der Archivierung immer noch die Möglichkeit den Inhalt zu verändern. Ich frage mich immer welche Aussagekraft dann noch so eine veänderte Mail Besitzt. Aber das ist ein anderes Thema.....

Aber wenn Ihr schon auf dem Filesystem eine Archivierungslösung einsetzt, gibt es denn keine Möglichkeit diese direkt auf dem Domino Server zu implemtieren?

[flaite]

Der Wunsch E-Mails extern zu archivieren ist mittlerweile ein häufiger Kundenwunsch
(soweit ich das beurteilen kann) im Dokumentenmanagmentbereich.

ja.

Wobei aus meiner Sicht pdf und tif deutlich beliebter sind als xml.
XML ist ja eigentlich mehr ein Beschreibungsformat für Dateiformate (z.B. dxl). Und dxl ist immer noch nicht 100% ausgereift. (und bei Word 2003 ML bekomme ich seit 2 h auch das kalte Grausen).
 
Viele Archivierungssysteme benutzen nur eben xml, um Metadaten über das jeweilige Dokument in das System zu bekommen, die dann später für eine Schlagwortsuche benutzt werden können, aber das ist ein ganz anderes Thema.

Es gibt je nach Inhalt eines Dokuments unterschiedliche gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Die Diskussionen, wer diese Informationen in die Meta-Daten tut, sind göttlich.
Der Sachbearbeiter?
Nein. Zu viel Verantwortung.
Der super-heftig Jura-Experte?
Nein. Zu viel Arbeit für den.
Wir lesen es aus dem Dokument selber raus?
Informationstechnisch nicht trivial zu lösende Aufgabe.
Dann machen Sie das?
Nicht trivial zu lösende Aufgabe heisst, dass das evtl. nach 3 Mannjahren gelöst werden kann. Oder vermutlich gar nicht.
Also dann benutzen wir einfach die gesetzlich längste Aufbewahrungsfrist für alle Dokumenttypen. 

 

Zum zweiten sollen diese Mails evtl. auch auf revisionssicheren Medien (WORMs) gespeichert werden.

Diese Kisten werden gerne verwendet.

[ErwinM]

Moin Moin,

danke für eure vielen Antworten.
Ja wir wollen auch auf WORM sichern.

Also ob eine Client Mail Archivierung revisionsicher sein muss, lässt sich sicherlich Streiten. Der User hat vor der Archivierung immer noch die Möglichkeit den Inhalt zu verändern. Ich frage mich immer welche Aussagekraft dann noch so eine veänderte Mail Besitzt. Aber das ist ein anderes Thema.....

Interessanter Ansatz. Da hast du im Prinzip auch ganz recht, aber was wäre eine andere Lösung?

Aber wenn Ihr schon auf dem Filesystem eine Archivierungslösung einsetzt, gibt es denn keine Möglichkeit diese direkt auf dem Domino Server zu implemtieren?

Doch doch die gibt es. Die frage aus meinem ersten Post, bezieht sich nicht auf die letztendliche Lösung des ganzen Problems. Ich wollte lediglich ein kleinen Prototyp bauen, damit man mal was "sehen" kann und in besprechnung nicht immer nur um den heisen Brei herum reden.


Allerdings ist meine erste frage noch gar nicht geklärt ( siehe letzen Eintrag von mir ) :
Wenn ich nachdem ich eine Email geöffnet habe, im Menü Aktionen einen neuen "Button" will, wo muss ich den Programmieren? Im der Mail...nsf selbst ?? Oder ist es möglich hier eine neue Anwendung zu schreiben?

Viele Grüße

erwin

[Don Pasquale]

Wenn die Mail auf Wunsch des Mailnutzers archiviert werden soll, dann wirst
Du wohl die mailschablone anfassen müssen. Sei versichert, das gibt sicher
Verstrikckungen, wenn andere Lösungen ebnfalls auf die mail.nsf zugreifen
müssen.

Zweite Möglichkeit, ein Agent der von zentraler Stelle alle Mailpostfächer
durchforstet (-> Betriebsrat) und relevante Mails archiviert.
Viel Spaß, wenn eine Mail per CC an viele ging und viele diese
Mail archivieren wollen.

Diese Aufgabe ist nicht trivial und auf keinen Fall von einem Notesanfänger zu lösen.


@Axel Jannsen: Du willst eine eMail mitsamt Attachments als tif speichern? Da könnte
es zu Informationsverlusten kommen.

[hallo.dirk]

Moin Moin,

danke für eure vielen Antworten.
Ja wir wollen auch auf WORM sichern.

Also ob eine Client Mail Archivierung revisionsicher sein muss, lässt sich sicherlich Streiten. Der User hat vor der Archivierung immer noch die Möglichkeit den Inhalt zu verändern. Ich frage mich immer welche Aussagekraft dann noch so eine veänderte Mail Besitzt. Aber das ist ein anderes Thema.....

Interessanter Ansatz. Da hast du im Prinzip auch ganz recht, aber was wäre eine andere Lösung?

Wir Archivieren "alle" ein- und ausgehenden E-mails am Server. Somit sind sie vor der Veräderung durch den User geschützt.
Rechtlich gesehen, sollte das so i.O. gegen (zumindest sehen wir das so).

Beim Client wollen wir auch Archivieren, allerdings sehen wir hier eher die Möglichkeit Kosten zu sparen, da die Mails auf "billigen" Speichermedien ablelegt werden...

[Don Pasquale]

Wir Archivieren "alle" ein- und ausgehenden E-mails am Server.

Zumindest konsequent. Leider will der Kunde ja nur bestimmte Mails archivieren. Und wenn Du Pech hast auch noch indexieren (Verschlagworten).

[hallo.dirk]

Wir Archivieren "alle" ein- und ausgehenden E-mails am Server.

Zumindest konsequent. Leider will der Kunde ja nur bestimmte Mails archivieren. Und wenn Du Pech hast auch noch indexieren (Verschlagworten).

Also unter "alle" verstehe ich nicht alle 
Es werden schon nicht alle genommen, aber die Auswahlregeln von Group entscheiden das....

[Don Pasquale]

  Ok, ich habe das "alle" überlesen.