DMS und doch Papier ...

[eknori]

Ich suche mir da heute schon die Finger wund und komme zu keinem Ergebnis.

Im Zuge der DMS - Einführung bei uns kam die Frage auf, ob man denn nach dem Scannen und Übertragen in das DMS alle Papierbelege ( die Originale also ) schreddern und entsorgen kann ( nach einer gewissen Aufbewahrungszeit von 1/2 Jahr ) Mir kamen da Zweifel, ob man das wirklich mit allen Belegen machen kann. Mit Sicherheit, gibt es irgendeine Dokumentenart, die man immer als Urschrift zur Hand haben MUSS ( ich denke dabei z.B. an Dokumente eines Notars; da sind meistens irgendwelche Siegel und Bommeln dran )

Hat irgendwer eine Idee, wo ich zu dem Thema etwas finden kann ??

[koehlerbv]

Das fand ich jetzt sehr interessant:

Elektronische Dokumente gelten nach der Zivilprozeßordnung (ZPO) nicht als Urkunde, sondern nur als Objekt des Augenscheins ohne formelle Beweiskraft und unterliegen daher der freien richterlichen Beweiswürdigung. Durch den Einsatz kryptographischer Verfahren (digitale Signatur) und die Speicherung auf nur einmal beschreibbaren optischen Speicherplatten (CD-ROM) läßt sich möglicherweise die Glaubwürdigkeit der auf diese Art gespeicherten Dokumente erhöhen. Jedoch genügt nach § 416 ZPO nur ein von dem Aussteller unterschriebenes Schriftstück den Anforderungen an eine Privaturkunde, die den vollen Beweis dafür, daß die in ihr enthaltene Erklärung von dem Aussteller abgegeben wurde, begründet. § 416 ZPO gibt unter der Voraussetzung der Echtheit und äußeren Mangelfreiheit der Urkunde eine gesetzliche Beweisregelung, die die freie richterliche Beweiswürdigung nach § 286 ZPO ausschließt.

Aus dieser Bestimmung ergibt sich jedoch keine Archivierungspflicht der Originaldokumente.

Es liegt daher bei dem Unternehmen zu entscheiden, ob Fragen der Beweissicherung für spezielle Dokumente oder spezielle Kategorien von Dokumenten zugunsten des Rationalisierungseffektes zurückgestellt werden sollen.

Quelle:
Rechtsanwalt David Seiler, Mainz, den 20.01.1999
http://www.fotorecht.de

....

Je länger ich recherchiere, finde ich die obige Aussage nur leicht variierend immer wieder.
Interessantes Thema ...
Bernhard

[grisu_stern]

Hallo Ulrich,

dieses Thema wurde in meiner Firma auch recht lange und kontrovers diskutiert.

Unser Verband ist eigentlich auch für rechtliche Fragen zuständig, eine verbindliche (schriftliche) Aussgage wie etwa "könnt ihr vernichten" wurde nicht gegeben.

Daher:

Es liegt in der Verantwortung der Geschäftsleitung, daß Risiko der Vernichtung und der daraus resultierenden Nicht-Anerkennung reproduzierter Dokumente einzugehen oder nicht.

Grüße aus Soest
Tanja

[grisu_stern]

hab noch was vergessen....

Bevor die Orginale vernichtet werden, muß eine Qualitätskontrolle durchgeführt werden:

- optische Qualität
- korrekte und vollständige Indizierung

Diese Kontrolle muß dokumentiert werden und mindestens 2% des Belegvolumens umfassen (Stichproben).

Grüße
Tanja

[eknori]

Bevor die Orginale vernichtet werden, muß eine Qualitätskontrolle durchgeführt werden:

- optische Qualität
- korrekte und vollständige Indizierung

Diese Kontrolle muß dokumentiert werden und mindestens 2% des Belegvolumens umfassen (Stichproben).

so etwas in der Art habe ich mir schon gedacht.

@Tanja: Darf ich dich zu diesem Thema einmal kontaktieren ?

@Bernhard: Da werde ich mich bei der Quelle auch mal schlau machen.

Vielen Dank für die schnellen Antworten ...

[dh-paule]

wenn Ihr vor dem shreddern Kopien anfertigt seid Ihr auf der sicheren Seite 

sorry, das musste sein   

[koehlerbv]

Mit Kopien ist man nicht unbedingt und bei jeder Urkunde auf der sicheren Seite - das kann wieder zum Augenscheinsbeweis führen. Sorry - das konnte ich mir jetzt nicht verkneifen 

Bernhard

[grisu_stern]

Hallo Ulrich,

@Tanja: Darf ich dich zu diesem Thema einmal kontaktieren ?

klar 

Grüße
Tanja