LOL, die Kommunalkredit. Jaja, habts Ihr noch immer keinen ordentlichen Notes-Support?
Dein ganzer Ansatz ist IMHO falsch, wenn ich das jetzt mal so sagen darf (und bitte nicht persönlich nehmen). Derartige Daten über ein "Mailto" zu verschicken ist ev. in der MS-Welt gang und gebe, in einer "ordentlichen" Umgebung macht man das aber anders.
Option A:
Du erstellst eine kleine Notes-DB mit einer Erfassungsmaske. Den Link zu dieser DB schickst Du an alle, die einen neuen MA melden. In der Maske füllt der User die Felder aus (im Notes kannst Du die auch elegant vorbefüllen bzw. nette Drop-Downs für die Auswahl vorbereiten). Beim drücken des Knopfs kannst Du Dir dann aussuchen, ob Du das Formular einfach in der DB speichern willst oder per Mail automatisch versenden.
Mit ein wenig aufwand mehr funktioniert das auch übers Web.
Option B:
Du installierst Dir auf dem Server formmail von
http://nms-cgi.sourceforge.net/ (Perl benötigt). Dann geht das schneller, einfacher und schöner.
Mailtos: sind einfach besch... wenns um mehr als Empfänger und Betreff geht.
Und btw.: Wenn Du in einem öffentlichen Forum etwas aus Deinem Unternehmen postest, solltest Du Firmennamen, etc. vorher entfernen. Man weiß nie, wer das aller liest.
Und noch ein btw.: Das Projekt ist doch ein wenig "ambitioniert", wenn man von Notes und HTML kaum bis wenig Ahnung hat, oder?