Appl. erkennt Mails in einer Mailin DB?

[immanuel]

Hallo Zusammen

Ich einer Kundenverwaltungsdatenbank würde ich gerne die Mailkorespondenz aufzeichnen / abbilden / verlinken. Ich suche Ideen zur Umsetzung eines Agenten oder so, der mir eine Mailin DB durchsucht und dann Links zu den Mails + Info in der Kunderverwaltungsdb anzeigt. Quasi eine Relationale Verknüpfung, wobei die E-Mailadresse der Key wäre. Eine ähnliche Ansicht - eingebettet in den Kundeneinträge -wie die Thread View wäre in der Kundenverwaltungs DB super.

Ein andere Ansatz wäre, einen Agenten der jeweils neue Mails erkennt und dann fragt, zu welchem Kunden ich die Mails zuordnen möchte.

Wichtig ist mir bei der ganzen Sache vor allem, das die Mailkorespondez mit einem Kunden auf einen Blick in seiner "Akte" ersichtlich ist.

Habt ihr eine Idee oder Beispiele, wie ich sowas realisieren könnte?

Gruss
Manuel

[Thomas Schulte]

Embedded View auf die Mail In Datenbank als Schlüssel die Mail Adresse verwenden, bzw. unter Umständen (auf Kundenebene) nur den Domain Name Teil der Mail Adresse.

[immanuel]

Embedded View auf die Mail In Datenbank als Schlüssel die Mail Adresse verwenden, bzw. unter Umständen (auf Kundenebene) nur den Domain Name Teil der Mail Adresse.

Hallo Thomas!

Hast du eventuell gerade ein Beispiel für eine solche Abfrage für eine Embedded view. Würdest du einen @DbLookup machen?

@DbLookup("":"NoCache";"test.nsf"  ; "View"  ; keyVariable; "das Feld will ich" )}

Wenn ich mich richtg erinnere müsste ich beim @DbLookup eine neue View erstellen, wobei in der ersten Spalte die E-Mailsdresse stehen würde, oder?
Ganz praktisch, wenn ich gleich eine Anfrage auf die Mails Threads view machen könnte, wobei die E-Mailadresse der Key wäre.

Grüsse
Manuel

[immanuel]

Hallo Zusammen

Ich wäre sehr froh, wenn jemand eine Beispiel Formula für eine Embedded View posten könnte.

Gruss
Manuel

[MartinG]

Formel habe ich Dir jetzt konkret keine. Verlinken würde ich aber auf keinen Fall. Hier ist die Gefahr das hinterher Dinge fehlen oder ins leere laufen m.E. zu gross.

In der Help-Datenbank gibt es eine Scriptroutine, mit welcher sich sehr easy komplette Mails importieren lassen. Ich meine die Routine ist von Michael, der diese auch in der "Yet another Document Library" verwendet - www.notes-links.de

Bei uns in der Firma lösen wir das ganze über ein CRM-System von Intraware (OctoOffice), dieses erlaubt sehr elegant das Mailen aus dem CRM-System heraus, wodurch die Mails automatisch dann den Kunden bzw. Ansprechpartner zugeordnet werden. Eingehende Mails müssen aber auch hier manuell zugeordnet werden....

Gruss
Martin

[immanuel]

Hallo Martin!
Meine ürsprüngliche Idee oder Anforderung ist es in einer Applikation die Mails, welche ich über eine MailinDB versende und erhalte in einer Kundenverwaltungs DB sichtbar machen zu können. So, dass die Korrespondenz zu Kunden in der Applikation hinterlegt ist. Am schönsten wäre es für mich, wenn automatisch Doclinks in die Appl. eingefügt werden würden, so dass ich jeweils eine schlanke übersicht der Mails habe.
Interessant wäre für mich die Mail Thread view einbinden zu können, so dass jeweils meine und die Mails des Kunden sichtbar wären. Wie einfach dies zu realisieren ist weiss ich jedoch nicht. Ich denke, dass es tricky sein könnte. Eventuell auch Neuland für viele.

Es wäre schon toll, wenn ich Mails direkt in die Applikation importieren könnte, scheint mir aber etwas aufwändig, da bei vielen Mails viel manuelle Arbeit bedeuten würde. Bisher habe ich es so gemacht, dass ich Mails schön in einer Mailin DB geordnet habe. Kundenmails in einer Applikation zu importieren, wäre gar nicht mal so eine schlechte Idee. Es wäre dann klar, wo jeweils Kunden Mails wären - in der Appl. Die Mail Import Routine muss ich unbedingt mal anschauen.

Gruss
Manuel

[Driri]

Hallo,

wäre es da nicht einfacher, die Kundenverwaltung auch direkt als Mail-In-DB zu nutzen und die Mails direkt von dort aus zu verschicken ?

[immanuel]

Hallo,

wäre es da nicht einfacher, die Kundenverwaltung auch direkt als Mail-In-DB zu nutzen und die Mails direkt von dort aus zu verschicken ?

Hi!
Das mache ich bis jetzt auch so. Ich arbeite mit der Mailin DB und arbeite gleichtzeitig mit der Kundenverwaltung DB wo die Dossiers abgelegt sind. Im Dossier wäre es interessant direkt zugriff (ohne gross Suchen zu müssen) auf die Mails zu haben, in der Mailin DB hingegen wäre ein Link zum jeweiligen Dossier interessant. Collaboration total. Viellicht muss ich da Workplace einsetzen :-)
Notes scheint mir diesbezüglich per default etwas starr zu sein. Eine Out of the Box Verknüpfung von Mails und DBs wäre schon toll.

Wie machwn es andere, wie loggt ihr die Kundenkorespndenz in den Dossiers?

Gruss
Manuel

[Driri]

Wir gar nicht 

Aber wenn ich mir z.B. Anwendungen wie OCTO Office (oder CRMSuite, oder wie das jetzt auch immer heißt) anschaue, dann kann man dort einfach Mails aus einer Datenbank "importieren" und einem Dokument zuordnen (Antwortdokument ?).
Generell könnte man die Anwendung so aufbauen, daß dort der Mailverkehr auch drüber abgewickelt wird. Maileingang, z.B. auch mit dem Versuch, über das Subject automatisch zuzuordnen. Mailausgang wird dann direkt zum Kontakt zugeordnet.

[immanuel]

In der Help-Datenbank gibt es eine Scriptroutine, mit welcher sich sehr easy komplette Mails importieren lassen. Ich meine die Routine ist von Michael, der diese auch in der "Yet another Document Library" verwendet - www.notes-links.de

Danke!
Den Aufrufcode habe ich in der Document Library gefunden:

Code

Call InsertFullEmail(uidocThis, "($Sent)", "Content", "Title", False)

Jetzt muss ich nur noch die Funktion selbst finden, wo ist den diese angelegt? sorry, dass ich Frage, bin eben nicht primär Entwickler... :-)

Toll wäre eine solche Import Funktion, wo Mails angeklickt werden könnte und dann sie Doclinks ins Dokument eingefügt werden.

Gruss
Manuel

[pedsola]

Code

Call InsertFullEmail(uidocThis, "($Sent)", "Content", "Title", False)

Jetzt muss ich nur noch die Funktion selbst finden, wo ist den diese angelegt? sorry, dass ich Frage, bin eben nicht primär Entwickler... :-)

Hallo Manuel,

leider ist die Funktion in einer .lss - Datei eingebunden. Diese steht in der Datenbank somit nicht zur freien Ansicht zur Verfügung.
Für den vollen Code wirst Du wahrscheinlich den Michael direkt anschreiben müssen...

Gruß
Pedro

[immanuel]

Hallo Pedro

Schade... Vielleicht ist dieser Part Code auch auch in einer anderen DB zu finden.

Momentan scheint mir ein Workaround (Mail markeiren, DocLink Tabelle erstellen, einfügen) fast noch am einfachsten 
Schön wäre jedoch, wenn ich die Mails einfach per Klick einem Dossier in der CRM Appl. zuordnen könnte. Habt ihr gerade eine Idee und Vorschlag für einen Agenten, der mir Doclinks der markierten Mails erstellt und diese dann in ein zu auswählendes Dokument in ein RTFeld einfügt? Das bearbeitete Mail aus der Inbox könnte dann z.B. speziell geflagt werden.

Gruss
Manuel

[koehlerbv]

Schade... Vielleicht ist dieser Part Code auch auch in einer anderen DB zu finden.

Code-Beispiele für den Zugriff aus irgendeiner DB auf das Mailfile des jeweiligen Users finden sich sicherlich auch woanders. DIESER Code aber garantiert nicht. Michael hat den wichtigen Code genau aus dem Grund aus seiner nach wie vor als Freeware verfügbaren DB entfernt, weil er dafür keine Support-Ressourcen liefern kann.

Deine Idee, aus dem Mailfile heraus Links in Dokumente einer anderen DB (hier:CRM-DB) zu setzen (oder - was man ja eigentlich machen sollte - erstmal Dokumente hierfür zu erzeugen), halte ich für wenig zielführend, da Eingriffe in das (Standard-)Mailtemplate in der Regel nicht mal suboptimal sind, sondern meist vom Support-Aufwand eher mittlere Katastrophen darstellen. Ausserdem sollte ja das CRM-System der "point of interest" sein und nicht das Mailfile.

Du schreibst, dass Du nicht primär Entwickler bist. Ich würde mir daher sehr genau überlegen, ob ich es mir vor diesem Hintergrund antun würde, mich schon einem derartigen Projekt zu stellen oder ob ich
- die zeitlichen Ressourcen für die Ausbildung habe bzw.
- überhaupt die Chance habe, dorthin zu kommen.

Was Du vorhast, ist für einen (wirklichen) Entwickler Handwerk, wenn auch nicht "auf dem Gang zum Klo" erledigt. Bis dahin erfordert es aber etliche Erfahrung (genauso, wie man nicht in wenigen Tagen und nebenbei ein guter Admin wird).

Abgesehen davon: Wir haben bisher nur über technisch- handwerkliche Fragen gesprochen. Vorher geht es vor allem über die Systemarchitektur (siehe Dein Ansinnen, das ins Mailfile zu packen). Und das ist dann die wirkliche Kunst, die auf sehr viel technisch-handwerklicher Erfahrung basieren muss.

Wie wäre es, wenn wir Dich vorher erstmal bei einem weniger ambitionierten Projekt als einem CRM-System (davon gibt es schon genug Fehlversuche  ) begleiten könnten ?

Bernhard