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Brauche Rat zu Dokumentenlinks

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FC:
Ich brauche mal einen Rat von den Experten:

Ich baue gerade an einer LN-Dokumentenverwaltung.

Die User sollen an einer zentralen Stelle Richtlinien u.ä. ablegen.
Eine Versionskontrolle stellt sicher, dass die User nur die jeweils gültige Version eines Dokumentes sehen können.

Wird eine neue Version erstellt, so wird eine Kopie des „alten“ gemacht, einige Felder bleiben leer, aber die meisten werden kopiert.

Sobald die neue Version freigegeben wird, wird die „alte“ über ein Flag archiviert.

Das klappt auch alles sehr gut.

Die „mitgeltenden Unterlagen“, sollen sofern sie in der gleichen DB sind über einen Link angesprochen werden. Dieser Link soll für den Ersteller des Docs, so einfach wie möglich
eingebunden werden können (Button, Auswahl).

Der Link soll immer auf die aktuell gültige Version des Dokumentes verweisen!!

Daher habe ich hier eine eingebettete Ansicht eingebunden. Die Referenz ist die UniqueID des ersten Dokumentes, welches in den Folgeversionen „mitgeschleppt“ wird. Die eingebettete Ansicht ist kategorisiert und es wird nur die Kategorie des aktuellen Dokumentes angezeigt.

Problem:
Der Link verändert sich natürlich immer in allen Versionen eines Dokumentes, da es sich auf eine Ansicht stützt. D.h wird in einer Version 3 eine mitgeltende Unterlage (durch hinzufügen oder löschen) geändert, ändern sich die mitgeltenden Unterlagen auch in den Versionen 1 und 2, die im Archiv liegen! Dadurch wird aber ein Dokument geändert, welches bereits so wie es war freigegeben war !! Dies ist nicht ganz im Sinne einer Dokuverwaltung im Sinne der ISO!

Hat einer eine Idee, wie ich alternativ vorgehen kann, um
1.   Im Link der aktuellen Version eines Dokumentes immer auf die aktuell freigegebene Version eines anderen Dokumentes zeigen kann
2.   Beim anlegen eines neuen Dokumentes diese Links mitkopieren kann
3.   Alte archivierte Dokumente unverändert lassen


Hatte gedacht das besser mit Doclinks zu lösen, aber die Verweisen ja immer auf eine UniqueID und nicht auf ein Feld z.B. mit der Refid + Aktuelle Version, oder ???

Bin für jeden Gedankenanstoß dankbar.

Danke Djahan

Wilhelm:
Hi,

ich habe vor einiger Zeit ebenfalls eine ISO-Dokumenteneverwaltung programmiert. Und die Anforderungen waren ähnlich wie bei Dir.

Folgendermaßen haben wir das Problem gelöst:

Jedes ISO-Dokument erhält biem Erstellen eine festgelegte Nummer nach ISO-Standard:
Dokumenttyp-Prozess-ProzessNr-LfdNr-VersionsNr

Jedes aktive Dokument wurde mit einem speziellen Flag versehen, welches bei Neuversionierung überschrieben wurde.

Jetzt habe ich eine Ansicht erstellt, welches die ISO-Nummer ohne VersionsNr. darstellt und gleichzeitig nur Dokumente mit dem Aktiv-Flag darstellt. So ist sichergestellt, das jeder Prozessschritt (schreibt sich das nach neuer Rechtschreibreform eigentlich mit 3 s  ??? ) nur einmal in der Ansicht dargestellt wird.

Über eine Schaltfläche erhält der Benutzer die Möglichkeit, da Dokument zu erreichen. Die Schaltfläche wurde in LS programmiert und nutzt die Funktion .getDocumentByKey().

Falls Du noch genaueres Wissen willst, einfach melden.

Gruß

Willi

FC:
Danke Willi,
im Grunde habe ich das genauso gelöst (evtl. kam das oben nicht so genau raus), ich hole die Dokumente auch über eine 2te Ansicht, in der immer die aktuellen Dokumente in der freigegebenen Version drin sind.
Ich denke Du hast auch die Ansicht eingebettet ?

Wie löst Du das bei alten/archichvierten Dokumenten ?

Wäre halt auch gut für die Historie, wenn man erkennen kann, welche Unterlagen in welcher Version mitgültig waren --> und das kriege ich auf dem Weg nicht so einfach hin ???



--- Zitat von: WilliG. am 29.08.05 - 12:34:25 ---Prozessschritt (schreibt sich das nach neuer Rechtschreibreform eigentlich mit 3 s  ??? )

--- Ende Zitat ---

Bin in NRW, da darf man noch alles schreiben  ;D

Wilhelm:
Hi,

okay, ich verstehe das Problem. Mitgeltende Unterlagen gibt es bei uns nicht.

Spontan aus der Hüfte heraus geschossen würde ich sagen wäre Euer ISO-System besser in einer relationalen Datenbank untergebracht als im Notes.

Aber getreu dem Motto "Geht nicht, gibts nicht"  >:D  könntst Du entweder die Mitgeldenden Unterlagen jedesmal in ein Antwortdokument verpacken. Nachteil: Bei Version 10 hast Du die Dokumente 10x.

Oder Du schreibst bei Änderung des Hauptdokuments per Agent die Änderungen in die Mitgeltenden Unterlagen. Also: Wenn eine mitgeltende Unterlage gelöscht werden soll würde man einfach den Verweis aus der mgu löschen statt des Dokuments an sich.

Aber ich mach mir da nochmal genauer Gedanken. Wenn jetzt nicht irgendein ISO-Doktor schneller ist, poste ich dir die Tage mal was dabei rausgekommen ist.

Gruß

Willi

Wilhelm:
Ich nochmal,

werden die mitgeltenden Unterlagen bei Euch auch Versioniert oder behalten diese nur einfache Gültigkeit?

Gruß

Willi

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