Poststatus nach Öffnen durch Delegierten

[badMoon]

Hallo Usergemeinde

ich hoffe, ich habe nach intensiver Suche in diesem Forum die Lösung meines Problemes nicht übersehen...

im Einsatz: Lotus Notes Rel. 6.5

Meine Frage:
Besteht die Möglichkeit, im Maileingang kenntlich zu machen, dass Post bereits durch den Delegierten (berechtigten Vertreter) geöffnet wurde? Ich finde es recht lästig (und manchmal auch peinlich), auf bearbeitete Vorgänge nochmals zu reagieren.

Vorab herzlichen Dank,
Gr. Wolfgang

[Glombi]

Beantwortete Mails werden gekennzeichnet.

Ansonsten gibt es auch eine organisatorische Lösung: Einfach die Mails, welche bearbeitet werden, in einen Ordner verschieben.

Andreas

P.S: Willkommen im Forum !

[fritandr]

Hallo,

da gibt es, soweit ich weiss, keine Möglichkeit.

Einzig die Möglichkeit, daß man in der Maildatenbank sehen kann, wenn auf ein Dokument schon geantwortet wurde, ist gegeben.
Das nutzt aber auch nichts, wenn beispielsweise die Sekretärin auf ein Dokument mit einem Anruf reagiert hat 

Oft wird das einfach organisatorisch geregelt. Beispielsweise wird ein Ordner "bearbeitet" o.ä. angelegt. Sobald jetzt jemand ein Dokument angepackt hat, schiebt er es in diesen Ordner.
Damit weiss der jeweils andere, daß sich schon jemand um das Dokument gekümmert hat.

Viele Grüße
Andreas

[Semeaphoros]

Auch von mir herzlich willkommen im Forum.


Wenn es denn mehr sein soll, könnte man einen Buthong im Mailfile ergänzen, mit dem man Mails als bearbeitet markiert und gleich den Namen der Person, die es getan hat, mit einträgt. Das setzt aber eine Aenderung der betreffenden Mailin-Datenbank (um so eine handelt es sich ja wohl) voraus.

[badMoon]

... für die Willkommensgrüße und die Antworten 

Die (organisatorische) Idee mit einem Ordner "Erledigt" oder "Bearbeitet" gefällt mir gut, danke. Leider kommt ein kleines aber.... Aber, wie ich einige Kollegen im Hause kenne ...

... wird das wohl sehr häufig vergessen. Wie auch das Kenntlichmachen über einen sep. zu bedienenden Schalter. Leider.

Ich glaube, es ist, wie ich befürchtete: in Vertretung geöffnete Post wird nicht automatisch gekennzeichnet. Very Schade

Gr.
Wolfgang

[Glombi]

Zwischen "öffnen" und "beantworten" ist noch ein Unterschied: Wenn eine Mail beantwortert wird, wird diese von Notes gekennzeichnet, sofern dieses in den Datenbankeigenschaften eingestellt ist (Vorgabe).

Das pure Öffnen wird allerdings nicht gekennzeichnet. Das müsste man mit einem kleinen Script selbst programmieren. Allerdings erfordert das eine Anpassung der Mailschablone.

Andreas

[badMoon]

 

würde ich die organisatorische Lösung des neuen Ordners "Erledigt" oder "Bearbeiten" vorziehen. Denn - ein geöffnetes Poststück heißt ja nicht gleich "Bearbeitet"

Aber, ... hier im Hause scheint es so gewünscht. Von daher werde ich diesen Wunsch wahrscheinlich an die Programmierung weitergeben.

Nochmals danke für die hilfreichen Antworten. Und für die Geschwindigkeit selbiger - ich bin angenehm überrascht über dieses gerade erst entdeckte Forum.

Gruß,
Wolfgang

[fritandr]

Aber, ... hier im Hause scheint es so gewünscht. Von daher werde ich diesen Wunsch wahrscheinlich an die Programmierung weitergeben.

Hallo Wolfgang,

vielleicht noch ein kleiner Hinweis dazu. Das technisch zu realisieren ist sicher möglich.
Aber

• der ein oder andere Benutzer einer solchen Datenbank könnte sich überwacht fühlen. Was sagt denn Euer Betriebsrat dazu?
• wenn das relaisert wird, erfolgt ja quasi bei jedem Öffnen des Dokumentes eine Änderung desselben. Irgendwo muß die Information, daß Benutzer XY das Dokument gelesen hat ja schließlich gespeichert werden. Damit wird das Dokument dann auch nach jedem Lesen neu repliziert. Ob das immer gewollt ist, wage ich zu bezweifeln

Viele Grüße
Andreas

[Semeaphoros]

Das kann ich aus meiner Sicht nur bestätigen, was Andreas da eben gesagt hat. Eine automatische Markierung muss schon sehr geschickt und durchdacht gemacht werden, damit sie nicht kontraproduktiv wird, also bitte nicht beim Konzept sparen, es tönt ja schon jetzt so, wie wenn da Konzepte nicht unbedingt durchdacht werden.

[badMoon]

So, das Thema ist vom Tisch.

Dank der Antworten aus diesem Board besteht nun doch Einigkeit darüber, bearbeitete Poststücke in einen Ordner zu verschieben. Das ist sicher auch die organisatorisch beste Lösung.

Nochmals Dank für alle Antworten,

herzlich,
Wolfgang

[Semeaphoros]

Gratuliere, gute Lösung