Also die Formel schreibe ich Dir jetzt nicht, aber gebe Tipps

Du kannst in der View Selection prinzipiell mit "&" und "|" (also und / oder) arbeiten.
_Bedingung01 := FORM = "Dok" & Status = "Freigegeben;
_Bedingung02 := FORM = "Dok2" & Kategorie = "Sonstiges;
_Bedingung01 | _Bedingung02
Das zeigt Dir alle Doks an die entweder Bedingung 01 oder Bedingung 02 erfüllen.
An den Inhalt von Mails kommst Du bedingt mit @Abstract auf das Bodyfeld.
Siehe Designerhilfe !
Viel Erfolg.