Probleme mit der Aktualisierungszeit

[Catrex]

Hallo,

ich bin ganz neu hier und ich hoffe das man mir evtl. ein wenig helfen kann.
Die Sache ist die, ich bin gerade in meinem Praxissemester und ich habe als
Aufgabe eine bereits vorhande Lotus Notes Datenbank unter R5 zu optimieren.
Und zwar ist momentan noch das Problem, dass es wenn man die Daten abgleichen
bzw. aktualisieren möchte das Ganze ca. 25-30 min dauert.

Zuerst einmal die Frage: "Sind das normale Zeiten ?"

Wenn ich davon ausgehen darf, dass das schon recht lange ist, dann gibt es da
sicherlich noch Nachholbedarf, was die Einstellungen angeht. Da ich nun nicht
so erfahren bin was Notes angeht, habe das noch nie vorher gemacht, wollte ich
einfach mal wissen auf welche Parameter bzw. Einstellungen man achten muss wenn
man eine optimale Aktualisierungszeit haben möchte.

Für eine kleine Hilfe oder einen Gedankenanstoss wäre ich wirklich sehr, sehr dankbar.
Wenn ich noch mehr Informationen braucht, dann sagt es mir einfach.
Ich stehe gerne Rede und Antwort.  

Mit freundlichen Grüssen

Sebastian ! ! !

[MOD]

Hi,

welche Umgebung nutzt du um Daten abzugleichen?

Was ist das für eine Datenbank (Art und Größe)?

  MOD

[Catrex]

So, ich versuche das ganze mal mit meinen laienhaften Kenntnissen zu erläutern. Es handelt sich um eine Datenbank in der Aufträge von verschiedenen Leuten unterschiedlicher Abteilung abgearbeitet werden und wo dann auch Dateianhänge mit eingefügt werden. Mehr kann ich dazu auch nicht sagen. Genutz wird das ganze auf NT 4.0 Systemen.

Allerdings habe ich heute was neues erfahren, was das Problem nun ein wenig abändert. Es ist nicht so das das Aktuallisieren der kompletten Datenbank langsam ist. Da habe ich wohl bei der Problemstelltung was falsch verstanden. Es ist vielmehr so, dass man in einigen Ansichten die möglichkeit hat, die Aktion "Dokumente aktualisieren" zu benutzen. Wenn man dies macht, dann dauert es recht lange bis er sich da die aktuellen Daten gezogen hat.

So wie ich das sehe, ist diese Aktion "Dokumente aktualisieren" ja direkt in Notes vorhanden, also eine vorgegebene Aktion. Welche Möglichkeiten habe ich denn nun dort einzuwirken und zu erreichen diese lange Wartezeit herabzuschrauben ?

Wäre echt super wenn ihr euch meiner annehmt, wenn es hier jemanden gibt der überhaupt verstanden hat, was ich hier von mir gebe !  

mfg

Sebastian ! ! !

[Glombi]

Eine mögliche Ursache:
Mehrfache - evtl. teilweise unnötige Verwendung von @DbLookup oder @DbColumn.

1. Beispiel eines klassischen Performance-Killers:
@If(@IsError(@DbLookup(....);"";@DbLookup(....))
=> 1 @DbLookup zuviel
Besser:
_Lookup := @DbLookup(...);
@If(@IsError(_Lookup);"";_Lookup);

2. Beispiel eines klassischen Performance-Killers:
Ähnlicher @DbColumn / @DbLookup der mehrmals verwendet wird, nur jeweils andere Spalten.
Das kann man mit einem @DbLookup machen, der einen String mit Trennzeichen zurückliefert. Die Werte müssen dann extrahiert werden.

3. Beispiel eines klassischen Performance-Killers:
Verwenden von Feldnamen anstelle von Spaltennummern.


Man kann da einiges verbessern, das erfordert aber eine grundlegende Analyse der Datenbank. Und das kann ich hier im Forum nicht leisten.

Andreas

[Driri]

Puuh, also es scheint sich um eine selbstgestrickte Anwendung zu handeln, oder wie darf ich das verstehen ?

Dann müßte man erstmal wissen, was sich hinter der Aktion "Dokumente aktualisieren" verbirgt.

Wenn die Datenbank sehr viele Dokumente beinhaltet, kann es in Abhängigkeit von der verwendeten Funktion schon recht lange dauern.
Evtl. läßt sich die Funktion auch optmieren oder umstellen, das hängt davon ab, was genau mit dieser Funktion erreicht werden soll. Evtl. könnte man die Funktion auch in einen serverbasierten, periodischen Agenten auslagern, so daß nicht jeder User damit hantiert, sondern die Aktualisierung in regelmäßigen Intervallen vom Server vorgenommen wird.

[Catrex]

Hinter der Aktion verbirgt sich folgender Befehl:

"@Command([ToolsRefreshAllDocs])"

Und die Sache ist die, also ich muss mich wieder mal korrigieren, tut mir auch echt leid. Also immer wenn man dann diese Aktion aufruft, dann werden so an die 160-200 Dokumente erneuert und dann anschliessend in dieser Ansicht in diversen Spalten Summen gebildet. Ich habe mir auch schon überlegt, ob man es nicht hinbekommt das man die Summe an einer anderen Stelle bilden kann oder so aber dazu habe ich leider zu wenig Ahnung.

Also nochmal in aller Kürze:

Klick auf den Button --> Dokumente werden aktualisiert
Dann erscheinen die Dokumente in dieser Ansicht und in mehreren Spalten wird eine Summe gebildet !


mfg

Sebastian ! ! !

[Driri]

Moment, die Summen werden eigentlich automatisch berechnet. Dafür brauchts kein [ToolsRefreshAllDocs] oder so, sondern höchstens ein F9, um die Ansicht zu aktualisieren.

Das ToolsRefresh bewirkt, daß alle Dokumente neu berechnet werden, im Grunde genommen wie ein Öffnen und Speichern jedes Dokuments. Dabei werden dann auch berechnete Felder oder Validierungen ausgeführt bzw. aktualisiert.

Wenn nicht gerade über irgendwelche Schnittstellen oder so die Werte in den Dokumenten geändert werden, so daß die berechneten Felder nicht aktualisiert werden, macht die Funktion IMO keinen Sinn.

Da wäre also jetzt ein wenig mehr Background-Info nötig.

[Catrex]

Also, es ist eigentlich so, dass die ganze Werte (es handelt sich nur um €-Summen) alle per Hand von ich sage mal 4-10 Leuten eingegeben werden. Und mein Vorgänger (auch ein Student im Praxissemester) hat es halt über die ToolsRefreshAll-Funktion gemacht und das dann einfach als Aktion eingefügt, und ich bin halt der Meinung das es das nicht gewesen sein kann.

Das ganze ist dann "einfach" nur so, dass ich dan eine Auflistung von (bislang) 180 Dokumenten in dieser Ansicht habe, die stehen dann alle schön untereinander und dann soll halt jeweils unten der Betrag drunter stehen.

Die Frage ist nun auch ob es nicht andere Möglichkeit gibt an diese Summe zu kommen also über das "Aufsummieren" über die einzelnen Spalten.

Ich könnte mir z.b. vorstellen das man im Grunde genommen ein Seite erzeugt, die dann mit berechnenden Felder ausstattet die dann diese Berechnung übernehmen und man dann somit schneller zurecht kommt als mit dieser oben genannten Variante.

Aber leider fehlt mir dazu das nötige Fachwissen und ich muss dann leider euch hier im Forum damit "nerven". Aber jeder ist doch mal klein angefangen, oder ?  

[koehlerbv]

Da scheint mir auch der frühere Programmierer der betreffenden Applikation (mindestens) einen ganz bösen Bock geschossen zu haben. Glombi's Anmerkungen und das "@Command([ToolsRefreshAllDocs])" weisen da auf eine von sehr vielen Möglichkeiten. Und 25 Minuten für 200 Dokumente - da muss ein arger Depp am Werk gewesen sein.

Ich will Dir ja nicht am Zeug flicken, Sebastian, aber meinst Du nicht, dass da erstmal ein Professional die Applikation analysieren sollte ? Ohne Ahnung von Notes stocherst Du doch für lange Zeit erstmal vollkommen im Nebel und stehst in der befristeten Zeit Deines Praxissemesters nur auf dem Schlauch. Mit einer befristeten Unterstützung könnten Dein Betrieb und Du ja gleichermassen profitieren (Problemlösung, "Training on the job" und vor allem erstmal die Hinweise für Dich für Wissensquellen).

Bernhard

[Catrex]

Ja, das wäre sicherlich mal eine super Sache, wobei ich mir nicht ganz sicher bin ob sich da jemand längerfristig meiner annimmt. Aber meinst du das es wirklich was grundlegendes ist was da scheif gegangen ist ß

Dann könnte man ja schon fast dazu übergehen sich die Sache mal erklären zu lassen und dann zu sagen ok ich nehme die alte Datenbank zwar als Unterstützung mit auf aber ich werde dann eine komplett neue aufbauen wo ich dann von Anfang an sehe was überhaupt gemacht wird.

Weil, ok ich bin schon lernwillig aber es ist schon recht ätzend wenn man dann vor so einer Datenbank sitzt an der sich vorher schon zwei Studenten "ausgelassen" haben, und man hat da dann ca. 450 verscheidene Felder, 30 Masken und ca. 150 Ansichten.l Ich kann noch nichtmal sagen ob das nun viel ist oder so, aber für mich ist das schon ne ganze Menge.

Ihr könnt euch ja hier weiter lustig zu dem Thema auslassen. Und ich versuche dann mal unter der Woche in Absprache mit unserer EDV Abteilung mein Wissen zu erweitern !

Aber trotzdem schon mal danke.

[koehlerbv]

Hallo, Sebastian,

Aber meinst du das es wirklich was grundlegendes ist was da scheif gegangen ist ß

Ja, da ist grundlegend was schief gegangen.

ich nehme die alte Datenbank zwar als Unterstützung mit auf aber ich werde dann eine komplett neue aufbauen

Ohne Know-How ? Dann könnte Dir ja das gleiche wieder passieren ...

wenn man dann vor so einer Datenbank sitzt an der sich vorher schon zwei Studenten "ausgelassen" haben

Das ist das Problem. Ich hoffe, Dein Betrieb setzt das nicht produktiv ein ... und schimpft dann noch über Notes !

Ihr könnt euch ja hier weiter lustig zu dem Thema auslassen

Wir können über dieses Thema überhaupt nicht lachen. Die Betriebe lassen nicht nur Euch Studenten / Praktikanten vor die Wand fahren, sondern machen selbiges ja auch mit ihrer EDV. Eine äusserst bedenkliche Facette der "Geiz-ist-Geil"-Mentalität, die unterm Strich allen schadet: Dem Unternehmen, den Professionals und Euch Studenten sowieso.

Ich bin gerne bereit, Dir zu helfen, aber nicht unter den Voraussetzungen, die da in Deinen Postings durchschimmern.

Bernhard

[Glombi]

"Lustig" wieso

@Command([ToolsRefreshAllDocs]) => es liegt an der Formelsprache und nicht an LotusScript => @DbColumn oder @DbLookup macht es lahm

Fang doch mal an, eine Gestaltungsübersicht der Datenbank zu machen: Datei - Datenbank - Gestaltungsübersicht.
Wähle als Elemente die in Frage kommenden Masken.

Dann bekommst Du alles aufgelistet und kannst dann nach den Übeltätern suchen.

Andreas

[MartinG]

@Catrex -  ich muss sagen Du tust mir wirklich leid und ganz ehrlich gebe ich Dir nicht mehr als  0,1% das Du die Perfomance innerhalb Deines Praxissemesters entsprechend steigern kannst...

Einzige Lösung die ich sehe: Deine Firma schickt Dich mal 10Tage auf Notes Entwicklungs Intensiv Schulung und Du hast zusätzlich noch einen guten Mentor... - der Vorschlag von Bernhard wäre sicherlich auch noch ein Ansatz.

Eine solch komplexe und umfangreiche Datenbank ist doch nichts für Studenten zum Üben. Ehrlich gesagt kann ich über solche Firmen nur den Kopf schütteln...

Gruss
Martin

[Catrex]

Um ganz ehrlich zu sein hat es mich auch ein wenig vom Hocker gehauen, als ich dann doch hörte, dass ich eine vorhandene Datenbank optimieren soll. Ursprünglich war es so angedacht, das ich mit einem zweiten Mitstreiter eine neue Datenbank entwickeln sollte, aber dann wurde da leider doch was umgeworfen.

Und "Ja" die Db wird eingesetzt und soll nach der Optimierung auch weiterhin genutzt werden. Ich denke aus einen Lehrgang wird leider nichts, wobei ich das schon sehr gerne machen würde, weil ich sowas wie Datenbankentwicklung schon recht interessant finde. Ich habe auch direkt gedacht das dies eine Sache ist die ich nicht bewältigen kann, weil wenn ich eine Datenbank hätte aufsetzten könnte so wie es gedacht war, dann hätte ich die Fehler machen können die dann jemand ausmerzt, der da auch Ahnung von hat.

Naja ich weiss leider auch nicht so recht, ich warte einfach mal ab wie sich das so entwickelt und in wieweit mir unsere EDV-Abteilung weiterhelfen kann. Ich hoffe die lassen mich nicht im Regen stehen. Naja zumindest weiss ich nun das eine einfach Notes-Buch als Vorbereitung auf die mir gestellte Ausgabe nicht reicht.

Finde ich trotzdem super das ihr alle so ehrlich seid. Besten Dank !


mfg

Sebastian ! ! !

[koehlerbv]

Halt uns auf dem Laufenden, Sebastian. Wir werden garantiert hier keine kostenlose Lösung für Deine "sparsame" Praktikumsfirma bieten, aber wenn wir Dir mit dem eine oder anderen Tip helfen können im Sinne von "Hilfe zur Selbsthilfe" ... lass' es uns wissen.

Good luck,
Bernhard

[Glombi]

Wenn Du im "Praxissemester" bist, schließe ich daraus, dass Du Student bist und Dich in Richtung Informatik orientierst. Daher sollte die Optimierung der Datenbank eigentlich keine zu große Hürde sein, es wäre sogar eine gute Vorbereitung auf kommende Dinge, die nach dem Studium auf Dich zukommen.

Um die Performance zu optimieren, muss Du analytisch an die Sache herangehen. Dazu habe ich ein paar Ansätze geliefert. Du kannst ja mal anfangen, nach diesen Dingen zu suchen und gerne auch hier posten.
Wir schubsen Dich dann schon in die richtige Richtung  

Andreas

[Driri]

Ohne da jetzt entmutigend wirken zu wollen, ich sehe wenig Chancen für dich (@Sebastian), daß Du ansprechende Unterstützung aus der EDV bekommst. Denn wenn eure EDV nicht grundlegend unterschiedlich zu anderen EDV-Abteilungen ist, die ich bisher kennegelernt habe, dann mangelt es sicherlich an Zeit, sich darum zu kümmern.
Das dürfte vermutlich auch der ausschlaggebende Grund sein, warum man einen Studenten mit dem Thema betraut hat.