Anhänge direkt öffnen unterbinden

[D. Maute]

Hallo zusammen,

kann man irgendwo einstellen, dass die Benutzer keine Dateianhänge direkt öffnen können? Das klingt jetzt bestimmt komisch, daher hier die Erläuterung: Wenn ein User z.B. ein Excel-Anhang doppelklickt, bekommt er zur Auswahl "Öffnen" oder "Bearbeiten". Da die meisten Benutzer offenbar "keine Lust" haben zu lesen, kommt es öfters mal vor, dass umfangreiche Bearbeitungen am Dokument vorgenommen werden, das Dokument geschlossen wird, und das Mail zurückgeschickt wird. (Das ganze hat nun aber mit Benutzerschulung schon nichts mehr zu tun, da ich den Unterschied zwischen öffnen und bearbeiten bestimmt schon 100 mal erklärt habe). Beim Öffnen eines Anhanges wird lokal ein temporäres File angelegt, welches beim schließen wieder weg ist. Das verursacht zum einen - vor allem bei großen Excel-Tabellen - ganz schön Netzwerktraffic und führt eben auch zu solchen Fehlbedienungen. Ich selbst habe es mir schon vor langem angewöhnt, Dateianhänge grundsätzlich erst mal auf der Festplatte abzulegen und von dort aus zu bearbeiten! Vor allem kommt es auch häufig vor, dass Notes und die Anwendung des geöffneten Dokumentes einfach hängen bleiben. Auch das führe ich auf dieses "direkte" öffnen zurück. Desweiteren wird Notes dann auch als Dokumentenablage missbraucht.

- Und deshalb würde ich gerne das direkte Öffnen von Dateien aus dem Mail heraus unterbinden. Es müsste beim anklicken automatisch ein "Speichern unter" kommen - das wäre echt GEIL...

Vielleicht teilt die Meinung sonst noch wer mit mir?!

Gruß Dietmar

[Semeaphoros]

Was? Notes als Dokumentenablage "missbraucht"?


Notes kann als perfekte Dokumentenablage benutzt werden. Schau Dir mal die Office-Library, die mitgeliefert wird, an, da lassen sich dann ganz tolle Teamwork-Funktionen nutzen.

Oder die TeamRoom-Schablone.

Wenns dann weitergeht, dann käme QuickPlace und Domino.Doc noch ins Spiel.


Ansonsten: mir ist nicht bekannt, dass man diesen Anhangs-Dialog irgendwie beeinflussen könnte.

[MartinG]

Der Dialog hat mich auch schon etwas genervt und ich habe diese Frage mal unter notes.net gestellt und da meinte einer das dies festcodiert im Client sei...

Was ich nicht ganz verstehe wieso bei Dir allerdings der Client oder Office manchmal abkracht/hängt... - das Phänomen kenne ich überhaupt nicht.

Netzwerktraffic kapiere ich auch nicht?

Gruss
Martin

[D. Maute]

Hallo Martin,

ich hatte das mit dem hängen bleiben erst neulich bei einem Benutzer wieder. Große Excel-Datei mit vielen Bildchen drin (>10 MB) aus dem Mail heraus geöffnet, ein wenig darin herumgestöbert, dann klingelte bei mir das Telefon - ob ich nicht mal geschwind schauen könnte, da geht gar nichts mehr. Bin ich also hingetigert und habe mir den Taskmanager angeschaut - auch das dauerte Ewig, bis der aufging. Einzige Möglichkeit: Excel abgewürgt, Notes lief wieder... Netzwerktraffic daher: Die Mail kommt an - Benutzer öffnet Dateianhang aus Mail - Anhang wird vom Server auf den Client übertragen (Data-Verzeichnis liegt auf Netzlaufwerk, wegen Sicherung...) - temporäre Datei wird erzeugt - Benutzer schließt Datei. Fünf Minuten später fällt Benutzer ein - muß noch mal was nachschauen - Mail öffnen - Dateianhang doppelklicken - Datei wird wieder vom Data-Pfad (Netzlaufwerk) auf den lokalen PC übertragen...
Das tolle daran ist eigentlich: Die Excel-Datei liegt im Original sowieso irgendwo auf dem Netz! Anstatt dem User eine Mail zu schicken - Schau Dir mal die Datei an, schickt man sie eben mal kurz per Mail - hat sich bei einigen hartnäckig so festgesaugt...

Gruß Dietmar

[MartinG]

Okay - wenn das DATA Verzeichnis auf dem Netzwerk liegt dann kann das schon sein...

Bei uns liegt nur das names.nsf auf dem Netzwerk und der Rest alles lokal.

Gruss
Martin

[Semeaphoros]

Also, Excel ist keine Bildverarbeitung und die Office-Prgramme haben notorisch Probleme mit ihren ineffizienten Datenablagen bei grossen Datenmengen.

Wie Du sagst, ist das vermailen von Dateien, die eh auf dem Netz liegen ineffizient.

Genau da setzen die Document-Libraries an. Liegt die Datei als Anhang in einer Notes-DB, braucht der User die Datei nicht mehr zu versenden, sondern schickt einen Doclink, und alle arbeiten am gleichen Dokument. Genau hier eignet sich Notes/Domino sehr gut als Dokumenten(Datei)-Ablage

[D. Maute]

Hi Martin,

das mit dem Data-Verzeichnis hat bei uns folgenden Hintergrund. Wir hatten vorher Exchange 2000 im Einsatz und dabei einige Benutzer, die halbtags an einem anderen PC arbeiten. Mit Exchange war es selbst für den User kein Problem, sich an einem fremden PC mit seinem Namen anzumelden und beim ersten Start von Outlook sein Name und den Name des Servers einzutragen und schon hatte er alle Daten wie an seinem "Stammrechner" (incl. Adressbuch, Journal "Notizen" und alles was eben meiner Meinung nach ins Postfach reingehört). Mit dem Umstieg auf Notes - damals noch die allererste 6.0 englisch hatte ich das gleich mit dem Roaming User ausprobiert - hatte allerdings weder von Notes noch von Roaming eine Anhnung. Ich dachte mir jedenfalls, ich lege die Data-Verzeichnisse mal alle auf den Benutzern ihr Home-Laufwerk an, damit sie beim Anmelden ihr "H:\Lotus\Notes\Data" haben, und somit auch alle ihre "lokalen" Daten - tja war wohl nichts...
Geht das denn heute inzwischen mit den Roaming Usern? - Und zwar so, dass es der User auch kapiert?

Danke mal - Gruß Dietmar

[MartinG]

Gute Frage - ich möchte das die nächsten Wochen mal ausprobieren wenn ich dazu komme. Was man so hört funktioniert das ganze aber schon recht gut...

Bisher hatte ich nie den grossen Bedarf dazu - ich lege halt über eine Verzeichnsiverknüpfung die names.nsf aufs Netzwerk und das reicht mir dicke aus als Sicherheit.

Gruss
Martin

[D. Maute]

An Semeaphoros:

Natürlich ist Excel keine Bildverarbeitung. Wir setzen Excel aber z.B. dafür ein, für Kunden ein ansehnliches Angebot zu erstellen, mit Staffelpreisen und allem drum herum. Und eben zu jedem "Bauteil" mit Bild..., damit sich der Kunde auch unter einem Z-Winkel und einer Fußstütze oder einer Artikelnummer auch was vorstellen zu können.
Natürlich kann man die Bildchen auch so einsetzen, dass sie nicht so viel Platz brauchen - aber nicht jeder Verkäufer oder Sachbearbeiter ist auch "Bildverarbeitungsbewandert", oder hat gar die Mittel dazu und setzt die Bilder eben von der Digi-Cam ein und verkleinert sie dann eben auf 7% (ohne natürlich die Dateigröße zu verringern)...

[Semeaphoros]

Das tönt mir aber gleîch mal so, wie wenn man da ein Verkaufs-Support-System von Hand betreibt, normalerweise ist in diesem Bereidh ein relativ hohes Rationalisierungspotential.

[D. Maute]

Nee, nee - nicht wirklich!
Das war eben nur ein Beispiel einer großen Excel-Datei
Trifft nur einen noch ziemlich neuen Produktbereich bei uns. Da ist noch etwas Arbeit mit der Hand am Arm gefragt...
Das ändert sich bald!

[Semeaphoros]

Ok

[D. Maute]

Super - ich denke mal, damit hat sich das Thema für mich erledigt. Man kann es also anscheinend nicht so einfach unterbinden...
VIELEN DANK für die echt schnellen Antworten.

Mal sehen - vielleicht greife ich das Thema Roaming User bald noch mal an -  wenn Martin erfolg damit hat...

Gruß Dietmar

[max.power]

hi dietmar,

bei uns liegt auch das komplette data-verzeichnis auf den jeweiligen homelaufwerken der user, also im netz.
trotzdem wird beim öffnen eines anhangs die temporäre datei (z.b. ~irgendwas.xls) auf c:\dokumente und einstellungen\<username>\lokale einstellungen\temp\notes?\ abgelegt, und nicht im data-verzeichnis.

bei uns sind lediglich die systemvariablen TEMP und TMP auf c:\lokale einstellungen\.....\temp gesetzt, notes generiert dann autom. neue unterverzeichnisse und legt die temp-dateien dort ab.
somit haben wir keine probleme mit der netzperformance, wenn user oft und viel öffnen.

ich wüsste jetzt auch nicht, wie man notes sagt, dass es temp-dateien im data-verzeichnis ablegen soll - ausser eben mit den TEMP und TMP variablen....
(haben w2k-server und xp pro workstations)

vielleicht kannst du da ansetzen und notes beibringen, temp-dateien auf c: abzulegen....?

lg,
max

[D. Maute]

Hallo Max,

ja, das stimmt schon - Notes legt die Temp-Dateien lokal ab und nicht im Data-Verzeichnis, aber ist es nicht so, dass die Datei, die ich heute geöffnet habe, morgen wieder neu ins Temp geschrieben wird? Heute als Datei~1.tmp,  beim nächsten mal als Datei~2.tmp, usw.?
Ich bereinige die Temp-Verzeichnisse immer wieder mal, weil da so einiges drin liegen bleibt...

Gruß Dietmar

[max.power]

hi!

ja, stimmt schon, die temporären namen ändern sich bei jedem öffnen (und werden leider auch nicht immer autom. gelöscht).
aber warum hast du dann probleme mit der netzwerklast? beim öffnen wird ja gar nix am homelaufwerk abgelegt....

oder versteh ich da jetzt was falsch?

lg,
max

[D. Maute]

Das Problem ist doch folgendes: Beim Öffnen eines großen Mailanhanges wird auf dem Homelaufwerk nichts abgelegt - da hast Du recht, aber der Mailanhang wird von der Maildatenbank, die ja auf dem Server liegt, jedesmal auf den lokalen PC ins Temp-Verzeichnis übertragen...
Und das erzeugt eben Netzverkehr - und zwar jedesmal, wenn ich so einen Anhang öffne. Ich vergleiche das immer mit einem Download aus dem Internet. Ich lade einmal etwas größeres herunter und speichere es dann lokal und lade es doch nicht jedesmal vom Internet herunter, wenn ich es betrachten möchte - genau so verhält es sich doch auch mit den Dateianhängen, oder wie...

Gurß Dietmar

[max.power]

aso, ja klar, das erzeugt netzlast, keine frage.

in einem deiner postings hat du es aber so beschrieben, als würde das file bei euch bei jedem öffnen zuerst am data verzeichnis und dann von dort auf c: abgelegt werden - also doppelte netzlast: vom netz ins netz und dann vom netz lokal auf c:..

somit ist es also nicht so schlimm, weils vom netz direkt auf c: geht.

aber klar, bei personen, die das häufig machen, also ständig ein und das selbe dokument immer aus notes heraus öffnen/schliessen/öffnen/... wird viel last erzeugt.
auf der anderen seite: würden solche user das file gleich mal am netz speichern und dann mit der datei genauso umgehen (öffnen/schliessen/öffnen/....), würde auch viel last erzeugt werden. (vielleicht etwas weniger, weil kürzlich geöffnete dokumente sicher im cache liegen)

trotzdem sicherlich hauptsächlich ein organisatorisches problem  

viel glück beim "erziehen" der anwender  
lg,
max

[D. Maute]

Hi Max,

jooh - danke für den Beistand...
Vielleicht kann ja mal einer einen Maus- oder Tastaturtreiber schreiben, mit dem man die Maus/Tastatur etwas unter Strom stellen kann. Mich persönlich stört es eigentlich nicht so sehr, dass das Netz ein wenig arbeiten muß - aber genau die User beschweren sich dann eben, dass alles so langsam geht...

So - mache jetzt Feierabend!

Gruß Dietmar

[Semeaphoros]

Glaube nicht, dass diese Netzlast tatsächlich einen wesentlichen Beitrag zur Geschwindigkeitsreduktion darstellt, da sind wohl andere Faktoren bestimmend. Wenn die User dauernd klagen, müsste man halt mal messen.