mehrere Ansichten in ein Dokument übernehmen

[Onkel_Inder]

Hallo again,

ich habe mir eine Datenbank gebastelt um meine Fahrtkosten aufzulisten.

zuerst hatte ich ein Maske mit reichlich zeilen, welches mir dann doch zu unschön war.
Nun habe ich eine Maske mit den Feldern
[Datum; Strecke; Entfernung; Beschreibung]

Eine Ansicht
[Datum; Strecke; Entfernung; Kosten (Entfernung*0,3); Beschreibung]

Die Ansicht soll später noch Kategorisiert werden nach Quartal.

Jetzt möchte ich gerne für jedes erdenkliche Quartal ein Dokument haben, welches grundsätzlich eine Kopfzeile enthält und alle Dokumente eines Quartals enthält, geht sowas?
Ich denke das dann während der Laufzeit Felder erstellt werden müssen, und diese aus den Ansichten eingefügt werden müssen?!

Ist das irgendwie machbar?

Bedankt und Gruß

der Onkel

[Axel]

Hi,

was du vorhast, ist relativ aufwendig, wenn überhaupt machbar.

Was willst du denn damit errreichen? Schreib mal ein bisschen mehr. Vielleicht gibt es ja noch einen anderen Weg. Für viele Dinge reicht eine kategorisierte Ansicht.


Axel

[Onkel_Inder]

Hi,
ok ich versuchs etwas genauer:
Zur Zeit haben wir ein papiergebundenes Formular, welches wie folgt aussieht/aufgeteilt ist:
Kopfzeile (Logo der Firma, Quartal, Jahr, Name und Kontonummer, Summe der gefahrenen Kilometer, gesamt Kosten)
Hauptteil (Auflistung der einzelnen Fahrten mit Datum, Strecke, gefahrene Kilometer und Kosten (Entfernung *0,3))
Fußbereich (nur Formularnummer)

Dieses Formular habe ich 1:1 in Notes umgesetzt,
bedeutet ich habe eine Maske mit der Kopfzeile (Formeln zur Berechnung)
den Hauptteil mit 20 Zeilen und jede Zeile enthält Felder für
Datum, Strecke, Entfernung
und den Fußbereich.

Nun hätte quasi jeder Mitarbeiter ein Dokument pro Quartal, welches evtl. leere Zeilen  enthält oder gar zuwenige Zeilen besitzt.
Bei den leeren Zeilen habe ich das Problem, das die Kosten pro Fahrt dann 0 sein müssen, was unschön aussieht.

Das ganze wollte ich daher ändern und für jede fahrt ein dokument anlegen, hat zugleich den Vorteil, dass man pro Quartal eine Summe aller Mitarbeiter anzeigen kann (das ist aber nicht wichtig)

Puh, war jetzt viel,
hoffe es war verständlich.

Gruß

der Onkel

[TMC]

Hi,

warum eigentlich quartalsweise und nicht monatlich? Aus buchhalterischen und betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten (zeit- und verursachungsgerecht) müsste die Abrechnung doch monatlich erfolgen.

Egal.

Ich würde pro Fahrt 1 Dokument erstellen. Dann ein paar Views. Wenn jemand die Fahrten workflowtechnisch freigeben soll (also Vorgesetzter), dann gibt der eben gleich einen Zeitraum (Woche / Monat / 3 Monate) frei.

Eure Buchhaltung erwartet dann wohl noch eine Hardcopy. Dazu kannst Du ja während der Laufzeit ein Dokument erstellen zum Drucken, das dann kumuliert alle Zahlen enthält für den Zeitraum.

Matthias

[Onkel_Inder]

Hallo TMC
das Problem ist, das ich ein Formular benötige, welches alle Fahrten enthält, und auch die Kopfzeile, die je Mitarbeiter und gesamt KM anders ist.

Das Dokument wird dann gedruckt, vom Vorgesetzten unterschrieben und dann weitergereicht zur Überweisung der Kosten.

Gruß

der Onkel

[TMC]

Das Dokument wird dann gedruckt, vom Vorgesetzten unterschrieben und dann weitergereicht zur Überweisung der Kosten.

Du weißt aber schon dass Notes auch Workflow kann?  

Denn so wie sich das anhört wäre wohl Excel hier besser.  Und schade, dass Du kein Freigabeverfahren durch Vorgesetzte per Notes-Button machst.

Das Problem der leeren Zellen könntest Du übrigens auch mit Hide/When - Formeln umgehen: Wenn z.B. Feld 1 in Zeile 1 leer, dann verberge ganze Zeile wenn Dokument zum lesen geöffnet....

Matthias

[koehlerbv]

Aus entsprechender Erfahrung:
Ein Dokument pro Reise (oder Reiseetappe), und dann das Ganze als Export oder Report für den gewünschten Zeitraum zusammenfassen ! Ansonsten gilt all das, was TMC schon erwähnt hat. Trivial ist das auf jeden Fall nicht - und hier auch offensichtlich kundenspezifisch, was ja gerade Notes wieder sehr entgegen kommt.

Ansonsten: Sag' mal genaueres ...

Ciao,
Bernhard

[Axel]

Hi,

dem ist nichts mehr hinzuzufügen. Meine Vorredner haben schon alles gesagt.

Pro Reise ein Dokument und Ausdruck mit Excel.


Axel

[Onkel_Inder]

Guten Morgen zusammen,

@TMC
Ja, mir ist bekannt das Notes  Workflow kann, aber da ich Einsteiger in dieses Thema bin sind die Datenbanken momentan zu Übung und sollen evtl. später ins Betriebsgeschehen eingepflegt werden.
Das gleiche gilt natürlich auch für die Freigabe durch Vorgesetzte, dazu werde ich später eine Urlaubsdatenbank mit Genehmigungsverfahren etc. erstellen.
Die Hide/When-Formel hört sich nach guter Alternative an, werde mir diese mal genauer anschauen.

@koehlerbv
Bedeutet aber, dass ich auf ein anderes Programm z. B. Excel zugreifen muss, oder?
Das möchte ich definnitiv verhindern, damit man auf einer Umgebung bleibt, später soll die DB schon allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und Notes soll eine Art zentrale darstellen.
Was habe ich unter Report zu verstehen,  bleibe ich dann in Notes?

Also doch problematischer als ich dachte,
schonmal danke an alle für die Mühe.

Vielleicht nochmal allgemein,
Was Notes Datenbankentwicklung angeht ist das völliges Neuland für mich, habe schon kleinere Erfahrungen in VB, VBA, JavaScript, MS Access etc. Aber Notes ist dann ja doch was anderes als Access.
Die Datenbanken, welche ich momentan erstelle sind für mich zu Übungszwecken gedacht, und evtl. später auf die Firma (Bank) umzusetzen. vielleicht drücke ich mich deshalb auch etwas kompliziert aus bzw. ihr seht dort teilweise keinen Sinn in der vorgehensweise.

Gruß
der Onkel

[eknori]

Gut, versuche ich das mal aufzudröseln:

Also du hast in deiner Maske die notwendigen Felder ( dazu sollte dann auch der Reisende gehören )

Alle reisen werden einzeln erfasst und dann in Ansichten zur Verfügung gestellt.

Krause  03.03.2004  Kleinkleckersdorf
Krause  13.03.2004  Grosskleckersdorf
Mikesch 23.03.2004  Bärstadt
Mikesch 23.04.2004  Bad Bärstadt

Die Ansichten können dann kategorisiert werden nach : Name, Datum ...

Für eine Auswertung würde ich mir das entsprechene Formular als Maske hinterlegen.
Die Daten der Reise werden dann später in diese Formular in ein RichText Feld geschrieben

Bei der Auswertung müßte der Code zunächst einmal danach fragen, wessen Daten ausgewertet werden sollen ( also Namen auswählen ) Dann eine Abfrage, welches quartal gefragt ist. Das Quartal würde ich der einfachheit halber schon gleich bei der Anlage des Datensatzes in die Maske mit aufnehmen.

Wenn du Namen und Quartal abgefragt hast, kannst du über db.Search die entsprechenden Dokumente in eine NotesDocumentColection übernehmen.

Dann in einer Schleife die Collection durchlaufen, und die Werte in das Auswertungsformular schreiben ( AppendToTextlist oder AppendToRichtext )

Das AuswerteForumlar sehe ich  dabei lediglich als temporäöäres Dokument, daß dann ausgedruckt wird.
Nach dem Ausdruck das Dokument schließen, ohne Speichern.

Wäre so erst einmal die grobe Richtung.

Ulrich

[Onkel_Inder]

Hallo Ulrich,
gut gedröselt *g*
vielleicht sollte ich es demnächat auch mit Beispielen versuchen, dann ist 's wahrscheinlich einfacher.

Richtext, das ist glaube ich auch das Stichwort, bezüglich der  NotesDocumentColection werde ich mich dann mal schlau machen und ein wenig weiter basteln. Sollte selbst für mich machbar sein.

kleine Zwischenfrage,
habe eine Ansicht erstellt, wire du sie beschrieben hast, kategorisiert  nach Jahr, Quartal und Name.
Nun habe ich z.B.
2004   I. Quartal   Peter Pan    10   3

ich hätte aber gerne
2004   I. Quartal   Peter Pan    10 Km  3,00 €

wie ich Km und € dahinter bekomme ist kein Problem, aber die 2 Nachkommastellen macht er bei mir nicht. In der Maske ist das Feld fest als Zahl mit 2 Nachkommastellen definiert in der Ansicht ist die Formel dann:

@Text(Kosten) + " €"

Ich denke das, dass ein kleineres Problme ist und erstelle daher erstmal keinen neuen Thread.

Vielen Dank an alle, habt sehr geholfen und der Spaßfaktor an Notes steigt...
werde den Thread dann mal auf Erledigt setzen.

Gruß

der Onkel

[Axel]

Hi,

probiers mal mit dieser Spaltenformel

@Text(Kosten;"C,2")


Axel

[Onkel_Inder]

Hi Axel,
danke, aber dann habe ich
DM 10,00

das €-Symbol sollte übrigens auch Zweck übersicht rechts sein.

--STOP, grad geschaut und getestet

@Text(Kosten; "F,2") + " €"

F für allgemeine Formatvorlage....
und es funzt, Bedankt

Gruß

der Onkel