externe Mails - Journaling

[smokyly]

Hallo zusammen.
Diesmal wieder ein "besonderes" Anliegen unserer Chefes.
Es soll eine Möglichkeit geschaffen werden, alle Mails, die das Haus verlassen oder von außen rein kommen, gesammelt zusätzlich in einer extra Datenbank abzustellen.
Hintergrund:
Es ist hier nicht erlaubt, private Mails zu senden, bzw. zu empfangen (klar, irgendwie kann man sich dagegen ja nicht wehren, es sei denn, man gibt die Mailadresse nicht an seine Bekannten weiter). Um hier eine Möglichkeit der Prüfung zu haben, sollen also eben alle Internetmails gesammelt und stichprobenartig geprüft werden, bzw. im Verdachtfall eingesehen werden.

Wir hatten, als wir noch auf Version 4 waren, uns extern diverse Agenten in die Mailschablone einbauen lassen, die beim Senden, Antworten und Antworten mit Protokoll die Empfänger prüften und dann im Fall des Falles in eine extra Datenbank kopiert haben. Genauso ein anderer Agent, bei eingehender Mail.

Jetzt haben wir Domino 6 und die 4er Schablonen sind erstens wertlos und zweitens möchte ich nichts mehr in den Schablonen drin haben (wegen Update, Übersichtlichkeit, etc.).

Also hab ich mir überlegt, dies mit Server-Regeln und Journaling zu realisieren. OK, es werden nun aber ALLE Mails kopiert und das ist nun auch wieder nicht der Sinn und Zweck. Mir fehlt jetzt eigentlich nur noch ein Agent in der Journal-Datenbank, welcher prüft, ob Empfänger, Absender, Kopieempfänger, ... im Domino-Adressbuch (names.nsf) hinterlegt ist und wenn dies bei einer Adresse nicht zutrifft, die Mail stehen läßt, ansonsten löscht.
Leider habe ich so gut wie überhaupt keine Programmiererfahrung und mir wurden von zwei Externen (waren wegen anderen Sachen bei uns um Haus) Lösungen versprochen, doch ich habe die (erwartungsgemäß) bis heute nicht erhalten (sollte doch soooooo einfach sein, laut Aussage).

Gibt es vielleicht eine andere Lösung, welche ich mit administrativen Einstellungen realsieren kann? Oder hat jemand eine fertige Lösung, welche man mir zukommen lassen möchte (ich weiß, für lau gibt es fast nie was... kann ich ja auch verstehen).

Grüße
Geri

[JoJo]

Ob eine Adresse in eurem Domino Directory enthalten ist, sollte sich doch auch mit einer Regel überprüfen lassen. Da braucht es vermutlich keinen Agenten.

Man kann auch mehrere Regeln angeben. Die Auswahl ist quasi dieselbe. Nur wird einmal überprüft ob der Empfäner, ein anderes Mal ob der Absender im Domino Directory enthalten ist. Beides gibst du ja als Kriterium an. Dass, wie du schreibst

es werden nun aber ALLE Mails kopiert

kann eigentlich nur auf eine oder mehrere falsche Regeln zurückzuführen sein.

[smokyly]

Hallo JoJo, klar, daß ALLE ins Journal laufen ist gewollt, da die Regel lautet:
"When all documents journal this message"

Aber das prüfen auf Adressen aus der names bekomme ich mit einer Regel nicht hin. Zumindest bei unseren Serverversion (6.01 CF1) finde ich keine Kombination, die das bringen würde.
Mir stehen ja nur folgende Bedingungen zur Auswahl:

contains
does not contain
is
is not

Wie soll ich da das Kriterium fassen, welches in Worten ausgedrückt lauten sollte:
"Wenn Empfänger nicht im Adressbuch enthalten, und zwar in keiner der fünfzig Internetadressen des EINEN Empfängers, dann...", usw.
Oder stell ich mich da zu dumm an? Das haben auch schon die externen Profis versprochen, daß das über die Regel geht, aber bis heute herrscht da Stille...

Daß man jeweils Regeln für verschiedene Kriterien angeben kann, ist schon klar (trotzdem danke für den Hinweis, weiß vielleicht nicht jeder), aber hilft mir ja nicht weiter, wenn ich grundsätzlich keine korrekte Regel finde.

Trotzdem Merci für die Gedanken

[Gandhi]

Ohne Entwicklung sehe ich keine Chance das vollständig abzubilden.

Womit Du vielleicht auch leben kannst: Du kannst ja auf jeden Fall Prüfen, ob in einem der Felder ein für Eure Domäne gültiger Name vorhanden ist (z.Bsp.: ob das Feld einen String namens "@meineDomain.de" enthält.) Das sollte zumindest den größten Teil der Mails von vornherein diversifizieren.

Wenns noch genauer werden muss, bleibt noch der Agent - aber auch der freut sich, wenn er nicht so viele Mails durchsuchen muss.

[Semeaphoros]

Und wenn man ans Entwickeln denkt, es gibt eine Handvoll kommerzieller Archivierungssysteme, mit denen das wahrscheinlich auch hinzukriegen ist. Dabei wäre dann auch die Archivverwaltung gleich miterschlagen, die wird nämlich irgendwann einmal zum Problem. Nein, hab grad im Moment kein Beispiel eines kommerziellen Angebotes zur Hand (auch wenn mir zwei oder 3 im Kopf herumspuken, aber so richtig einfallen wollen sie mir nicht .... :-(

[smokyly]

Jo Gandhi, das hab ich mir schon gedacht.
Nun, mit der Domain haut das auch wieder nicht ganz hin, hab ich schon probiert, alles wird nicht erwischt und wenn nicht 100% zumindest erfaßt werden, ist es nicht gerecht.

Da werd ich jetzt entweder schwitzen müssen und mich doch in die Entwicklung einarbeiten müssen (hab ja sonst nix zu tun ), oder es müssen Flocken locker gemacht werden - oder: man verzichtet endlich auf dieses unnötige Prozedere.

Danke Dir!

[Gandhi]

Es gibt ein Produkt namens Cerberus von NotesDevelopment, wie ich glaube - das kann in der Richtung auch eine Menge - vielleicht guckst Du Dir das erstmal an.

[smokyly]

Hallo Jens,
was Kommerzielles kommt wegen der Kosten nicht in Frage. Das wäre an der Stelle überdimensioniert.
Bezüglich der Archivierung haben wir da schon was an der Hand (aber noch nicht realisiert), aber die soll ja auf die eigentlichen Mail-Datenbanken gehen. Archivierung ist im Moment NOCH nicht notwendig, denn, soviel ich weiß, müssen laut Gesetz nur "rechtlich" relevante Mails (wie z.B. Verträge oder Rechnungen) archiviert werden und sowas fließt bei uns NOCH nicht über Mail.
Das Meiste, was kommt, sind Verbraucheranfragen, Angebote und natürlich Spam.

Wieviel Aufwand würde denn so ein Agent denn verursachen? Bekomme ich den hin, wenn ich mich so 3 Wochen in die Entwicklung einarbeite, mit Büchern und anderen Unterlagen?
Lust hab ich ja keine.....

Grüße

[Gandhi]

Zum Agenten:
Der Aufwand ist schwer vorher für jemand anderen zu bestimmen. Hast Du Programmiererfahrung - z.B. in VB - dürfte es relativ einfach werden - dann sind 3 Wochen unter Umständen eher schon pessimistisch.
Der Agent müsste folgendes tun:
-sobald ein Mail da ist loslaufen (trivial - über die Agenteneigenschaften)
-sich das neue Mail schnappen (simpel)
-nach den entsprechenden Kriterien suchen. Hier wird es kritisch - je nachdem welche Kriterien das sind und wie viele Mails eingehen -wegen der Performance. Hier müsstest Du noch mal Infos geben.
-Je nachdem, ob die Kriterien erfüllt sind oder nicht das Mail löschen.

Hört sich zunächst einfach an - kann aber beim entsprechenden Mailaufkommen schwierig werden - aus Performancegründen.

Der Applikationsrumpf würde in etwa so aussehen: (Die Mails stehen in einer dedizierten Quarantäne Datenbank, oder?)

Dim s as new notessession
dim db as notesdatabase
set db=s.currentdatabase
dim dc as notesdocumentcollection
set dc=db.alldocuments ' hier nimmt er sich alle - man könnte aber auch auf unprocessedDocuments gehen.
dim doc as notesdocument
for i=1 to dc.count
  set doc=dc.getNthDocument(i)
  'hier jetzt die Kriterien überprüfen und das Doc weiterverarbeiten...
Next

[Semeaphoros]

Ok, wie lange man da braucht, hängt etwas davon ab, wie komfortabel man die Sache haben will. Ich würde dafür etwa einen Arbeitstag mal als grobe erste Schätzung einsetzen (Profi).

Wie weit Du in 3 Wochen kommst, hängt eigentlich davon ab, welche anderweitigen Entwicklungserfahrungen Du schon hast. Wenn Du schon mal anderweitig intensiv entwickelt hast, denke ich, sollte das innerhalb von 3 Wochen zu schaffen sein, Lernen und Realisieren.
Ohne vorherige Erfahrung ist es - solange ich Dich nicht genauer kenne - reine Spekulation, etwas dazu zu sagen.

Hilft das?

[smokyly]

Gandhi, wie schon erwähnt, ist eine kommerzielle Geschichte jetzt kein Thema, ABER, wir haben ja auch noch im Kopf, einen zweiten Virenscanner einzusetzen (war mal ein anderer Thread von mir) und das in Kombination mit der Kopiergeschichte - EIN GUTER TIPP!
Wenn ich die Beschreibung richtig verstanden hab (in der Kürze der Zeit), läuft das Teil auf / in der Mail.box. Das isses!

DANKE!!! Sehr wertvoll, wenn auch nicht jetzt für diesen Thread

[Semeaphoros]

Da haben Ghandi und ich zeitgleich gepostet .... aber die beiden Posts ergänzen sich perfekt .....  

[Semeaphoros]

Nein, nicht in der Mail.box. Wenn dann in der Mail-In Datenbank. In der Mail.box könnten unvorhersehbare Dinge passieren, da weiss ich bestens bescheid, da ich ein Verwaltungstool für die Mail.box habe, sprich mich damit schon auseinandergesetzt habe. Ich lasse die Mail.box vollkommen in Ruhe. Schlimmstenfalls läuft der Mailverkehr halt ohne Zusatzfunktionen, aber er läuft. das Journaling, wie Du es schon eingerichtet hast, ist bestimmt der Ausganspunkt für so etwas.

[smokyly]

<ächz, jetzt hab ich so lange zum Schreiben gebraucht, daß ich ausgeloggt wurde.....>

Und ich komm mit dem Lesen und googlen nicht nach

OK, kann ich ja hier anmerken, ich bin eigentlich mehr der Programmierer, als Codierer. VB kann ich lesen, entwickelt hab ich nur mit dem "Verwandten" VBA in Access (ich nenn es Abszess).
Wirklich produktiv tätig bin ich in der PL/SQL-Entwicklung unter Oracle. Und vor Jahren hab ich bei einem Softwarehaus unter einer Basic-änlichen Sprache entwickelt, ist aber schon Jaaaaaahre her.

Also, zutrauen würd ich mir das eigentlich schon. Ich grübel aber noch, ob sich das rentiert, hier so viel Zeit zu investieren, da es sich ja wieder nur um diese einmalige Sache handelt. Und wenn ein Profi dafür einen Mann-Tag berechnet - Kosten-Nutzen-Aufwand kalkulieren und die Antwort liegt eigentlich auf der Hand.

Werd mir das durch den Kopf gehen lassen. Vielleicht wäre das was für Zuhause, als neues Hobby...

Ich danke Euch erst mal für die Antworten.
Wichtig war mir als Admin, daß ich nix übersehen hab, womit eine administrative Einstellung die Lösung gebracht hätte.

Vielen lieben Dank.

Geri

[smokyly]

Der Vollständigkeit halber:
Gandhi:

Bei externen Mails bewegen wir uns vielleicht bei 200 am Tag, genau kann ich das nicht sagen. Intern werden es auch unter 1000 sein (sind ca. 100 User), aber auch hier gibt es Ausnahmen (ich hatte mal 250 am Tag).
An der Performance scheitert es nicht, wir haben einen Notes-Cluster (unter Suse-Linux), wobei der eine im Moment als reiner Backup läuft. Zur Not kann man die User aufteilen.
Genauso, wie Du es beschrieben hast, denke ich auch, daß der eigentliche "Aufwand" beim Agenten in der Kriterienauswahl zu suchen ist. Aber wir hatten sowas in der Art ja schon mal und da ging die alte Rumpel (NT-Server mit ca. 300 MHz) auch nicht in die Knie.....

So, hoffe, das jetzt noch entsprechend ausführlich beantwortet zu haben.

[Gandhi]

Na das sollte der Agent dann auf jeden Fall bewältigen können....

[Semeaphoros]

Ja, das sehe ich auch so, das ist unkritisch, bleiben einzig noch die Kriterien.

[heini_schwammerl]

Hi smokyly,

Häng eine 2.te Möhre als externes Gateway davor. Dann bleibt der interne Traffic eh außen vor (wird ja auf dem Cluster abgewickelt).
Über DNS und Verbindungsdokumente kannst Du sogar steuern das Mails geroutet werden wenn die Kiste ausfällt (muß also nix großes sein).
Gruß
Heini

[Semeaphoros]

Also, mit der Reserve, die da bereits existiert, ist das meiner Meinung nach nicht nötig.

[smokyly]

Moinsen, schlaft ihr denn nie? Ich hab zum Glück daheim kein Internet...
Hatte ich auch schon überlegt, hier nochmal einen Server vorzuschalten und dann da über die Regel entsprechend zu journalisieren (bräuchte man dann ja keine Kriterien mehr, sind dann alle Mails), aber, um es wieder ausfallsicher zu machen, bräuchte ich dann schon wieder zwei. Das sind dann zwei Kisten plus entsprechende Serverlizenz - durchrechnen, zum Cheffe gehen: die Antwort wäre klar.
Aber an sich hat solch eine Trennung natürlich was.

Schönen Tag noch.
Geri