Frage zu den Quotas

[Driri]

Hi,

ich hab mich hier schon nen bißchen umgesehen und bin auf sehr unterschiedliche Meinungen zum Thema Quotas auf Mail-Datenbanken gestoßen.

Wir überlegen zur Zeit, ob wir die Quotas einführen. Das Problem dabei ist, daß wir ständig Plattenplatz schaffen müssen und unsere User nicht dazu zu bewegen sind, ihre Datenbanken aufzuräumen. Das klassische Problem also.
Daß wir keine Archivierunglösung (außer der auf lokale Datenbanken) macht die Sache nicht einfacher.

Jetzt scheint es einerseits so zu sein, daß die Restrikitionsmöglichkeiten nicht allzu umfangreich sind, wenn man dem User nicht den kompletten Mailverkehr abklemmen will. Unser Wunsch wäre, daß das Versenden von Mails bei Überschreiten des Quotas nicht mehr möglich ist. Scheinbar kann man aber trotzdem weiterhin felißig mailen, man kann eben nur nicht mehr speichern.
Zusätzlich scheints Probleme bei lokalen Repliken und bei Clustern zu geben.

Also um meine Frage kurz zu machen : Ist es überhaupt sinnvoll, einen Quota für die Maildatenbanken einzusetzen ? Was sollte man dabei unbedingt im Vorfeld beachten ? Was sind die Einschränkungen / Auswirkungen ?

[HRaq]

Hi Driri,

schau mal hier:
http://www.atnotes.de/index.php?board=6;action=display;threadid=4780;start=0
Das mit den Quotas ist ein zweischneidiges Schwert:
Einerseits ist es natürlich beruhigend, wenn man als Admin weiß, dass der Plattenplatz nicht plötzlich verbraucht sein kann, da die Mail-DB'n nicht ins unermeßliche wachsen können.
Andererseits muß man natürlich mit erbosten/betrübten/jammernden oder motzigen Usern rechnen, die ständig anrufen:"Meine Mailbox ist zu klein".
Wir haben die User-DB'n größenbeschränkt; es war/ist allerdings ein ziemlicher "Erziehungsprozeß", bis man den Usern das Erstellen von lokalen Repliken/Archiven beigebracht hat, damit sie die Original-DB auf dem Server verkleinern.

Vielleicht hilft dir aber der obige Thread weiter. Vuiel Glück

Gruß Henning

[sophiasw]

Hi Driri,

um das Problem mit dem Quota zu umgehen, aber die Nutzer trotzdem zu "erziehen", haben wir in die Maildatei ein Postopenscript eingefügt, das überprüft, ob die Maildatei eine bestimmte Größe überschritten hat. Wenn dieser Wert überschritten ist, erscheint eine Messagebox mit dem Hinweis, daß die Maildatei zu groß ist. Außerdem kann durch drücken des Buttons "Ja" eine Hilfeseite in einer Datenbank geöffnet werden, die ausführlich erklärt, was die Meldung bedeutet und wie man ein Archiv erstellt.
Nur wenn man "Nein" drückt verschwindet die Messagebox.

Dieses Meldung ist sehr lästig, schadet aber nicht.
Ca. 10 Prozent der Nutzer, überschreiten trotzdem die Grenzen.

Davon sind wieder ca. 10 % extrem. Die werden dann gelegentlich persönlich ermahnt.

Viele Grüße
Sophia

[Driri]

Hallo,

erstmal danke für die Antworten. Den Thread, den Henning meint, hatte ich vorher bereits gelesen, da er aber etwas älter war, wollte ich noch mal aktuelle Meinungen und Erfahrungen einholen.

Aber es sieht ja wohl so aus, als wenn es keine Ideallösung gibt, Zusatztools kommen für den Zweck erstmal nicht in Frage.

Naja, dann werden wir uns wohl mal gut überlegen, ob wir uns das wirklich antun, zumal wir überlegen im Laufe von 2004 eine Ankopplung der MailDB an unser Archivsystem einzusetzen.

Soweit erstmal Danke  

[MartinG]

...das Problem ist halt das es nicht nur um den Erziehungsprozess geht sondern halt teilweise auch um rechtliche Dinge.

Nur so als Randbemerkung von mir: das sich der User ein lokales Archiv selber anlegen soll halte ich für so ziemlich für die unglücklichste Lösung dies gibt...

Bei uns habe die User eine Beschränkung von 500MB und einen Warnungsschwellwert der bei jedem Öffnen der Maildatenbank ein PopUp produziert von 250MB... - i.d.R. funktioniert das bis auf 4-5 Ausreiser eigentlich auch ganz gut...

[HRaq]

Hi Martin,

was ist an einem lokalen Archiv, das sich der User selbst anlegt, unglücklich?

Gruß Henning

[MartinG]

...weil Du als Admin darüber keine Kontrolle hast und wenn das wirklich lokal auf der Festplatte des User liegt und hinterher crasht die Platte die Daten fehlen bist Du als Admin immer der Depp...

Bei uns ist es in der Firma den Usern auch verboten auf der lokalen Platte irgendwelche Daten abzulegen...

[sophiasw]

Dieses Problem haben wir umgangen:
Wir haben das Verzeichnis "archive" als dirlink angelegt. Es verweist auf ein Netzwerklaufwerk, das gesichert wird.

(Ich weiß, die Nutzer können das ändern. Aber das ist dann deren Risiko.)

Viele Grüße
Sophia

[yes2002]

Hi,

meiner Meinung ist die Theorie Quota in Lotus Notes R5 gut doch leider die Umsetzung nicht gelungen.

Angenommen ein User hat seine Quota-Grenze erreicht und der Domino-Administrator läßt den Design-Task laufen, um z.B. Änderungen am Mail-Template zu verteilen, dann werden die Designänderungen selbstverständlich nicht in die User-Mail-DB übertragen. D.h. entweder muß hinterher mühsam das Log nach Fehlermeldungen geflöht werden, oder man muß vor einem Designlauf die Quotas wegnehmen und neu setzen. Vorsicht - erhöhter Administrationsaufwand, denn i. d. R. hat jeder User eine andere Quota ...

Dann habe ich es mehrmals schon erlebt, daß z.B. die Quota deutlich überschritten wurde - der User im Urlaub war (oder ignorant) und dann geht die Datenbank unwiderruflich kaputt ... warum auch immer (vermutlich liegts am update).

Programmiere liebe eine ähnliche Funktion z.B. in LS und pflanze diese in das Datenbank QueryOpen Event.

Gruß

[Jörg P.]

@Yes2002:

Deine Erfahrungen mit den Quotas kann ich nicht nachvollziehen.

- Bei einem Designupdate bleiben die Quotaeinstellungen erhalten.
- Bei Überschreiten des Quotas (kommt bei uns auch öfters vor   ) gehen die Datenbanken nicht kaputt.

Welche Version läuft denn bei euch? Mit der 5.0.10 scheint es wohl zu klappen.

[HRaq]

Hi Harvey,

offenbar ist meint Yes, das bei einer Designänderung die vorgegebene maximale Größe der Mail-DB überschritten wird und deswegen das Design nicht geändert wird. Ich weiß nicht wie, wie Notes das handhabt, aber nachvollziehen kann ich die Auffassung schon, da ja wirklich nur die Größe überwacht wird und nicht wodurch die Größenüberschreitung zustande kommt.

Gruß Henning

[yes2002]

Hi,

doch - ist leider so, habe schon Lehrgeld gezahlt.
Wenn das Datenbankquoata erreicht oder überschritten wurde, werden bei
einem Designupdate keine Elemente übernommen.

Leider gehen dann und wann auch die Datenbanken kaputt. Oder der User kann
die Datenbank nicht mehr öffnen. Meiner Meinung nach liegt das am neu
aufzubauenden Ansichtsindex (der liegt ja in der Datenbank).

Und bedenkt den Administrativen Overhead - oder hat jeder User die gleiche
Quota ...

Selbstverständlich kann man ja mit einem tüchtigen Backupprogramm, in Verbindung mit Transaction logging das Risiko minimieren ;-).

Grüße

PS: Domino 5.012

[Jörg P.]

Ah, jetzt, ja...

ich hatte die Schilderungen zu den Problemen Missverstanden.
Nach den Erläuterungen muss ich (leider) die Probleme bestätigen.

[stoeps]

Dieses Problem haben wir umgangen:
Wir haben das Verzeichnis "archive" als dirlink angelegt. Es verweist auf ein Netzwerklaufwerk, das gesichert wird.

Dumme Frage, aber was bringt das denn? Ob die User jetzt Platz am Domino oder auf dem Netzlaufwerk verbrauchen ist annähernd Jacke wie Hose.
Gut, unser Novell-Plattenplatz ist auch weit günstiger, als die iSeries-Platten, aber das kann doch nicht die Lösung sein, dass man die Daten dann auf zwei Systemen suchen muss.

Ich seh das meistens wenn's denn um Vertretungen geht. Im Notes ist er vielleicht noch delegiert. U.U. weiss er auch noch einen Projektordner, in dem er suchen muss, aber dann noch im Archiv zu suchen halte ich für Blödsinn.

Hab bei uns ein Quota von 50 MB durchsetzen müssen und hab einen Riesenrüffel eingesteckt, weil ich eine Anleitung geschrieben hab, wie man archiviert. -> PUUH

Naja, jetzt haben wir nen neuen Server, vielleicht können wir da was machen.

[sophiasw]

Hallo stoeps,

ich gebe Dir in allen Punkten recht  

Bei uns ist auch der Grund der Preis der Platten  .

Außerdem gilt die Regelung nur für persönliche Maildateien. Die können wegen der Verschlüsselung eh nicht wirklich delegiert werden.

Viele Grüße
Sophia