Hallo zusammen,
ich habe eine serverseitige Mailarchivierung per Richtlinien auf einem 7.0.2-Server eingerichtet. Über die Erfahrungen möchte ich gerne berichten und diese zur Diskussion stellen. Es soll keine Archivierung im eigentlichen Sinne stattfinden, welche aufgrund gesetzlicher oder sonstiger Gründe notwendig ist. Es geht lediglich um Speicherplatzersparnis, bzw. Verlagerung aif "billigere" Systeme.
SETTINGS:
- Copy old documents into archive database; then clean up database
- Reduce the size of documents in the database
- Reduce attachments, leave summary and 40kb
- not modified in more than 3 month
- Inviews or folders: Docs with attachments
POSITIVE ERGEBNISSE:
Mails werden korrekt archiviert.
NEGATIVE ERGEBNISSE:
Die Anhänge werden aus dem Originaldokument kommentarlos gelöscht. D.h. der Benutzer greift aus seine alte Mail zu und findet keinerlei Hinweis darauf, dass da mal ein Anhang war. Der einzige Hinweis findet sich in der Ansicht in Form eines kleinen blauen Icons. Eine Lösung wäre die Masken zu ändern. Man müsste im Postopen auf das Vorhandensein des Feldes $$ArchiveDocLink prüfen und entsprechende Kommentare in die Mail schreiben. Diese Lösung halte ich aber aus verschiedenen Gründen (Änderungen der Originalschablone, Performance,...) für unpraktikabel.
Antwortdokumente von Mails mit Anhängen werden ebenfalls mit archiviert. D.h. es verbleibt das Original-Dokument in der Maildatei und es wird zusätzlich eine Kopie in der Archivdatei angegelegt. M.E. macht dieses Verhalten keinen Sinn. Es würde Sinn machen, wenn man das Originaldokument löschen würde, da in diesem Fall die Antwortdokumente herrenlos wären. So aber werden die Dokumente nur dupliziert. Statt Speicherplatz einzusparen wird zusätzlicher Speicherplatz belegt.
Die Policy greift nicht wie zu erwarten wäre bei der Maildatei des Benutzers dem diese Policy zugewiesen wurde. Sondern der compact task prüft die Maildateien daraufhin, wer der Mailfile Owner ist. Dann schaut er nach, ob dieser Person die Policy zugewiesen ist. Normalerweise ist dieses Verhalten ok, da idR. der Benutzer auch owner der eigenen Maildatei ist. Dies ist aber nicht immer so (bspw. bei Mailin-DB's).
FAZIT:
Ich kann aus den (ersten) Erfahrungen leider nur den Schluss ziehen, dass man diese Art der Archivierung kaum benutzen kann.
Wie sind Eure Erfahrungen?
Habe Ihr Lösungen oder Workarounds zu diesen Punkten?
Habt Ihr bezahlbare Tools als Alternative im Einsatz?
Viele Grüsse
J. Fritz
