Löschen oder Archivieren von Mails

[Iron]

Hallo!

Der Mensch ist ein Jäger und Sammler. Das hat wohl jeder Admin schon gemerkt.
Trotz Quotas schaffen es doch merklich viele ihre Mailboxen randvoll zu bekommen. Was wird bei euch bevorzugt?

Sollen die Mitarbeiter die Mails löschen oder sollen (müssen?) die Mails archiviert werden?
Muss man überhaupt Mails archivieren? Was für ein Risiko hat man, wenn man auch die Mails von Kunden löscht?

Gruß
Iron

[Karotte]

grins wenn die quota überschritten wird merken das die nutzer schon und entweder löschen die dann mal was oder archivieren....also bei einigen deppen stehen irgendwie noch neujahrsgrüsse aus den 90igern drinne....

[Iron]

aber es ja so, dass man Geschäftsverkehr per mail auf eine zeitlang vorhalten muss.

Ich kann ja auch nicht einfach den Schriftverkehr-Ordner aus dem Schrank einfach wegschmeisen.

Deshalb stellt sich die Frage, wie man am Besten damit umgeht (so mit Arbeitsanweisung und sowas)

[Fis]

Also bei uns DÜRFEN keine Mail gelöscht werden, wenn er nämlich ausgeschieden werden soll, wird in seiner Mailbox geschaut ob man ihn irgendetwas anlasten kann.

Aber ich glaube laut Basel 2 müssen Mail wie echte Dokumente behandelt werden und 3 jahre lang aufbewahrt werden

[Iron]

Auch schon mal gehört, aber was sagt das aus?

[MOD]

Nach § 147 Abgabenordnung (AO) gibt es eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (die zehnjährige Aufbewahrungsfrist lasse ich einmal außen vor).

FAZIT: Digital erstellte oder empfangene Unterlagen i.S.v. § 147 AO müssen elektronisch archiviert werden, soweit sie steuerrechtlich relevante Inhalte enthalten.

  MOD

[Karotte]

stell doch ein das aller 90 tage automatisch archiviert wird entweder wenn du dafür nen fileserver hast mit genügend kapazität oder aber lokal beim nutzer

einige bei mir hängen auch die anhänge ab, löschen dann den anhang in der mail und notieren sich wo der abgespeichert ist....

achja wie hoch ist den deine quota ?!?

bei mir liegt sie pro nutzer bei 250 MB und zur zeit ist das mehr als ausreichend 99% kommen nicht mal in die nähe...

ansonsten nutz mal die forum suche im r5 problem forum ist da glaube ich auch mal ne zeitlang darüber diskutiert wurden

[Meff]

Das mit den Aufbewahrungsfristen ist ein nicht zu vernachlässigendes Thema. Da gibt es div. Vorschriften in verschiedenen Gesetztesbüchern.
Allerdings bin ich nicht unbedingt ein Freund der Standardmässigen Archivierungsfunktion von Domino sondern tendiere eher zu Lösungen wie z.B. dem Common Store oder SAM-FS von SUN (was mir pers. besser gefällt).


Meff

[Rob Green]

gibt es eigentglich eine geländegängige Version von "was ist zu archivieren und was nicht"?

[Meff]

Bzgl. des HGB : Alles, was mit dem Geschäft zu tun hat (grob gesagt), dann gibt es im GmbH Gesetz noch einiges zu dem Thema und das Finanzamt schreibt da auch noch was vor (mit Sicherheit gibt es noch mehr). In der Regel beschäftigt das ne ganze Rechtsabteilung in großen Unternehmen.
Im übrigen gab es diesbzgl. letztes Jahr eine Klage der Amerikanischen Börsenaufsicht gegen die Deutsche Bank, weiss allerdings nicht, wie das Ausgegangen ist.

Wenn Ihr eine Revision habt, dann fragt am besten mal die, wie mit Mails umzugehen ist. Wenn die euch was sagen, lasst euch das am besten schriftlich geben, dann seit Ihr auf der sicheren Seite.

Meff

P.S.: Bzgl. Basel II, soweit ich das Ding kenne, steht da nicht ganz eindeutig was zu dem Thema drin. Ist alles noch ein wenig schwammig.

[MOD]

@Rob Green

FAZIT: Digital erstellte oder empfangene Unterlagen i.S.v. § 147 AO müssen elektronisch archiviert werden, soweit sie steuerrechtlich relevante Inhalte enthalten.

  MOD

Das ist doch eine eigentlich eindeutige Aussage zu "was ist zu archivieren und was nicht".

  MOD

[Iron]

Also die Archivierungsfunktion von R5 wird bei uns nicht genutzt. Da halt ich auch nicht wirklich was von.

Die Mailboxen liegen zwischen 50 und 220 MB. Was aber irgendwann dann zu einem richtigen Problem wird, wenn wir durch die Dusseligkeit der Leute ständig größere Platten anschaffen müssen.

Fakt ist, dass der normale User kenne Ahnung hat, was er da behalten soll und was "Schrott" ist (zum Beispiel die ganze Werbung).

Am Besten wäre es doch, wenn man den SMTP-Strom direkt von der mail.box in eine extra Datei mitloggt.
Dann hab ich doch den gesamten Geschäftsverkehr (ja auch Müll, aber wäre zu verkraften).
Geht sowas?

Gruß
iron

[MOD]

Hi Iron,

ich kann dir mehrere Anbieter nennen:

ELOoffice 5.0 www.elo-digital.de
IBM Content Manager CoomonStore Version 8
DOXIS (www.doxis.de
Group technologies securiQ.Safe www.group-technologies.com
Legato emailextender www.legato.com

  MOD