Aber eig hat unser Admin gar keine Zeit dafür...
Aber Daniel, genau das ist Euer eigentliches Problem.
Es geht nicht um Fehler x oder Meldung y, die hier im Forum diskutiert und evtl. gelöst werden können.
Solange sich der Verantwortliche (=Admin) für Euer System nicht mehr darum kümmern kann oder will, braucht Ihr entweder einen gut ausgebildeten (bestmöglich erfahrenen) anderen oder externe Unterstützung oder anfangs einen unerfahrenen Nachfolger (=Dich?), der durch den Admin und/oder externe Unterstützung eingearbeitet wird.
Alles andere mach keinen Sinn.
Ein System quasi sich selbst zu überlassen führt zu Fehlern wie diesen und am Ende steht das Chaos für alle.
Grüße von
Sebastian