Einstellen dass Dokumente nur entfernt nicht gelöscht werden

[Retaliate]

Wenn man auf den Papierkorb klickt wird man (in der Regel) gefragt ob man die Mail nur entfernen oder löschen möchte. Löscht man diese wird sie aus JEDEM Ordner entfernt. Verklicken kann man sich schnell und wenn man Monate oder Jahre lang alles sauber gepflegt hat ist alles futsch. Ich möchte mich daher absichern und es so einstellen dass die Dokumente nur entfernt werden und nicht gelöscht - dass ich da ein Symbol ranziehe oder das bei den Optionen so handle.

Ebenfalls wäre es gut wenn es möglich wäre einen Ordner den man erstellt diesen quasi schreibgeschützt zu machen sprich dass man ihn nicht löschen kann oder erst bei Nachfrage oder so.

Bitte zu beidem Sachen um Feedback

[ascabg]

Hallo,

Wenn man auf den Papierkorb klickt wird man (in der Regel) gefragt ob man die Mail nur entfernen oder löschen möchte.

Nein. Nur in den Ansichten 'Gesendet' und 'Alle Dokumente' (hoffe das ich das noch richtig im Kopf habe)

Das die Mail in JEDEM Ordner entfernt wird, ist 'normal', da die Mail ja auch nur EINMAL im Mailfile existiert und das Dokument nur auf die Ordner referenziert wird, in denen es angezeigt werden soll.

Eine Option fuer das was Du willst, die bei allen derartigen Vorgaengen gilt, gibt es nicht.


Andreas

[Peter Klett]

Zum Ersten:

Vermutlich hast Du vorher mit anderen System wie Outlook gearbeitet, die da wohl anders ticken. Auch wenn Du ein Dokument in einer Notes-Datenbank in mehrere Ordner verschiebst, bleibt es ein einziges Dokument. Der bzw. die Ordner wissen, welche Dokumente sie enthalten. Löschst Du nun ein Dokument in einem Ordner, löschst Du das Dokument. Du löschst es nicht in diesem Ordner, sondern Du löschst es in der Datenbank. Ich meine Outlook erstellt eine Kopie des Dokuments, dass im Bedarfsfall aus jedem Ordner auch wieder einzeln gelöscht werden muss, m.E. ein gruseliges und unsinniges Verhalten.

Deshalb ist der Unterschied zwischen Löschen (aus der Datenbank) und Entfernen (aus dem Ordner) ein ganz wesentlicher. Die einfachste Variante, das Löschen von Dokumenten zu verhindern, ist der Entzug des Löschrechts über die ACL.

Zum Zweiten:

Das Löschen eines Ordners löscht nicht die Dokumente, die sich darin befinden. Auch das ist ein wesentlicher Unterschied zur MS-Welt, der sich aus der o.g. unterschiedlichen Struktur ergibt. Ob man es verhindern kann, einen privaten Ordner zu löschen (ich nehme an, dass Du von der Maildatenbank sprichst), ist mir nicht bekannt. Gemeinsame Ordner können nur mit Entwicklerrechten aus dem Design entfernt werden. Allerdings kommt (zumindest bei mir) eine Abfrage, ob der Ordner wirklich gelöscht werden soll.

Es wäre daher gut zu wissen, von welchem Umfeld Du sprichst. In ein gemeinsames Postfach könnte man z.B. gemeinsame Ordner einbauen (lassen), die nicht vom gewöhnlichen Benutzer entfernt werden können.

[Retaliate]

Ah - also werden sozusagen lediglich Verknüpfungen in den anderen Ordnern erstellt und diese werden ungültig sobald das eigentliche Dokument entfernt wird. Die Möglichkeit mit dem "Entzug des Löschrechts über die ACL" klingt interessant. Was genau ist das und wo / wie kann ich es einstellen ?

Und ich brauche den "unlöschbaren" / schreibgeschützten Ordner in meinem eigenen Account also rein private Ordner keine gemeinsamen Nutzungsordner

Greetz Ben

[Peter Klett]

ACL ist die Zugriffskontroll-Liste (Access-Control-List, oder so). An die kommst Du über Datei - Anwendung - Zugriffskontrolle. Falls die Datenbank lokal genutzt wird, muss noch konsistente ACL im Bereich "Erweitert" aktiviert werden.

Wichtiger Hinweis: Falls Du Notes bei der Arbeit zur Verfügung gestellt bekommst, spreche Dich bitte mit den zuständigen Administratoren ab. Eventuell hast Du auch keine Rechte bekommen, daran etwas zu verändern.

Wenn Du da jetzt unbefugt daran herumfummelst, ohne Dich abzusichern, wirst DU von denen an die Wand gestellt, nicht ich!

Die für Deinen Zweck sinnvolle Einstellung wäre Manager, aber keine Dokumente löschen. Bist Du kein Manager, kannst Du die ACL eh nicht ändern. Solltest Du dann doch irgendwann Dokumente löschen wollen, gibst Du Dir das Löschrecht, löschst die Dokumente, und nimmst Dir anschließend das Recht wieder weg. Ich weiß von mehreren Firmen, bei denen die Admins selbst so arbeiten (nicht in Maildatenbanken, aber in anderen Anwendungen), damit sie nicht versehentlich ein Dokument löschen, sondern es immer ein bewusster Vorgang ist.

[cebolina]

... Ich weiß von mehreren Firmen, bei denen die Admins selbst so arbeiten (nicht in Maildatenbanken, aber in anderen Anwendungen), damit sie nicht versehentlich ein Dokument löschen, sondern es immer ein bewusster Vorgang ist.

Genau. Das war mal eine sinnvolle Anforderung/Empfehlung unserer IT-Prüfer.

Gruß Stefan

[Peter Klett]

Waren wir das?

[cebolina]

Waren wir das?

jepp ;-)