Gemeinsamer E-Mail Postfach

[demirfa]

Hallo,

wir haben ein Problem und bräuchten eure Hilfe.

Wir benutzen bei uns in der Firma Lotus Notes 8 und haben ein gemeinsames E-Mail Posteingang "orders".
Hier kommen alle Fax- und E-Mail-Bestellungen des Kunden, die die Mitarbeiter abarbeiten. Jeder MA zieht die E-Mail in seinem Ordner um diese zu bearbeiten.
Bis hier alles gut. Aber dann...
Es kommt immer wieder vor, dass einige Vorgänge / Emails doppelt oder gar dreifach bearbeitet werden.
Gibt es irgend einen Lösungsweg das Problem zu beseitigen?
Das ist mehr als ärgerlich wenn der Kunde eine Bestellung gleich doppelt bekommt.

Ich bedanke mich vorab vielmals für eure Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen

[Tim Pistor]

Hallo

Es gäbe da !!HELP!!, damit haben wir schon sowas umgesetzt:

http://atnotes.de/index.php/board,38.0.html

http://www.openntf.org/internal/home.nsf/project.xsp?action=openDocument&name=!!HELP!!

Viele Grüße

Tim

[schroederk]

Und wenn es keine neue oder angepasste Anwendung geben soll, dann kann man das auch ganz leicht organisatorisch lösen:
Ordner erstellen mit den Namen der möglichen Bearbeiter,
eine neue unbearbeitete Mail wird vom Bearbeiter in seinen Ordner verschoben.
So stehen im Eingang nur Mails die noch keiner bearbeitet. Man sieht, wer wieviele Mails in Bearbeitung hat.

Wenn es aber um weitere Funktionen geht, wie z.B. wie lange ein Bearbeiter zum Abschließen einer Aufgabe benötigte,
dann kommt man um Entwicklungsarbeit nicht herum (oder eben Installation einer entwickelten Lösung wie !!HELP!!)

[Axel]

Und wenn es keine neue oder angepasste Anwendung geben soll, dann kann man das auch ganz leicht organisatorisch lösen:
Ordner erstellen mit den Namen der möglichen Bearbeiter,
eine neue unbearbeitete Mail wird vom Bearbeiter in seinen Ordner verschoben.
So stehen im Eingang nur Mails die noch keiner bearbeitet. Man sieht, wer wieviele Mails in Bearbeitung hat.

Laut Threadersteller wird das bereits so gemacht.

Siehe hier:

...Jeder MA zieht die E-Mail in seinem Ordner um diese zu bearbeiten.
Bis hier alles gut. Aber dann...

Ich denke hier ist ein Automatismus gefragt, der die bearbeiteten Mails automatisch in die entsprechenden Ordner verschiebt.

Hier ist Programmierung angesagt. Was ich mir vorstellen könnte, dass beim Senden das Mail in einen Odrner verschoben wird, der genauso heißt wie der Bearbeiter. Gibts den Ordner noch nicht, dann wird er erstellt. das ist aber nur mal so ins Blaue gedacht. Ob's so möglich ist steht auf einem anderen Blatt.

Axel

[demirfa]

Hallo erstmal vielen Dank für die Antworten...

ich habe ein Jpeg hochgeladen wie es ungefähr unser Postfach aussieht.

Aus dem (Haupt-)Posteingang zieht jeder MA E-Mails in den Unterordner (z.B. MA 1) im Posteingang.
Zieht im selben Zeitpunkt MA 2 ebenfalls E-Mails (Bestellung) kommt es immer wieder mal vor, dass der MA 1 und MA 2 die selbe Mail gezogen hat obwohl beide beim Ziehen den Postfach mit F9 aktualisiert haben.

Wo liegt hier das Problem? Ist es ein Synchronisationsproblem oder doch etwas anderes?

Davor gab es einen MA der die Mails an die anderen MA ausgeteilt hat - ist aber derzeit nicht erwünscht.

[ascabg]

Hallo,

Arbeiten alle die betroffenen Mitarbeiter in derselben Db auf demselben Server?


Andreas

[demirfa]

Soviel ich weiss ja.

Ist es denn ein Unterschied ob man über verschiedene Server auf das selbe Db zugreift?

[techner]

Wir haben früher auch so gearbeitet. Das wurde von der Revi kritisiert. Wir arbeiten mit Mailindbs bei der über ein Button das Mail in den Stati "in Arbeit" übernommen wir. Es gibt noch Kategorien nach User bzw. Versender. Weitere Stati sind abgeschlossen, gesendet oder Entwurf.  Wir kommen mit den Mailindbs von diesem Typ bestens zurecht und es gibt keine Doppelbearbeitung mehr.

[ascabg]

Ist es denn ein Unterschied ob man über verschiedene Server auf das selbe Db zugreift?

Natuerlich.


Andreas

[demirfa]

vielen Dank für deine schnelle Antwort...

ich finde im 21. te Jahrhundert sollte man nicht so arbeiten - kann die Kritik voll verstehen.

wenn jemand Email aus dem Haupteingang in den Unterordner zieht, ruft in die Runde, dass er sich e-Mails zieht.. Hilft oft aber nicht immer...

War es eine große Umstellung bei euch? Kostenfaktor?

[techner]

Ein bischen Eigenentwicklung, als Rumpf dient ja immer noch eine ganz, ganz schmale MailDB mit ein paar extra  Ansichten. Vor einigen Jahren gab es noch das Notes.nst bzw. die Sandbox. Aus zwei drei Quellcodebeispielen war das schnell zusammen gebaut.

[demirfa]

@ techner
kennst du jemanden der das für uns programmieren kann?

[techner]

Ich schicke Dir mal ne PN. Ansonsten hier mal ein Link auf eine Kopie der ehmaligen Sandbox von Lotus:

http://www.bananahome.com/ldd/sandbox.nsf/ByCategory?OpenView