Individuelle "Regel" erstellen, oder individuelle Ansicht der Mail-In

[tribalstar]

Hallo und Guten Abend!
Mein Name ist Martin Schröter, bin ganz neu hier und hoffe, ein wenig Unterstützung bei meiner Frage zu bekommen.

Ich bin derzeit in ein Projekt involviert, in dem an eine große Anzahl Leute unterschiedlich viele Mails mit autom. Eingangsbestätigung verschickt werden sollen. Das Volumen reicht hier von 1 bis ca. 60 Mails.

Die Lesebestätigung der Mails wollen wir auswerten können, da wir bereits wissen wie viele Mails an wen verschickt werden und somit nur noch die Anzahl der Eingangsbestätigungen abgleichen müssten. Über die Anpassung der Ansicht im Ordner bzw. Eingang des Postfaches kann man dies ja bereits rudimentär überblicken, schöner wäre aber, wenn ich/wir die Mails automatisch nach der Person, die die Eingangsbestätigung versendet, in Ordnern ablegen könnten. Da es sich um 400-500 Personen a 1-60 Mails handelt, die angeschrieben werden, ist eine manuelle Auswertung kein prickelnder Gedanke.

Jetzt zu meiner konkreten Fragestellung: Kann ich eine Regel erstellen, die mir Anhand des Absenders einen Ordnernamen erstellt, der sich nach seiner Mailadresse richtet? Bsp: Abs: "max.mustermann@firma.de" --> Ordner: "Max Mustermann" oder "Mustermann, Max". Die Regel müsste ausserdem, aufgrund der Tatsache dass ja auch mehrere Mails ankommen können, berücksichtigen wenn ein Ordner schon besteht, und dann in den entsprechenden Verschieben, statt möglw. "Max Mustermann(2)" anzulegen.

Ich wäre wirklich dankbar für Feedback hierüber, Notes nutze und supporte ich zwar schon eine Weile in einfachen Funktionen, aber gerade mit Regeln hatte ich bisher wenig am Hut.

Vielen Dank im Voraus!

Martin Schröter

[WildVirus]

Hallo Martin,

herzlich willkommen im Forum.

Normale Regeln können m.W. nicht automatisch Ordner anlegen.

Mit einem selbst geschriebenen Agenten in Script ist das aber kein Problem.

ABER: Falls da Angestellte in Eurer Firma sind und Ihr habt einen Betriebsrat, dann frag die vorher, ob sie was dagegegen haben. Das ist nämlich ein Werkzeug zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle.

Außerdem was sagt Euch denn die EB ? Nämlich, dass der Anwender das Dokument einmal aufgemacht hat. Nicht dass er sie gelesen hat. Ich persönliche habe seit Jahren eine Abneigung gegen diese Art der Kontrolle und meiner Mail-DB beigebracht, dass sie nie (!) eine EB verschickt. Egal ob interne Mails oder Internetmails.

Daher würde mich der Hintergrund der Aktion interessieren.

CU,
Axel

[tribalstar]

Hallo Axel,

Vielen Dank für die rasche Antwort.
Das Vorgehen ist intern so kommuniziert und abgenickt, wir sollen lediglich die Auswertung der Aktion übernehmen. Das Projekt wird/wurde  ja von oben zu uns delegiert. Erwähnen werd ich es aber trotzdem mal, gebe dir insofern recht, als dass sich die Mitarbeiter schnell überwacht vorkommen könnten .

Hintergrund ist eine Schulung unserer Mitarbeiter zu unterschiedl. Themen, die Inhalte werden per Mail verteilt und der Nachweis, DASS der Inhalt erfolgreich beim MA ankam(die Aneignung des Sachverhaltes ist definitv ein Thema für sich), soll über die EB erbracht und ausgewertet werden.

Der Hinweis auf den Agenten ist definitv hilfreich, ich belese mich gerade schon dazu, werde dass morgen direkt mal testen. Gibt es eine "Standardlektüre" die man zur Hand haben sollte dafür?

Martin

[koehlerbv]

Martin, sag einfach Deinen Kollegen, sie sollen Mails aus "dubiosen Quellen" nicht öffnen, sondern an sich selbst weiterleiten. Dann hat sich das Problem der Empfangsbestätigungen von selbst erledigt.

Weiters: Sooo einfach ist für einen Unerfahrenen die Programmierung eines derartigen Agents nicht. Axel, ich und andere kostet das ein kleines Grinsen, aber "so mal eben" ist nicht. Da hilft das Studium der Dokus zwar, aber das dauert.
Und: Das Vorgehen, "erfolgreiche" Schulungen per Empfangsbestätigungen überwachen zu wollen, hemmt natürlich zusätzlich unser Interesse, eine derartige geistige Diarrhoe zu unterstützen. Sorry, Martin, aber sonst wirklich gerne!

Bernhard

[tribalstar]

Hallo Bernhard,

wie schon erwähnt, ich hab mir das nicht ausgedacht, aber irgendwie sollen wir eine Auswertung dazu fahren und das Ergebnis präsentierbar weitergeben, ich persönlich komme also wohl nicht um die Aufgabe rum und mache mir aktuell Gedanken wie das effizient von statten gehen kann. Das ein solcher Agent nicht ausm Handgelenk kommt, ist mir durchaus bewusst, genau deshalb frage ich ja hier in einem spezialisierten Forum nach.

Ich erwarte keinesfalls einen fixen Code von euch, falls du dass so verstanden haben solltest. Aber ein Einstieg mit kompetenter Lektüre oder einem Stups in die richtige Richtung ist einfach einfacher

Grüße

Martin

[oxyd21]

Hallo Martin,

irgendeiner muss ja auf die Idee gekommen sein, diesen Prozess so zu entwerfen. Diesen Menschen musst du von der Sinnfreiheit des Entwurfs überzeugen, am besten mit einem besseren Vorschlag.

Vielleicht hilft dir als Anstoß folgende Idee:
Neue Datenbank -> zwei Forms: Schulungsunterlagen und Trainingsmaßnahme -> eine Aktion: Mitarbeiter schulen -> diese versendet Unterlagen aus der ersten Form und speichert sie als Trainingsmaßnahme in der zweiten Form -> ein paar Ansichten erstellen und fertig.

Was dir die Lesebestätigung bringen soll weiß ich nicht, da es viele User gibt, die nur selektiv lesen.

Ist nur so'ne spontane Idee, wie ich vielleicht an die Sache herangehen würde.

VG, Michael

[cg-home]

Hallo Martin,

Ihr diskutiert aber noch spät.
Interesantes Thema - über Lesebestätigung eine Schulung zu verwalten.

Vielleicht gibt es hier auch noch andere Ansätze wie das Thema gelöst werden
kann, über Lesebestätigung würde ich es auch nicht machen. z.B:
Eine DB erstellen in dem die einzelnen Themen als einzelne Dokumente angelegt werden.
Darin eine art Verteilerliste einfügen an die dann eine Email mit Link auf das Schulungsdok
gesendet wird (z.B.: per Aktion). Hat auch den Vorteil das diese Emails gelöscht werden können
und die Empfänger jederzeit in der DB die einzelnen Themen zentral nachlesen können.
Auch Änderungen oder Fehler können hier zentral bereinigt werden.
Als Bestätigung würde ich die Empfänger aktiv ins Boot holen, in dem sie nach dem Lesen
des Themas eine Schaltfläche oder Aktion betätigen mit der Ihr Name dann im Dokument
gespeichert wird. Das kann dann natürlich auch noch weiter gesponnen werden und z.B:
an die Empfänger welche bis zu einen bestimmten Termin sich nicht eingetragen haben
eine Erinnerungsmail zu versenden usw.
Das hätte auch noch den Vorteil das neue Mitarbeiter sich die Themen an einer Stelle
rein ziehen können und nicht irgend jemand seine Mails raussuchen und weiterleiten muss.

Auch noch angemerkt:
Wenn Ihr die Mail-Delegierung nutzt bekommt Ihr ggf. auch eine Lesebestätigung von
Personen die Ihr nicht als Empfänger geplant hattet.

mfg Christian

[smokyly]

Und ne Einladung auf einen fiktiven Termin verschicken, in der die Schulungsunterlagen angehängt sind?

Dann sieht man doch auf einen Blick, wer noch nicht "angenommen" hat.

Krude, aber es sollte eigentlich tun.

Gruß

[cebolina]

Hallo Martin Schröder,

nur so als  Anregeung: Bei uns läuft sowas über sog. "Kenntnisnahmen".
In einer DB werden Dokumente angelegt (hier Schulungsunterlagen). Im Dokument gibt es ein Verteiler-Feld, das Personen und/oder Gruppen enthält, die das Dokument zur Kenntnis nehmen müssen. Per Info-Mail mit DokLink auf das Dokument werden die User informiert "Hier ist was neues, bitte lesen -> [DokLink]".
Sobald ein User das Dokument öffnet muss er beim Schließen eine (zuvor definiert) Kenntnisnahme abgeben (Bsp.: "Dokument zum Lesen geöffnet" oder "Inhalt verstanden", "Inhalt nicht verstanden" , etc.). Kenntnisnahmen können auch automatisiert (ohne Button drücken) beim Schließen des Dokuments erfolgen. In diesem Fall sollte man natürlich auf die Art der Kenntnisnahme achten; also NICHT "Ich habe akzetiert", sonder "zum Lesen geöffnet".
Diese Kenntnisnahmen wiederum werden in einer Kenntnisnahme-DB pro User mit Referenz auf das Quell-Dokument abgelegt.
Die Kenntnisnahme-DB ist mit der Dokument-DB verknüpft.
Ich kann dann jederzeit aus dem Dokument heraus (per Button) aufrufen, wer und wie eine Kenntnisnhame abgegeben wurde, wer noch keine abgegeben hat, etc.

Gruß
Stefan

[WildVirus]

Moinsen allerseits,

noch ein Tipp für Martin:

Nimm einen Teamroom, erstell dort pro Schulung ein Dokument, trag die Teilnehmer ein und vergib eine Frist, bis zu der die Bestätigung zurückgegeben werden soll.

Dann kann jeder eintragen, dass er die Schulungsunterlagen durchgearbeitet hat. Und Du siehst an einer Stelle, wann wer sich verewigt hat.

CU,
Axel

[Bruce Willis]

Hallo,

ich hab den Eindruck, dass Notes 8.5.2 gar keine Lesebestätigungen verschickt.

Stimmt das?

Gruß
Leo

[m3]

Hallo,

ich hab den Eindruck, dass Notes 8.5.2 gar keine Lesebestätigungen verschickt.

Stimmt das?

Gruß
Leo

So pauschal: Nein.

Im Detail: Es kommt drauf an, welche "Lesebestätigung" angefordert wird. Dafür gibt es leider mehrere "Standards" die nicht zueinander passen.

[Bruce Willis]

So pauschal: Nein.

Danke.

Im Detail: Es kommt drauf an

Wann funktioniert es denn sicher?

Ich versuche die Schablone 8.5.2 für uns anzupassen.
Wenn ich Mails aus Notes 8.5.2 oder Outlook 2010 mit Lesebestätigung verschicke, kommen keine Bestätigungen zurück.
Woran könnte es dann liegen?

Gruß
Leo

[smokyly]

Du meinst SMTP?

Domino für die Verarbeitung von Empfangsbestätigungen für SMTP-Nachrichten aktivieren  ....


[...]
Wenn ein IBM® Lotus® Notes®-Mailbenutzer eine Nachricht an einen anderen Notes-Benutzer sendet und die Option "Empfangsbestätigung" auswählt, fügt der Mail-Client der Nachricht das Notes ReturnReceipt-Element hinzu. Das ReturnReceipt-Element in einer Notes-Mailnachricht fordert den Notes-Client des Empfängers auf, eine Benachrichtigung (die Bestätigung) für den Absender zu generieren, wenn der Empfänger die Nachricht öffnet.
Standardmäßig sind Notes Empfangsbestätigungen nicht kompatibel mit SMTP-Nachrichten, die MIME-Headers verwenden, um Anforderungen für Empfangsbestätigungen zu identifizieren. Damit Empfangsbestätigungen fehlerfrei funktionieren, wenn eine Notes-Nachricht in MIME und umgekehrt konvertiert wird, müssen Sie IBM® Lotus® Domino® für die Konvertierung zwischen diesen Formaten konfigurieren.
Wenn Empfangsbestätigungen aktiviert sind, berücksichtigt Domino Anforderungen für Empfangsbestätigungen bei eingehender SMTP-Mail und fügt ausgehender SMTP-Mail Anforderungen für Empfangsbestätigungen hinzu. Bei eingehenden Nachrichten konvertiert Domino vor dem Zustellen der Nachrichten die MIME-Empfangsbestätigungs-Header in Notes ReadReceipt-Anforderungen. Bei ausgehender Internet-Mail ordnet Domino dem im Feld "Zuordnung von Empfangsbestätigungen" angegebenen MIME-Header eine Notes Empfangsbestätigungsanforderung zu.
Es gibt zwei MIME-Header, die zum Anfordern einer Lesebestätigung verwendet werden können. Sie können festlegen, welchen Header Domino für ausgehende Mail verwendet, wenn es eine Notes Empfangsbestätigungsanforderung in eine MIME-Empfangsbestätigungsanforderung konvertiert. Der "Return-Receipt-To"-Header ist die ältere Methode. Der "Disposition-Notification-To"-Header ist die neuere, bevorzugte Methode. Wählen Sie die Methode, die von der Mehrheit der Systeme unterstützt wird, an die Ihre Organisation Mail sendet. Damit Empfangsbestätigungen funktionieren, müssen sowohl der empfangende Server als auch der Client die verwendeten Header unterstützen. Die älteren Header werden von den neueren Mail-Clients möglicherweise nicht unterstützt.
Wenn Sie die Empfangsbestätigungen deaktivieren, ignoriert Domino die "Return-Receipt-To"- oder "Disposition-Notification-To"-Header bei eingehender SMTP-Mail und gibt keine Empfangsbestätigung an den Absender zurück. Zudem konvertiert es keine Notes-Client-Anforderungen für Empfangsbestätigungen in ein entsprechendes MIME-Header-Feld.
Hinweis  Das Deaktivieren der Empfangsbestätigung wirkt sich nur auf SMTP-Nachrichten aus. Interne, über das Notes-Routing übertragene Nachrichten verarbeiten Empfangsbestätigungen weiterhin.
Das Aktivieren von Empfangsbestätigungen in Ihrem System garantiert nicht, dass Ihre Benutzer Empfangsbestätigungen erhalten, wenn sie diese anfordern. Die Spezifikationen für Internet-Mail erfordern nicht, dass Server oder Clients Anforderungen für Empfangsbestätigungen berücksichtigen. Wenn der Server des Empfängers die Anforderung nicht berücksichtigt, wird sie ignoriert. Im Allgemeinen implementieren große Organisationen mit LAN-basierten Mailsystemen, die ihre eigenen internen Funktionen für Empfangsbestätigungen zur Verfügung stellen, Empfangsbestätigungen über SMTP, während dies bei gewerblichen Internet-Mailsystemen, z. B. Web-basierten Mailsystemen, nicht der Fall ist.
Empfangsbestätigungen von einem IMAP- oder POP-Client anfordern
Das Deaktivieren von Empfangsbestätigungen auf einem Server wirkt sich nicht auf Nicht-Notes-Clients aus. Wenn Benutzer Empfangsbestätigungen für Nachrichten anfordern, die über einen IMAP- oder POP-Client gesendet wurden, z. B. Microsoft Outlook, generiert der Client den entsprechenden MIME-Header (d. h. entweder ein "Return-Receipt-To" oder ein "Disposition-Notification-To"-Feld im Header). Domino entfernt die Anforderung für die Empfangsbestätigung nicht aus den Nachrichten. Domino behält vorhandene MIME-Header in ausgehenden Nachrichten bei und sendet eine MIME-Nachricht, die den empfangenden Server auffordert, eine Bestätigung zu senden, wenn er die Nachricht zustellt. [...]

[koehlerbv]

Für mich ist das Verbieten von return receipts eine der genialsten SMTP-Einstellungen des Dominos - ich finde dieses Zeugs so extrem sinnlos und lästig ...

Heinzfried.IchBinganzWichtig@supercompany.com hat seine IT gezwungen, dass alle seine gottgleichen Mails nur mit RR-Anforderung herausgehen. Empfänger Armes.Hascherl@normal.de macht die Mail auf (ggf. per Preview) und wird genau dann ad hoc abkommandiert. Es gab nun zwar einen physischen Dokumentzugriff, aber nichts weiter. Aber dafür einen return receipt.
Einfach nur Gaga!

My 2 cents.
Bernhard

PS: Keiner meiner Kunden (und auch keiner meiner Partner und Kollegen) erlaubt SMTP-RRs. Für spezielle Mail-In-DBs gibt es aber i.d.R. spezielle Agenten, die den Eingang der Nachricht bestätigen, und das ist eine angemessene und vom Adressanten zu Recht zu erwartende Reaktion.

[Bruce Willis]

Vielen Dank an alle Beteiligten.
Die Sache ist geklärt.

Gruß
Leo