Dokumente nach alter per Agenten verschieben

[PatrickGreger85]

Hallo zusammen,
habe heute von meinem Chef die Aufgabe bekommen unsere Datenbänke mal aufzuräumen, d.h. alle Dokumente die älter sind als 2 Jahre will er in eine sogenannte "Archiv-Datenbank" haben.

Wie kann ich das am besten bewerkstelligen??? Auf jedenfall würde ich das per Agenten machen der jede Nacht einmal gestartet wir und dann alle Dokumente die älter als 2 Jahre sind in die "Archiv-Datenbank" verschiebt. Bloß da fangen für mich schon die Probleme an, ich bin leider noch nicht so gut in Agenten zuschreiben Könnt ihr mir vielleicht weiter helfen?

Danke im vorraus

PatrickGreger85

[WernerMo]

Hallo,

ich denke beim Helfen sollten wir ganz vorne anfangen:
Wie lautet/n die Anforderung/en konkret:

1. was ist das Ziel/die Ziele der Aktion? (Platz sparen - wenn ja wo?)
2. Was sind "unsere Datenbänken" sind das persönliche Mailboxen?
3. ist das Ziel eine oder viel Archivdatenbank?
4. wie sieht das mit den Zugriffsrechten aus:
   a) vorher
   b) nacher in der/den Archiv-Datenbanken

Gruß Werner

[klaussal]

Und was ist das Kriterium für die Dokumente ?
Vor zwei Jahren zum letzten Mal geändert ?
Vor zwei Jahren entstanden ?

[WildVirus]

N'Abend,

...ich bin leider noch nicht so gut in Agenten zuschreiben

Kannst Du das näher definieren ?

Was für Kenntnisse hast Du ?

Bist Du Admin ? Oder "nur" Anwender ?

Welche Rechte hast Du in der Datenbank ?

Hat die Datenbank Antwortdokumente ?

Bitte -viel- mehr Infos, dann kannst Du auch den "Schubs" in die richtige Richtung bekommen, um den Agenten zu schreiben.

CU,
Axel

[koehlerbv]

Nach Alter "> 2 Jahre" kann ja nicht das Problem sein - das würde ja schon das Notes-eigene Werkzeug erfüllen. Ich kann mir aber nicht vorstellen, dass es das ist, was Ihr wirklich wollt.

Ich arbeite jetzt intensiv seit zwei Jahren an einem Tool (was bei etlichen Firmen im Einsatz ist), was ursprünglich eine solche scheinbar erstmal einfache Anforderung "älter als zwei Jahre" erfüllen sollte. Dann stellt sich aber heraus (okay, das war vorher schon klar, bevor es der Erstkunde wusste): Da kann es abhängige Dokumente geben, die noch aktuell sind. Und "abhängig" heisst nicht unbedingt "Antwortdokument" - das geht ja auch anders.
Dann kommen Querverbindungen hinzu, an die man erstmal gar nicht denkt: A soll archiviert werden, B ist Antwortdokument. B entspricht aber auch den Archivierungsbedingungen. Nun ist aber A aus einem Replizierkonflikt hervorgegangen und vom Admin "repariert" worden. Dumm - jetzt hat es eine höhere NoteID als sein Original und vor allem seine Responses.

Ich kann also nur sagen: Es gibt sackweise Fallstricke, wenn Ihr nicht nur ganz, ganz simple kindergartenmässige DBs zum Archivieren habt. Mit gewissem Abstand zu einem fertigen Code gebe ich aber auch gerne meine Erfahrungen weiter auf Basis eines erfolgreich arbeitenden Produkts.
Wenn Du aber nicht absolut fit bist in LS und vor allem in den Interna, weie eien Notes-DB tickt, dann könntest Du mit Archivierungsaktionen auch ein böses Chaos auslösen. Auch mit der eingebauten Archivierungsoption.

Soweit meine 2 ct.

Bernhard

[schroederk]

Für mich klingt die Frage tatsächlich nach der Lösung der Notes-eigenen Archivierung.
Sicherlich sehr rudimentär und nicht die Anforderungen erfüllend, die Bernhard anfführt, sollte es diese geben.

Tatsächlich muss man sich aber nicht nur die Frage stellen, welche Dokumente archiviert werden sollen, sondern auch wo das Archiv liegen soll.
Auf der lokalen Platte des Anwenders? Damit bei Diebstahl, Verlust oder Schaden alle Informationen verloren gehen?
Auf dem Mail-Server? Und damit den Zugriff für Mobile User wieder erschweren? Dann eben auch lokale Repliken der Archive?
Muss nur einer auf das Archiv zugreifen oder vielleicht auch der Vertreter oder Assistent(in)?

[PatrickGreger85]

Hallo,

ich denke beim Helfen sollten wir ganz vorne anfangen:
Wie lautet/n die Anforderung/en konkret:

1. was ist das Ziel/die Ziele der Aktion? (Platz sparen - wenn ja wo?)
2. Was sind "unsere Datenbänken" sind das persönliche Mailboxen?
3. ist das Ziel eine oder viel Archivdatenbank?
4. wie sieht das mit den Zugriffsrechten aus:
   a) vorher
   b) nacher in der/den Archiv-Datenbanken

Gruß Werner

zu 1. wir haben z.B. eine Kunden Datenbank wo jeder Schriftverkehr der letzten 15 Jahre      hinterlegt ist

zu 2. Es sind allgemeine Datenbänke auf die jeder Zugriff hat

zu 3. Es soll eine neue Datenbank mit dem zusatz Archiv erzeugt werden, wo jede Nacht immer wieder die alten Daten verschoben werden

zu 4. Die Zugriffsrechte der Archiv Datenbank sind die gleichen wie die Originale

Danke erstmal für die schnelle Antwort

[PatrickGreger85]

N'Abend,

...ich bin leider noch nicht so gut in Agenten zuschreiben

Kannst Du das näher definieren ?

Was für Kenntnisse hast Du ?

Bist Du Admin ? Oder "nur" Anwender ?

Welche Rechte hast Du in der Datenbank ?

Hat die Datenbank Antwortdokumente ?

Bitte -viel- mehr Infos, dann kannst Du auch den "Schubs" in die richtige Richtung bekommen, um den Agenten zu schreiben.

CU,
Axel

Hallo,

ich bin zwar der Admin der ganzen Geschichte, aber leider mehr "learning by Doing"
Domino/Notes ist bei uns schon ein sehr wichtiges Programm aber leider ist mein Chef nicht dazu bereit mir irgendwelche Schulungen mit machen zu lassen.....

In den Dokumenten habe ich Manager - Rechte

Thx

[PatrickGreger85]

Nach Alter "> 2 Jahre" kann ja nicht das Problem sein - das würde ja schon das Notes-eigene Werkzeug erfüllen. Ich kann mir aber nicht vorstellen, dass es das ist, was Ihr wirklich wollt.

Ich arbeite jetzt intensiv seit zwei Jahren an einem Tool (was bei etlichen Firmen im Einsatz ist), was ursprünglich eine solche scheinbar erstmal einfache Anforderung "älter als zwei Jahre" erfüllen sollte. Dann stellt sich aber heraus (okay, das war vorher schon klar, bevor es der Erstkunde wusste): Da kann es abhängige Dokumente geben, die noch aktuell sind. Und "abhängig" heisst nicht unbedingt "Antwortdokument" - das geht ja auch anders.
Dann kommen Querverbindungen hinzu, an die man erstmal gar nicht denkt: A soll archiviert werden, B ist Antwortdokument. B entspricht aber auch den Archivierungsbedingungen. Nun ist aber A aus einem Replizierkonflikt hervorgegangen und vom Admin "repariert" worden. Dumm - jetzt hat es eine höhere NoteID als sein Original und vor allem seine Responses.

Ich kann also nur sagen: Es gibt sackweise Fallstricke, wenn Ihr nicht nur ganz, ganz simple kindergartenmässige DBs zum Archivieren habt. Mit gewissem Abstand zu einem fertigen Code gebe ich aber auch gerne meine Erfahrungen weiter auf Basis eines erfolgreich arbeitenden Produkts.
Wenn Du aber nicht absolut fit bist in LS und vor allem in den Interna, weie eien Notes-DB tickt, dann könntest Du mit Archivierungsaktionen auch ein böses Chaos auslösen. Auch mit der eingebauten Archivierungsoption.

Soweit meine 2 ct.

Bernhard

Nabend,

in unseren Datenbänke ist hauptsächlich Schriftverkehr, d.h. Briefe, Faxe, Notizen usw. und da mittlerweile unsere allgemeinen Datenbänke älter als 10 Jahre sind, ist dem entsprecht auch sehr viel "Müll" angefallen der nie mehr benutzt wird

Thx

[PatrickGreger85]

Für mich klingt die Frage tatsächlich nach der Lösung der Notes-eigenen Archivierung.
Sicherlich sehr rudimentär und nicht die Anforderungen erfüllend, die Bernhard anfführt, sollte es diese geben.

Tatsächlich muss man sich aber nicht nur die Frage stellen, welche Dokumente archiviert werden sollen, sondern auch wo das Archiv liegen soll.
Auf der lokalen Platte des Anwenders? Damit bei Diebstahl, Verlust oder Schaden alle Informationen verloren gehen?
Auf dem Mail-Server? Und damit den Zugriff für Mobile User wieder erschweren? Dann eben auch lokale Repliken der Archive?
Muss nur einer auf das Archiv zugreifen oder vielleicht auch der Vertreter oder Assistent(in)?

Hallo,
es sollen alle Dokumente archiviert werden, d.h. Briefe, Faxe, Notizen usw., die Archiv-Datenbank soll so wie die originale auf dem Server liegen. Zugriff sollen alle die bekommen die auch zugriff auf die Originale Datenbank haben.

Thx

[PatrickGreger85]

Und was ist das Kriterium für die Dokumente ?
Vor zwei Jahren zum letzten Mal geändert ?
Vor zwei Jahren entstanden ?

Hallo,
alle die vor zwei Jahren geändert worden sind, d.g. letzter Zugriff >2 Jahre

Thx

[WildVirus]

N'Abend,

aha - es sind vermutlich mehrere Masken, die irgendwie zusammen hängen. Irgendwie -ob über Antwortmatrix, Kundennummern oder sonst wie- sind die mit einem Kunden verbunden.

Wenn jetzt das Kundendokument seit 2 Jahren nicht geändert wurde, dann soll es archiviert werden. OK - simple - dauert 5 Minuten zum Schreiben.

Was aber ist, wenn der letzte Brief von vorgestern ist ? Wird dann das Kundendokument trotzdem archiviert ?

Wie finden die Anwender dann den Brief, wenn es keinen Kunden gibt ?

Du bist genau in der Situation, die Bernhard beschrieben hat. Es kommen Wünsche, die dem Kunden (Dein Chef) vorher nicht bekannt waren, die aber vielen hier total klar sind.

Und nach Deinen bisherigen Infos sieht es auch nicht so aus, als wenn Du viel Erfahrung im Programmieren hast.

Daher kann es nur einen Rat geben:

Laß die Finger davon - holt Euch einen Externen -erfahrenen- Programmierer. Ist günstiger und das ganze läuft nachher auch.

CU,
Axel

[koehlerbv]

Ich bitte um Entschuldigung, wenn jetzt etwas kommt, was zwangsweise nur als Werbung interpretiert werden kann:

Patrick, ich habe mit viel Aufwand eine Out-of-the-box-Lösung programmiert und im Portfolio, die offensichtlich genau das tut, was Ihr vorhabt. Schreibe mir unter folgenden Voraussetzungen einfach eine PM:
- Ihr habt Budget (im sehr niedrigen vierstelligen Bereich)
- Ihr wollt das sicher und mit Garantie

Dann sollten wir telefonieren - ich kann Dir dann auch gerne noch sehr viele weitere Fallstricke nennen, an die Ihr momentan noch gar nicht denkt 

Bernhard

PS: Deine PM werde ich "asap" beantworten, bin aber erstmal bis zum 06.06.2010 im Urlaub - in einer wunderschönen Gegend Dänemarks und einem seiner vermutlich letzten Funklöcher ...