externe Emails mittels Agent herausfiltern

[damnstamn]

Hallo in die Runde,

wir prüfen zur Zeit die Einführung von einer Mail-Archivierung.
Ich habe jetzt schon einiges zum Thema "rechtssichere Archivierung" bzw. Tools dazu (z. B. IQ Suite Store) gelesen.

Um unseren Entscheidern eine breite Palette an Möglichkeiten anzubieten kam mir jetzt noch folgende Idee (ja ich weiss, dass ich mit dieser dann nicht rechtssicher bin)

Mitarbeiter bekommt eine externe Email (also nicht im Adressbuch unseres Unternehmens). Diese Email von extern bzw. nach extern würde ich gerne mit einem Agenten im Hintergrund in einen zentralen Postkorb kopieren. Geht das so ohne Probleme oder muss ich hierzu einen neuen Job in der IQ-Suite Wall basteln?

Oder gibt es evtl. andere praktikable Lösungen hierzu.

Wir nutzen Lotus Notes 7 und Domino R6 sowie die Group Tech. IQ Suite 10 mit den Produkten Wall und Watchdog.

Vielleicht hat jemand einen Tipp oder eine Idee.

Einen schönen Tag

Damnstamn

[Driri]

Agent - Nein, iQSuite - Ja.

Der Agent müßte ja in der Mailbox des Servers laufen und das funktioniert nicht, weil der Router schneller ist.

Mit einem iQSuite-Job müßte das funktionieren. Du müßtest ja einfach nur stumpf alle Mails in eine Quarantäne-DB kopieren. Allerdings mußt Du dir dann überlegen, wie Du mit diesen Quarantäne-Datenbank umgehst.

Wenn Du eine billige Lösung haben möchtest, dann schau Dir mal an, ob nicht das Mail Journaling vom Domino schon ausreichend ist.

[damnstamn]

Erstmal Danke für die schnelle Antwort!

Meine Befürchtung ist auch das diese Quarantänedatenbank sehr schnell, sehr groß wird. Aber ich versuch das mal zu testen.

Dann müsste ich doch einen Action Mail Job aus der Wall nehmen. Aber wie bring ich dem das mit den externen Mails bei?  Steh da irgendwie auf dem Schlauch.
Ich kann ja sagen, das wenn ich Feld from X steht soll er das kopieren. Aber welche externen Adressen geb ich da an? (geht sowas wie *@*.de?)

Das mit dem Mail Journaling reicht leider nicht.
Am liebsten die Mail so wie ist nehmen und kopieren. Und einmal im Monat auf eine DVD und die Quarantäne-DB leeren usw. usw..

Ich muss auch sagen, dass Store eigentlich charmantesten wäre, aber wenn wir das über unser Rechenzentrum beziehen kostet das mal eben 3500 EUR. Die Ausgabe wird noch gescheut. Aus diesem Grund soll ich dann das Konzept basteln.

[Driri]

Über die Negierung einer Adressregel geht das.

Es gibt in der iQSuite eine Beispiel-Adressregel "LocalSender". Kopier Dir die Regel einfach und stell folgendes ein :

Absender = in Domänenliste

Absenderbedinung = enthalten

Absenderdomänen = Deine Notes-Domäne(n)

In Adressbuch nachschlagen = Ja

Empfänger = Alle


Wenn Du dann im "Archiv"-Job diese Regel als negierte Regel einstellst, gilt der Job für alle Mails, die von Extern kommen.


P.S. : Wir haben die iQSuite 12 im Einsatz, kann also sein, daß das bei Dir leicht anders aussieht von den Feldbezeichnungen.

[damnstamn]

Ich nehme an, dass ich das auf die gleiche Weise auch mit den Empfängern machen muss oder?

Oder darf ich die dann nicht negieren?

[WernerMo]

Hallo,

Das mit dem Mail Journaling reicht leider nicht.
Am liebsten die Mail so wie ist nehmen und kopieren. Und einmal im Monat auf eine DVD und die Quarantäne-DB leeren usw. usw..

Warum reicht das nicht, genau das -> kopieren tut das doch.
Habe es hier mal mit V8 getestet geht wunderbar, jede Mail ist als Kopie in der angegebenen Datenbank, wo ist das Problem?

Gruß Werner

[Driri]

Ich nehme an, dass ich das auf die gleiche Weise auch mit den Empfängern machen muss oder?

Oder darf ich die dann nicht negieren?

Du meinst für ausgehende Mails nach Extern ? Da müßtest Du eigentlich nicht den Absender, sondern den Empfänger prüfen.

[damnstamn]

Ja, dass mit dem Journaling würde gehen, wenn ich das einstellen könnte.

Leider hat unser Rechenzentrum dies ausgeschaltet und sieht es nicht ein, den Punkt für uns vefügbar zu machen.

Somit bliebe nur die IQ Suite...

[WernerMo]

Hallo,

Leider hat unser Rechenzentrum dies ausgeschaltet und sieht es nicht ein, den Punkt für uns vefügbar zu machen.

... und ich dachte immer wer zahlt, schafft an?

Gruß Werner

[damnstamn]

Hallo nochmal,

nachdem ich jetzt kurz Urlaub hatte, hab ich mich nochmal mit dem Filtern beschäftigt.

Wie muss ich denn die Notes-Formel in dem Wall Action Mail Job bauen, damit die Suite mir die komplette Mail 1:1 kopiert?

Im Handbuch steht nichts dazu... Oder muss ich alle Felder die ich haben will einzeln aufzählen?

Über eine kleine Hilfe würde ich mich sehr freuen.

Schönen Abend

Damnstamn

[Driri]

Du brauchst keinen Action Job und keine Formel. Da reicht ein ganz normaler Wall Job für. Du mußt lediglich eine gültige Regel erstellen und dann in den Operations und unter Advanced die richtigen Einstellungen treffen.

[damnstamn]

Ich glaub ich hab zu lange in der Sonne gesessen. 
Also:

1. Neuer Wall Mail Job
2. Verknüpfung mit Regel für Externe Empfänger und Absender
3. Reiter Operations? Was hake ich da an? Wenn ich die Mail in die Quarantäne stellen anklicke, wird diese doch nicht zugestellt oder sehe ich das falsch?
4. Reiter Advanced? Hier kann ich ein paar Einstellungen zu Quarantänezugriff machen oder den Routing-Pfad ignorieren... Aber wenn ich mir die Hilfe ansehe, bringt das nicht den gewünschten Erfolg.

Oder habe ich was überlesen?

Schönes Pfingstwochenende

Damnstamn

[Driri]

Ich bin mir nicht mehr 100%ig sicher, aber ich meine, man darf dann Operations bei "Denied Recipients" keine Aktion markieren. Dann wird die Mail zwar in die Quarantäne gepackt, wird aber trotzdem zugestellt.

Im Zweifelsfall bemüh lieber den Support bei Group, ich administriere bei uns die Group Tools seit ein paar Jahren nicht mehr und ich kenn die Optionen jetzt nicht auswendig.