Puh... das sind ja tausend Fragen auf einmal...
1. Anmeldung
Ich denke mal, dass nicht jeder User seine ID mit rumschleppt. Deshalb solltest Du Notes so einrichten, dass das Data-Verzeichnis auf dem Homelaufwerk des Users liegt.
Damit kann sich der User am Windows anmelden und bekommt sein persönliches LN mit eigenem Desktop usw.
2. Einschränkung, welche DBs der User nutzen darf
Einfach die ACL entsprechend einstellen.
3. Einschränken der Ansichten
Da kommst Du um Programmierarbeit nicht herum. Du musst da nämlich in den div. Ansichten die Einschränkungen mit Hilfe von Formeln (und Rollen) vornehmen.
Wie das genau geht, frag am besten noch mal detailliert im Developer-Bereich nach.