Standard-Signatur

[Demian]

Hallo alle zusammen,

in unserer Firma sollen einheitliche Signaturen eingeführt werden. Über Richtlinien lässt sich das ja anscheinend nicht realisieren. Jedenfalls habe ich keinen entspechenden Eintrag gefunden.

Ich wollte jetzt folgendermaßen vorgehen:

1. Kopie von Originalmailschablone erstellen
2. folgende Änderungen in der Maske (Calendar Profile)
- Feld "EnableSignature" = Vorgabewert 0 | Eingabe aktiviert "1"
- Feld "SignatureOption" = Eingabe aktiviert "1"
- Feld "Signature_1" = Eingabe aktiviert "1"

Dadurch können keine persönlichen Signaturen mehr hinterlegt werden, aber wie lösche ich die bereits vorhandenen Signaturen? Über db.getProfileDocument(“CalendarProfile“) im Backend die 3 Felder von oben mit ““ ersetzen?

Hat das irgendwelche anderen Auswirkungen an die ich als Laie nicht denke?

Die neue Signatur werde ich dann im Postopen der Maske Memo einfügen.

Gruß
Demian

[Tim Pistor]

Ich denke es sollte reichen im Postopen der Datenbank das Feld "Signature" zu überschreiben.

[koehlerbv]

Und Signature_1, das ist die Datenquelle für das später verwendete Item "Signature".

Bernhard

[Demian]

Moin ihr Zwo,

danke für die Antwort. Allerdings mache ich das dann im Postopen der Datenbank selbst. Sonst würde es ja erst greifen, wenn Memo das 2. Mal gestartet wird.

Ich habe jetzt folgendes Script im Postopen vor dem Originalcode:

   

Dim Cs As New NotesSession
   Dim Cdb As NotesDatabase
   Dim Cdoc As NotesDocument
   
   Set Cdb = Cs.CurrentDatabase
   Set Cdoc = Cdb.GetProfileDocument("CalendarProfile")
   
   Cdoc.EnableSignature = "1"
   Cdoc.SignatureOption = "1"
   Cdoc.Signature = "Test"
   Cdoc.Signature_1 = "Tester"
   Cdoc.Signature_2 = ""
   
   Call Cdoc.Save(True,False)

Zusätzlich habe ich in der Maske CalendarProfile die Eingabe für folgende Felder deaktiviert:

EnableSignature
SignatureOption
Signature_1
Signature_2

Das scheint soweit zu funktionieren. Allerdings habe ich da noch allgemeine Fragen.

Man sollte ja eigentlich an den Mailschablonen nichts ändern. Hat das "nur" den Hintergrund das bei einem eventuellen Update zu einer neuen Notes-Version Probleme auftreten können? Wenn ja lässt es sich doch vermeiden, wenn vor dem Update über Schablone wechseln wieder die Original-Schablone gewählt wird, oder?

Theoretisch ließe sich das Profildokument ja auch aus einer anderen Datenbank aus ändern, aber wie ließe sich das triggern ohne doch in die Originalschablone eingreifen zu müssen?

Gruß
Demian

[Tim Pistor]

Hi,
in meinem Fall war der Code um die Signatur zu setzen im Postopen der DB. Dort wurden die
Kontaktdaten die dem Mail-Nutzer entsprechen aus dem Adressbuch gezogen, zusammengesetzt
und eingefügt. Die vom User eingestellte Signatur blieb unberührt (nur Feld "Signature" geändert).

So konnte der Nutzer bei Bedarf die Signatur für die aktuelle Sitzung ändern. Beim nächsten öffnen
der DB war es wieder die Corporate-Signature.

Dieses Prinzip funktioniert bis jetzt bei Version 6.5 - 8.0.

Um irgendeine Änderung im Mailtemplate selbst wirst nicht rumkommen (Felder deaktivieren oder
Formel ändern) - egal ob die Änderung von extern oder Postopen kommt. Sonst kann der User
dies immer wieder überschreiben...

Schön wäre eine "Signaturen-DB" in der man die Signaturen aller Mailnutzer bequem verwalten
kann.

[koehlerbv]

Schön wäre eine "Signaturen-DB" in der man die Signaturen aller Mailnutzer bequem verwalten
kann.

Sowas gibt es doch. Und ich bin nicht der einzige, der sowas gemacht hat.

Bernhard

[Demian]

Schön wäre eine "Signaturen-DB" in der man die Signaturen aller Mailnutzer bequem verwalten
kann.

Ja, das wäre was. Ich habe auch vor die Daten aus dem öffentlichen Adressbuch zu ziehen. Bin mir nur noch nicht sicher, wo ich da die Unterschriftenzusätze, wie i. A. i. V. usw. unterbringen soll.

Wo habt ihr das denn hinterlegt, wenn man fragen darf?

Gruß
Demian

[Demian]

Moin Bernhard,

die Frage ist nur, ob die Firma bereit ist ein fertiges Produkt zu kaufen, wenn ein "Entwickler" im Hause ist.

Zumal Eigenentwicklungen jederzeit an die betrieblichen Umstände angepasst werden können, ohne Externe beauftragen zu müssen.

Bei so kleinen Sachen rechnet sich das schon. Bei wirklich großen Sachen, ist der Aufwand der Eigenentwicklung bedeutend höher, als ein fertiges Produkt. Da wird die Firma eher zu einem fertigen Produkt greifen.

In der DB von dir wird das Mailtemplate gar nicht angerührt? Da läuft aber wahrscheinlich alle viertel Stunde nen Agent, der das PRofildok überschreibt, oder?

Gruß
Demian

[koehlerbv]

Die Philosophie dieses SignatureManagers ist es, die Templates nicht anzufassen. Es reicht ja eine einfache Anweisung an die Mitarbeiter, genau so wie "Es ist verboten, auf den Geschäftsführer zu schiessen."
Man kann - kriminelle Elemente in der Firma vorausgesetzt - auch (im CalendarProfile) kurz die drei Felder auf berechnet zur Anzeige stellen.

Bernhard

[Demian]

Es reicht ja eine einfache Anweisung an die Mitarbeiter

Ja, aber bei uns wird eher dazu tendiert den Leuten zu sagen es von vornherein zu umgehen, dass überhaupt was geändert werden kann.

Klar könnten die MA`s die Signatur trotzdem noch manuell in die Mail schreiben, aber ich denke das werden die wenigsten machen.

Man sollte ja eigentlich an den Mailschablonen nichts ändern. Hat das "nur" den Hintergrund das bei einem eventuellen Update zu einer neuen Notes-Version Probleme auftreten können? Wenn ja lässt es sich doch vermeiden, wenn vor dem Update über Schablone wechseln wieder die Original-Schablone gewählt wird, oder?

Sehe ich das richtig, oder würden dann immer noch Probleme auftreten?

Gruß
Demian

[koehlerbv]

Welche Probleme meinst Du?

Bernhard

[Demian]

bei eventuellen Updates. Oder ist das nicht der Grund, warum immer gesagt wird, man soll an den Schablonen nichts ändern?

[koehlerbv]

Wenn man gerne den von IBM gelieferten Vorschlag für das Mail-Template samt Updates nutzen möchte, muss man abwägen, wenn man Design-Änderungen oder -ergänzungen vornehmen will:
- Was bringt mir das
- Wie hoch ist der Aufwand im Vergleich hierzu?
- Wie sichere ich die Nacharbeit bei neuen Templates?
- Wie stelle ich es am effektivsten an?

Fix drei Felder typmässig zu ändern, ist sicherlich ein minimaler Aufwand. Dies zu dokumentieren, sollte auch machbar sein.

Bernhard

[Tim Pistor]

Ja, das wäre was. Ich habe auch vor die Daten aus dem öffentlichen Adressbuch zu ziehen. Bin mir nur noch nicht sicher, wo ich da die Unterschriftenzusätze, wie i. A. i. V. usw. unterbringen soll.

Wo habt ihr das denn hinterlegt, wenn man fragen darf?

Ein neues Feld im Adressdatensatz. Teilweise mussten auch ganze Textblöcke
( Bankverbindung, Steuernummer, usw.) hinterlegt werden. Eingefügt und Bearbeitet
per Agent / Dialogbox.

[Demian]

Fix drei Felder typmässig zu ändern, ist sicherlich ein minimaler Aufwand. Dies zu dokumentieren, sollte auch machbar sein.

Das mache ich sowieso. Hab mir da extra ne Doku-Datenbank anlegen lassen. Werde dann der IT nochmal Bescheid sagen, dass bei Updates aufgepasst werden muss.

Ein neues Feld im Adressdatensatz. Teilweise mussten auch ganze Textblöcke

Also habt ihr das öffentliche Adressbuch auch angepasst? Davon wollte ich eigentlich absehen. Mal gucken, da sind ja noch soviele Felder, die wir sowieso nicht benutzen.

Gruß
Demian

[Tim Pistor]

In diesem Fall ja. Kannst aber auch von einer externen DB die Datensätze ändern.

Die MailDBs waren über duzendende Server weltweit verteilt und das Adressbuch
war als einzige DB überall verfügbar. Es musste auch bestimmten Nutzer gewährt
werden ihre eigene Signatur zu verwenden => Flag im Adressdatensatz.

Interessant wirds wenn die Mail von lokal geöffnet wird

[Demian]

Interessant wirds wenn die Mail von lokal geöffnet wird

Stimmt, daran hab ich noch gar nicht gedacht. Ich glaube die Laptop-Benutzer haben aber auch ne lokale Replik des Adressbuches. Da bau ich dann noch ne Abfrage ein.

Danke für den Hinweis 

Gruß
Demian

[koehlerbv]

Die ganzen Sorgen bist Du los, wenn Du des Generieren der Signaturen von aussen machen lässt:
DB liest periodisch das DD (neue User, gegangene, Namensänderungen etc.) aus. Neue User landen in einer speziellen Ansicht (+ Mail an Admin) zwecks Freigabe oder Anpassung (welches Signatur-Template bzw. "individuelles" Template, Ausschluss aus dem Prozess usw.).

Hinzu kommen Signature-Template, die man sich für unterschiedliche Usergruppen anlegen kann.

Der Agent pumpt dann die Signaturen in die Mailfiles. Kein Eingriff ins DD, keiner ins Mailtemplate. Lokales Mail oder auf dem Domino - vollkommen egal, kein User braucht die Signaturen-DB.

Bernhard

[Demian]

Und wie sieht es mit den Unterschriftszusätzen aus? Bei uns sind auch viele Leute angelegt, die zum Beispiel kein festes Telefon haben. Einige haben noch nicht mal ne Mailadresse  Was es mit denen auf sich hat, kläre ich morgen, wenn der Admin wieder da ist.

[m3]

Einige haben noch nicht mal ne Mailadresse 

Interessant. Ihr braucht Mailsignaturen für Leute ohne Mailadresse? Hmmmm.