eMails kategorisieren

[mschenke]

Guten Morgen,
ich habe das Forum, sowie das Internet durchforstet, aber bin leider nicht fündig geworden.
Gibt es unter Lotus Notes eine Möglichkeit, mittels Boardmitteln, eMails zu kategorisieren?
Alles was ich bisher gefunden habe deutet auf die Entwicklung von Ansichten und Masken zur Kategorisierung hin. Leider besteht für mich nicht die Möglichkeit eigene Masken und Ansichten zu entwickeln.

Unter Notes 6.5 z. B. komme ich über "Eigenschaften: Dokument", dann Im Register den Reiter "< + >", an eine Ansicht mit dem Button "Kategorisieren", aber leider stehen dort keine Kategorien zur Verfügung.
Laut Hilfe, soll es über das Menü "Aktionen" --> "Kategorisieren" möglich sein. Der Punkt "Kategorisieren" ist bei mir aber nicht vorhanden.

Gesucht wird übrigens möglichst eine Lösung für Notes 7, alternativ, bzw. zusätzlich wäre eine Lösung für Notes 6.5 denkbar.

Danke und Gruß

Marcel

[mcilly]

Meines Wissens nach kannst du Emails nicht kategorisieren. Du findest im Menü -> Aktionen nichts. Das was du meinst ist wohl das persönliche Journal. Existiert aber standardmäßig nicht, sondern muss manuell angelegt werden.
Was möchtest du denn genau bewerkstelligen?

[Steve_O.]

Wenn in der Ansicht "Alle Doks" ein Dok markiert wird, dann steht
Aktion -> Kategorisieren zur Verfügung... bei mir jedenfalls.
Hier kann ich dann auch eine Kategorie neu anlegen.
Allerdings weiß ich gearade nicht, wie wo man sich das dann anzeigen lassen kann...

[mcilly]

Wow, wieder was gelernt. Naja, vielleicht muss man sich eine Ansicht basteln, oder einfach nur eine Spalte in der Ansicht "Alle Dokumente" die das dann darstellt.

[Peter S.]

Das Kategorisieren von Mails wird seit R4.5 (wenn ich mich recht erinere) nicht mehr unterstützt.
Es gibt für kategorisierte Mails keinen Support durch IBM.

Leider hat in unserer Firma sich diese "Unart" bis heute gehalten so das wir in jede neue schablone wieder die Kategorie-ansichten einbauen müssen.

Bekannte Probleme (leider nicht immer reproduzierbar)
- verschlüsselte Mails mit Attachment lassen sich manchmal nicht kategorisieren
- man bekommt riesige Ansichtenindizes da ALLE Mails in den kategorisierten Ansichten vorgehalten werden

Meine Empfehlung: FINGER WEG! Die User sollen Ordner benutzen.

[Glombi]

Das "Kategorisieren" ist eine uralte Notes-Technik.

Das was in "Alle Dokumente" unter Kategorien angezeigt wird, sind offenbar die Kategorien, die man in Aufgaben erstellt hat.

Um Mails zu kategorisieren wäre eine Ansicht sinnvoll, die nach dem Feld "Categories" kategorisiert wäre.

[mcilly]

Das was in "Alle Dokumente" unter Kategorien angezeigt wird, sind offenbar die Kategorien, die man in Aufgaben erstellt hat.

Ist definitiv so.

[it898ur]

Zum Thema wie man den Inhalt des Feldes "Categories" anzeigt - bei einem Update der Mailschablone erstellt Notes für alle Werte im Feld Categories einen eigenen Ordner und sortiert die Dokumente automatisch zu. Nett - wenn dadurch immer wieder oder mit einem Leerzeichen als Namen entstehen.

Gruß

André

[Steve_O.]

Kannst du das bitte noch einmal für alle verständlich formulieren?

Danke ! ! !

[Peter S.]

Evtl meint er den Migrations-Agent in der R4.5 (R5?)  Mailschablone.
Der hat für jede in einer Mail benutzte Kategorie einen Ordner im Mailfile erzeugt und die Mail dort einsortiert.
Damit sollte der User zum Umstige auf Ordner angehalten werden :-)

Wir haben bei uns auch sowas nachprogrammiert um diese leidigen Kategorien loszuwerden.

[Glombi]

Ich fand diese Kategorien eigentlich nicht als leidig. So hatte man in einer Ansicht alles parat, nun muss man durch die ganzen Ordner.
Wieder was verschlimmbessert, aber wenn Outlook so ist, dann muss Notes natürlich auch so sein 

[it898ur]

Entschuldigung, das ich erst jetzt reagiere, ich war aber auf Reisen - wir benutzen für die Migration unserer Maildatenbanken von einer Version auf die andere (also von R5 auf 6 und von 6 auf 7) den convert Befehl des Servers. Dabei wird das Design der DB ausgetauscht und die Ordner angepasst (in der Theorie) - dabei gibt es den interessanten Nebeneffekt, dass Notes für alle Werte im Feld Categories einen Ordner anlegt (wenn nicht sowieso vorhanden) und das Dokument in diesen Ordner verschiebt. Da sich die meisten Anwender nicht daran erinnern jemals eine Kategorisierung von Mails vorgenommen zu haben, kommen dann immer Anrufe, dass über Nacht plötzlich neue Ordner aufgetaucht sind. Über diese Anrufe konnten wir auch den Effekt nachvollziehen.

Gruß

André

[Peter S.]

Dann wurde die Funktion des alten Migrationsagenten in den "convert" Task in R7 eingebaut.

Habe gerade in der Adminhilfe R7 nachgesehen.
Dort muss ma diese Funktion mit dem Parameter "-c" aktivieren, bzw mit "-d" unterdrücken (Warum man etwas gezielt unterdrücken muss wenn man es gleichzieitg auch gezielt aktivieren muss bleibt das Geheimnis von Lotus.

Jedenfalls hat sich an dem "convert" task wohl sehr viel geändert von R6 nach R7.