Zweifel vor Entwicklung der DB

[Frank31HP]

Hallo liebe Notes Gemeinde,

ich möchte für die Arbeit eine DB entwerfen, stehe aber momentan noch vor dem Problem, dass sich einige Sachen evtl. gar nicht umsetzen lassen. Deswegen möchte ich erst mal die Profis unter euch fragen, ob das was ich mir vorgestellt habe, überhaupt umsetzbar ist.

Folgende Hintergrundinfos erstmal dazu:
Ich arbeite bei einem Energieversorgungsunternehmen, welches bundesweit sehr viele Leute mit Strom versorgt. Da es in Deutschland über 900 Netzbetreiber gibt, bekommen wir natürlich von sehr vielen verschiedenen Netzbetreibern auch Rechnungen für unsere Kunden. Da es für uns nicht möglich ist, die Rechnungen selbst zu überprüfen, haben wir dies an eine Fremdfirma abgegeben. Diese schickt uns monatlich eine Auswertung der Rechnungen per Excel zu.

Da für mich als Vertriebler nicht alle Daten in der Exceltabelle relevant sind, habe ich diese auf die für mich notwendigen Daten gekürzt. In der Exceltabelle bleiben dann die Spalten: Netzbetreiber, Kundenname, Adresse, PLZ, Ort, Zählernummer, Rechnungszeitraum von, Rechnungszeitraum bis, Zählerstand alt und Zäherstand neu übrig.

Um die Daten erstmal in eine Notes DB zu bekommen, habe ich mir den Excel Import von der Sandbox genommen und dafür eine Ansicht und eine Maske gebastelt. Klappte auch alles prima.

Jetzt ist es natürlich so, dass wir für einen Kunden vielleicht mehrere Rechnungen erhalten haben z.B. eine fürs erste Quartal und die zweite für die nächsten beiden Quartale.

Beim importieren hat man dann leider das Problem, dass der für jede Rechnung ein eigenes Dokument anlegt, wodurch die DB nur unnötig größer und unübersichtler gemacht wird.

Meine Frage an euch ist, ob es möglich ist, dass er beim Import schon prüft, ob der Kunde z. B. Michael Müller, Musterstraße 9 in 99999 Musterdorf schon vorhanden ist und dann nur den Rechnungszeitraum neu in das Dokument schreibt, der noch nicht vorhanden ist?

Über helfende Infos, wäre ich euch sehr dankbar.

Gruß

Frank

[koehlerbv]

Das ist machbar. Wenn die Werte hinzugefügt werden sollen, müssen die in Fragen kommenden Werte dann aber als Listen gespeichert werden.

Zu bedenken ist jedoch, dass dann andere ggf. gewünschte Funktionalitäten zumindest stark erschwert werden (finde Rechnung 123456754, welche Rechnungssumme hatte Kunde x im Jahr y etc.).

Bernhard

[WMotzet]

Ich verstehe noch nicht ganz was Dein Ziel ist:
Soll dort immer nur die letzte/aktuelle Rechnung sein? oder brauchst Du doch alle aber anders "sortiert"/katgorisiert?

[umi]

Beim importieren hat man dann leider das Problem, dass der für jede Rechnung ein eigenes Dokument anlegt, wodurch die DB nur unnötig größer und unübersichtler gemacht wird.

Dies hängt aber stark vom Design ab....
Die Performance kann etwas leiden, wenn allzuviele Dokumente vorahnden sind.

[Frank31HP]

Das ist machbar. Wenn die Werte hinzugefügt werden sollen, müssen die in Fragen kommenden Werte dann aber als Listen gespeichert werden.

Zu bedenken ist jedoch, dass dann andere ggf. gewünschte Funktionalitäten zumindest stark erschwert werden (finde Rechnung 123456754, welche Rechnungssumme hatte Kunde x im Jahr y etc.).

Bernhard

Um Rechnungssummen geht es gar nicht. Hauptsächlich geht es darum den Kunden xy zu finden und die Zählerstände der einzelnen Rechnungsperioden angezeigt zu bekommen.

@WMotzet
Ziel soll es sein, dass man von jedem Kunden angezeigt bekommt, wann welcher Zählerstand vom Netzbetreiber abgerechnet wurde.
Beispiel:

Kunde Müller
Re-Zeitraum von-bis: 28.11.05 - 31.12.05 / Stand: 10.000 - 12.000 kWh
Re-Zeitraum von-bis: 01.01.06 - 30.04.06 / Stand: 12.000 - 14.000 kWh
etc.

Trotzdem schon mal allen vielen Dank für die Antworten. Der Hinweis mit den Listen bringt mich dann schon mal weiter.

[0xse]

Eine Rahmenfrage:

Um welche Menge Datensätze handelt es sich jeden Monat? Und arbeitest du mit einem Domino Server oder lokal?

[flaite]

Du kannst die "Stammdaten" in eigene Dokumente schreiben und die Rechnungsdaten als Antwort-Dokumente anhängen. Du mußt dann aber die entsprechende Logik schreiben.
1. Prüfen ob Adresse in Stammdaten da ist.
2. Wenn nicht neues Stammdaten-Dok erzeugen.
3. Rechnungsdokument an Stammdatendokument als Antwortdokument hängen (ans in Punkt 2 neu erzeugte oder an das in Punkt 1 gefundene)

[Frank31HP]

Eine Rahmenfrage:

Um welche Menge Datensätze handelt es sich jeden Monat? Und arbeitest du mit einem Domino Server oder lokal?

Sind immer zwischen 3.000 - 6.000 Datensätze, wobei eben einige Kunden, durch mehrere Rechnungszeiträume mehrfach drauf stehen. Deswegen möchte ich ja, dass er erst prüft, ob Kunde xy schon vorhanden ist und dann nur die fehlenden Daten ergänzt.

[koehlerbv]

Für diese Sache wirklich kein "Vodoo" erforderlich. Bevor wir aber weiter machen: Wie gut kennst Du dich denn in LotusScript aus?

Bernhard