Ein Dokument zur Bearbeitung an mehrere Empfänger

[jovel]

Hallo Notes-Gemeinde,

ich sehe mal wieder den Wald vor lauter Bäumen nicht!

Folgende Ausgangssituation.

In einer Workflow-DB werden Aufgaben eingestellt und (bislang) an einen Empfänger verteilt
der die Aufgabe bearbeiten und erledigen kann. Ist derjenige nicht zuständig hat er die Möglichkeit das Dokument zu delegieren und der neue Empfänger darf sich dann damit herumschlagen.
Zusätzlich kann der Erfasser mehrere Personen/Gruppen definieren die lesenden Zugriff auf das Dok bekommen aber keine Bearbeitung vornehmen können.

Damit mir nicht langweilig wird kam jetzt jemand auf die gute Idee, dass es doch ganz toll wäre, wenn man eine Aufgabe an x Mitarbeiter zur Bearbeitung verteilen könnte!!

Das heißt doch dann, dass beim Speichern des Doks x Kopien mit dem entsprechenden User als verantwortlichem Mitarbeiter erstellt werden müssen...?!

Mir fällt gerade mal kein sinnvoller Weg ein wie ich Notes klar mache, dass es anhand der Anzahl Empfänger die in einem Feld gelistet sind die entsprechende Anzahl Doks erstellt und Mails versendet.

Vielleicht kann mir mal jemand auf die Sprünge helfen 

Marco

[headshrinker]

Kann man denn nicht einfach den Mitarbeitern einen Link zur Aufgabe schicken, dann müßten doch alle einfach nur ne Mail bekommen mit entsprechender Aufforderung den Link zu folgen und die Aufgabe zu bearbeiten

[jovel]

Dann wuseln aber alle User in einem Dok herum und nicht jeder in seinem eigenen...

[Thomas Schulte]

Das was du da postulierst gilt nicht zwangsläufig. Du musst nicht notwendigerweise mehrere Kopien erstellen wenn n Benutzer am gleichen Dokument arbeiten sollen. Was man da wie lösen könnte kannst du als Basis für eine Dissertation nehmen.
Wobei diese Anforderung wenn sie denn wirklich ernst gemeint ist in der Regel ein nicht hinreichendes Verstehen von Workflow aufzeigt.

Grundsätzlich kann man bei der Definition von Workflows folgendes annehmen:

- Gibt es einen definierten Verantwortlichen, dann ist der zu benachrichtigen.

- Geht es darum das sich einer aus einer Gruppe von Leuten eines Themas annimmt, dann benachrichtige alle und derjenige der sich als erster bewegt, sprich sich die Aufgabe zuweist hat verloren.

- Müssen tatsächlich mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten benutzt Sametime, denn dann müssen die in der Regel auch direkt miteinander kommunizieren.

- Gibt es bezogen auf eine Aufgabe mehrere Teilaufgaben so ist die Aufgabe in diese zu zerlegen und der Verantwortliche für die jeweilige Teilaufgabe zu benachrichtigen. (Punkt 1 bis 3 gelten hier ebenfalls). Das ist übrigens in jedem Projektmanagmenttool auch nicht anders geregelt.

Zusammengefasst: Ich hab es in meinem doch schon etwas längeren Entwicklerleben noch nie erlebt, das eine Aufgabe wirklich von mehreren Einzelpersonen exakt gleichzeitig durchgeführt werden musste. Alle Ansätze die in diese Richtung wiesen konnten bei logischer Betrachtung der Anforderungen und Eliminierung des "ich will das aber so haben weil ich es sage" Faktors als nicht zielführend eingestuft werden.

[headshrinker]

Nur so als Idee.
Dann baue doch ne Schaltfläche ein, wo  derjenige der über den Link dorthingekommen ist, die Aufgabe bearbeiten kann, indem er ein neues Dokument hierfür erstellt! 

[Thomas Schulte]

Nur so als Idee.
Dann baue doch ne Schaltfläche ein, wo  derjenige der über den Link dorthingekommen ist, die Aufgabe bearbeiten kann, indem er ein neues Dokument hierfür erstellt! 

Das wäre je nach Ablauf unter Umständen ziemlich schlecht. Schließlich soll er ein bestimmtes Dokument bearbeiten und kein neues erstellen.

Die Idee mit der Schaltfläche geht schon mal in die richtige Richtung. Nur sollte die ein. "OK ich bin hier der Platzhirsch" auslösen.

[jovel]

Angenommen der Gebieter hat sich eine Aufgabe ausgedacht die mehrere Personen unabhängig voneinander für ihren Bereich erfüllen sollen, so ist die Ausgangslage für alle gleich aber es soll einzeln Vollzug gemeldet werden.
Vom Prinzip her müsste das Dokument beim Speichern x-fach kopiert werden und eine Hinweismail an den Sklaven verschickt werden.

[jovel]

Ich denke ich werde Überzeugungsarbeit leisten müssen und dieses Ansinnen ablehnen, denn wie soll ich der DB begreiflich machen wer beim jeweiligen Dok der Verantwortliche ist...

Ein CopyAllItems bringt mich auch nicht weiter und eine andere Möglichkeit sehe ich nicht.
Wenn er also wirklich identische Aufgaben an x User verteilen will soll x Datensätze erstellen!

[Thomas Schulte]

Die Frage kann man mit es hängt davon ab beantworten.
Es gibt zwei mögliche Lösungen.
1. Jeder der beauftragt wird hat seinen eigenen Auftrag und damit auch ein eigenes Auftragsdokument. Die würde ich als Antwortdokumente bezogen auf das Originaldokument erstellen und dann jedem einzelnen ein Link dahin schicken. Lotusscript im Query oder postsave Event.
2. Es geht mir nur darum das jeder bestätigt, habe fertig. Dann einen Button mit "habe fertig" der solange angezeigt wird wie der angesprochene Benutzer den noch nicht geklickt hat und ein Feld mit
Benutzer x habefertig am
Benutzer y habefertig am
.....

Wie schon vorhin gesagt. Mann (Frau auch) kann daraus eine Doktorarbeit machen.

[jovel]

Das Problem wurde gelöst indem die Anforderung abgelehnt wurde.
Das wurde zähneknirschend akzeptiert! Geht doch....