"Externer" OoO-Agent

[William Wallace]

Hallo zusammen,

habe folgendes organisatorisches Problem:
Wir möchten/müssen in unserem Unternehmen eine Lösung schaffen, die bei Mitarbeitern, die bspw. Krank sind, nachträglich eine Mailweiterleitung einzurichten oder den Abwesenheitsagenten zu aktivieren.

Beispiel
User A hat sich heute morgen krank gemeldet. Die Mails sollen vorerst nicht weitergeleitet werden (das wäre auch einfach über das NAB zu machen). Dafür soll der OoO-Agent aktiviert werden. Da aber nun keiner ausser die Admins darauf Zugriff haben, muss es einen anderen Workaround geben. Also irgendwo in Domino eine Funktion/Filter der bei eingehenden Mail ein Reply an den Sender zurückgibt.

Warum?
Alles nicht so einfach hier - Vorschriften, Betriebsrat, etc. Mir wäre es auch lieber, die Admins würden sich einfach drum kümmern... 

Vielleicht...
1. Habe die Datenbank Domino1 Mail Extend 1.2 gefunden. Dort kann man Regeln generieren?! Hilf das???
2. Kann ich direkt in den Mailbox.nsf etwas einrichten???


Grüße,
William

[Axel]

Um an den OoO-Agent in der Mail-DB dranzukommen musst du dich mit der ID des Besitzers anmelden. Aber da steht anscheinend euer Betriebsrat dazwischen.

Was mir spontan einfällt, wäre eine serverbasierte Regel: wenn Mail an User xy (der wo krank ist  ), dann mach das und das.

Die Regeln findest du im Konfigurationsdokument des entsprechenden Servers.


Axel

[Driri]

Wirklich flexibel wäre da der Clerk von GROUP, kostet allerdings auch nen paar Euronen.

http://www.group-technologies.com/de/produkte/products/clerk.php


Edit : Oder auf "Hannover" warten, da soll der OoO durch eine Servertask ersetzt werden 

[Janka]

Hallo zusammen,

der OoO kann auch durch den Admin "in behalf of" gesetzt werden.

Dazu öffnet man die Datenbank des betreffenden Users im Designer und geht zu den Agenten.
Markiere den Agenten '(EditOfficeProfile)', rechte Maustaste und dann 'RUN'.
In dem Popup kann dann der Text und die Zeit eingestellt werden.
Dann auf 'ok' gehen und nicht auf 'enabled'!

Dann öffne mit doppelklick den Agenten 'OutofOffice'.
Wähle in den Agent Eigenschaften den zwieten Register (der mit dem Schlüssel) und setze den Owner der DB in 'Run in behalf of'. Diesen kann man dort aus dem NAB auswählen.
Danach überprüfe in der ersten Registerkarte noch den Server auf dem der Agent ausgfeführt werden soll und speichere die Einstellungen ab.
Danach kann man den Agent über die Aktionsleiste aktivieren 'Enable'

Und fertig.

Läuft bei uns hervorragend :-)

Best regards

Jan

[Tode]

Dein Tipp ist ja schön und gut @Janka... das Problem ist, dass man nicht an das Abwesenheitsprofil rankommt, wenn man nicht der Besitzer der Mail- Datei ist. Das heisst: Agent aktivieren ist kein Problem, aber den Zeitraum kann man -ohne weitere tricksereien- nicht einstellen...

Tode

[Janka]

Hallo Tode,

das ist so nicht korrekt, da ich als admin über den Designer wie oben beschrieben diese Einstellungen machen kann.
Diese Vorgehensweise ist von der IBM für Admins so vorgeschlagen.

Dies ist ab der Version 6 möglich.

hier ein Link zur Knowledge Base: http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/ooo-pt1/

Und Prost, geh mir jetzt n Weisbier holen.

[matze79]

Was auch geht: Konfiguriere jedem User einen Vetreter, der die selben Rechte auf die DB wie der Owner hat. Dies kann der Owner auch selber einrichten.
Danach kann der Vertreter den Agenten in der DWA-Schablone per Web anschubsen (Das geht dann per Adminp im Hintergrund). Damit habt Ihr Ruhe und der Betriebsrat denkt, alles währe sicher.

Wenn die Admin-ID Full-Access-Administrator ist, kannst du aber sowieso auf alles zugreifen. Als Admin kommt man IMMER an die Maildateien. Ausser der User macht konsequent SMIME.

[Tode]

Sorry, @Janka, aber der Artikel den Du geschrieben hast sagt zwar, dass das was Du vorschlägst, funktioniert, aber er beantwortet NICHT die eine Frage:

Folgendes Szenario:

Ein Benutzer war zuletzt vom 01.04. - 07.04. im Urlaub und hatte dort seinen Abwesenheitsagenten aktiviert.

Jetzt wird er krank, und kann dadurch:
1. sein Abwesenheitsprofil nicht anpassen und
2. den Agenten nicht aktivieren.

Punkt 2 kannst Du wie von Dir beschrieben lösen, aber ans Profil kommst Du nicht ohne weiteres ran (um Startdatum und Enddatum der Abwesenheit zu setzen, auf die greift der OOO nämlich zu):
Die Aktion (Werkzeuge -> Vorgaben) hat nämlich folgende Hide- When- Formel:

User := @LowerCase(@UserName);
Mngr := @LowerCase(@GetProfileField("calendarprofile"; "Owner"));
(User != Mngr) | @Environment("OEMClient") = "1" | @If(@TextToNumber(@Version) < 174;@True;@False)

Das heisst: Verbirg den Button (und damit die einzige Möglichkeit, an das OOO- Profil ranzukommen), wenn der aktuelle User NICHT der im Kalenderprofil eingetragene Besitzer ist...

Also entweder musst Du den Besitzer temporär ändern, oder per Designer die Hide- When- Formel anpassen... und das meinte ich mit "...ohne weitere tricksereien..."

Aber ich lasse mich gerne vom Gegenteil überzeugen...

Tode

[matze79]

> Also entweder musst Du den Besitzer temporär ändern, oder per Designer die
> Hide- When- Formel anpassen...

Die Formel zieht nur im LN-Client, nicht per Web in der DWA-Schablone.

[Janka]

Hallo Tode,

sorry, aber liess bitte richtig.
Du arbeitest im Designer und gehst dann auf (EditOfficeProfile) mit der rechten Maustaste und dort auf RUN bzw. starten.
Ich kann Dir auch gerne Screenshots schicken.
In dem dort sich öffnenden Fenster kannst Du das Datum setzen und alle Einstellungen, wie der User es auch könnte (wenn er da wäre).
Dann dort auf OK !!! nicht auf aktivieren gehen.
......
Rest ist ja schon oben beschrieben.

[William Wallace]

Ja, Janka hat recht. Habe Deinen Weg als Leitfaden genommen, dass ganze aber per Script gelöst. So muss man nicht mehr in den Designer wechseln... Ansonsten scheint es zu funktionieren.

Ich bekomme zwar bei Profileaufruf die Meldung: Nur der Mailbesitzer kann hier editieren und aktivieren - aber ich kann es trotzdem. Der OoO Agent läuft nach der Aktivierung auch ordentlich an.

Hoffe diese Lösung findet bei uns im Hause auf Zustimmung und Genehmigung!
 

Dake und Gruß,
William

[flex_brau]

hallo william wallace,

wir haben die gleiche anforderung.
kannst du mir bitte das script zukommen lassen, da über den designer es umstänglich ist.

danke

mfg
flex

[William Wallace]

Hier für alle der Code, den wir verwenden:

^{Sub Initialize
   Dim session As New NotesSession   
   Dim db As NotesDatabase
   Dim view As NotesView
   Dim doc As NotesDocument
   Dim dc As NotesDocumentCollection
   Dim Mailfile As NotesItem   
   Dim Mail_Info As NotesItem
   
   
   Set db = session.CurrentDatabase
   Set view = db.GetView("Abwesenheitsnachricht")
   Set dc = view.GetAllDocumentsByKey("1")
   Set doc = dc.GetFirstDocument()
   
   If dc Is Nothing Then
      Exit Sub
   End If
   
   While Not doc Is Nothing
      
      ' Das Mailfile mit der Abwesenheit
      Set Mailfile = doc.GetFirstItem( "Mailfile" )
      
      ' Mailfile öffnen
      Dim maildb As New NotesDatabase( "Barcelona", "plan.nsf" )
      Dim maildc As NotesDocumentCollection
      Dim mailview As NotesView      
      Dim docmail As NotesDocument
      Set mailview = maildb.GetView("$Inbox")
      Set maildc = db.UnprocessedDocuments
      Set docmail = maildc.GetFirstDocument
      recipients1 = docmail.GetItemValue("From")
      recipients2 = doc.GetItemValue("sendenan")
      If maildc Is Nothing Then
         Exit Sub
      End If
      While Not docmail Is Nothing
         Dim mail As NotesDocument
         Dim rtitem As NotesRichTextItem
         Set maildoc = New NotesDocument(db)
         maildoc.Form = "Memo"
         maildoc.Subject = "Abwesenheitsnachricht / Out Of Office"
         Set rtitem = New NotesRichTextItem( maildoc, "Body" )
         Call rtitem.AppendText(doc.Mail_Text)
         If recipients1(0) <> "" Then
            maildoc.principal = "BOGE EDV"
            Call maildoc.Send( False, recipients1 )      
            Call maildoc.Send( False, recipients2 )      
         End If         
         Set docmail = maildc.GetNextDocument(docmail)
      Wend
      
      Set doc = dc.GetNextDocument(doc)
   Wend
   
End Sub}