Ja, so ähnlich sehen wir es auch:
Archivieren = Kopieren oder Verlagern von rechtlich relevanten Dokumenten in ein Archivsystem welches gesetzlichen Anforderungen entspricht (Zeitstempel, unveränderbar -> vertifft)
Die Mail ja, aber was geschieht mit den Anhängen? Wie kann man in einer getifften Mail die Anhänge sehen?
Auslagern = temporäres Auslagern großer Datenmengen von einem aktiven System (Mailserver) auf passive Systeme (lokaler PC/andere Server) um auf dem aktiven System Plattenplatz und Performance zu sparen.
Langfristig auch Kosten!
Langsam drehende "billige" Platten und MO's in einem als Hirarchisches Konzept (Zeitstempel) aufgebauten System.
Hier sind wir noch vor der Produktauswahl, aber man sollte hierbei aber auch das Server-Filesystem der User betrachten, denn dort ist die gleiche Problematik wie bei den Mails.
Folien mit meheren 100 GByt's liegen da rum und werden so gut wie nie geöffnet.
Optimal währe ein System für beide Ansätze....
Für das Archivieren gibt es ersten Schritt eine Notes-DB in die alle rechtlich relevanten Doks vom Anwender per Knopfdruck reinkopiert werden können. Von dort wird dann auch über CSLD vertifft und die Daten im CM abgelegt.
Per Knopfdruck ?
Was mich an diesem Ansatz immer zum Grübeln veranlasst hat, ist folgendes:
Der User hat vor dem Ablegen der Mail immer noch die Möglichkeit diese zu Manipulieren (ob gewollt oder ungewollt).
Ich frage mich immer, ob es im Fall der Fälle rechtlich in Ordnung geht
Wir Archivieren diese Mails (rechtlich relevanten Dokumente) vor Maileingang bzw. nach Mailausgang.
So kann ich sicherstellen das diese Mails auch vom System unverändert abgelegt wurden.
